Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

Уровень ответственности:

• обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
• проверка исполнения заданий и отчетность;
• обязан знать структуру компании и направления ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.

Образование и стаж работы:

• три года изучения бизнеса и делопроизводства;
• обучение секретарскому делу не менее одного года или не менее пяти лет стажа работы секретарем уровня В;
• дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
• предпочтителен опыт работы за рубежом.

Личные качества:

• способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
• хорошие организаторские способности;
• хороший литературный стиль;
• способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень Д (соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России)²⁷.

Уровень Д базируется на уровне С плюс дополнительное образование, стаж работы на уровне С²⁸.

Описание работы:

• подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
• ведение административной работы;
• консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
• организации презентаций, представительская деятельность;
• деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);
• самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес - и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок);
• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.).

   Уровень ответственности:

• за свои исследования и отчеты;
• за свой бюджет;
• за персонал;
• за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

   Образование и стаж работы:

• три года изучения бизнеса и делопроизводства;
• обучение секретарскому делу не менее одного года или большой опыт работы секретарем уровня С;
• изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии
• общения и информационных технологий; предпочтительно обучение или стажировка за рубежом.

   Личностные качества:

• энергия;
• творческие способности;
• способность к лидерству;
• надежность.

    В последние годы вопросы поэтапной подготовки секретарей начали активно рассматриваться и изучаться отечественными специалистами. Так, по мнению М.И. Додоновой, подготовка секретарей в России должна протекать в три ступени:

   Секретарь или секретарь-машинистка, выполняющая технические функции по размножению документов и сервисные функции в качестве связующего звена между руководителем, сотрудниками и внешним миром. Образование: курсы по подготовке секретарей.

   Секретарь-референт, референт, знающий работу с документами в традиционном и автоматизированном режиме, организационное и документальное оформление совещаний, прием посетителей и др. Образование: специализированные секретарские школы, колледжи, центры образования²⁹.

    Секретарь-помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата, наделенный полномочиями представителя в других организациях. Образование: высшее – университеты, институты, академии³⁰.

   Таким образом работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.

 

 

 

 

 

 

1.2 История изучения секретарской  деятельности

 

Многовековой опыт российской государственности сформировал  аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

 

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые  связаны с развитием системы  государственных учреждений. Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных  позиций можно отнести к чисто секретарским.

 

История секретарской деятельности сегодня активно изучается такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.

 

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр 1.

 

Вокруг Петра 1 сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А.М. Головин, А.Д. Меньшиков, братья Апраксины), вырастала молодая  поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных  ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

 

Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной  политики и приватные письма, адресованные государю.

 

Основным законодательным  актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

 

Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также «попечение» секретаря.

 

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков». При Петре 1 был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» - требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

 

В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

 

С 1704 года важнейшие государственные  функции выполняет кабинет и  личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С.М. Соловьева, был  «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

 

Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты  от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра 1 кабинет  был упразднен.

 

Некоторые функции кабинет-секретаря  выполняли разные лица, при последователях Петра 1.

 

С 1763 года происходит возрождение  кабинета его императорского величества.

 

У императрицы Екатерины 2 было много доверенных лиц в  качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р.Г. Державин).

 

С 1763 года была введена должность  статс-секретарей, основная обязанность  которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

 

По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни. Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») - с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

 

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди в зависимости  от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко  зависела от личности подателя. Есть резолюция  Екатерины 2 на просьбы шведского  посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

 

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей  службы, через нее пошли видные государственные деятели. В последствии многие становились сенаторами.

 

Канцелярия каждого статс-секретаря  была автономна. В штате было еще  два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели  схватывать суть вопроса. Были также  молодые люди из знатных фамилий  для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений - дворянство, иностранные послы, торговые люди.

 

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому  поступившему делу составляли докладные  записки, по которым принимались  решения.

 

В конце 18 века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

 

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств  отвечало интересам Российской монархии 19 столетия.

 

Иерархический принцип все  больше пронизывал систему органов  управления. Это проявляется и  в организации государственной  службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».

 

«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

 

Значение секретаря в  начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка  прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения  обязанностей между чиновниками  всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них  вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень  в системе органов управления.

 

В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

 

Достаточно отчетливо  функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись  три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

 

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило  этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения  вопросов, резюме, что облегчало  работу секретарей.

 

Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.

 

19 век по части продвижения  секретарей на высокое служебное  место мало отличался от 18.

 

Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

 

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного  делопроизводства, они обслуживали  табельное чиновничество за маленькую  зарплату.

 

Во второй половине 19 века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали  привлечение на государственную  службу большого числа чиновников, в том числе секретарей. В 1868 году в Харькове были созданы специальные  курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.