Сущность документооборота. Виды документов

Оглавление

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Сущность документооборота. Виды документов…………………………….4

2. Основные этапы документооборота…………………………………………..8

3. Контроль за исполнением документов………………………………………12

4. Передача документов  в архив………………………………………………..16

Заключение……………………………………………………………………….21

Библиографический список……………………………………………………..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением  материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководящий  работник контролирует законность и  целесообразность операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого подписавшего документ персональную ответственность за совершаемые им действия.

В современных условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Общий порядок создания первичных документов, отражения  информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации  документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ. Первичные документы создаются на бланках типовых и специализированным форм. Специализированные формы министерства и ведомства разрабатывают и утверждают для своих предприятий и организаций с учетом отраслевой специфики.

 

1 Сущность документооборота. Виды документов

 

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами – от их создания до согласования и отправки в архив. Обычно организация документооборота в организации производится на основе определенных правил, которые обязаны выполнять все сотрудники. От продуманности маршрутов движения документов, заложенных в схему документооборота на предприятии, зависит время, затрачиваемое на работу с каждым документов, которое должно быть минимальным. Для этого количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы организации документооборота на предприятии, должно стремиться к необходимому минимуму.

В системе документооборота предприятия можно выделить несколько потоков движения данных в разных направлениях. Документооборот на предприятии предлагает оперативное прохождение документов по всем видам потоков – горизонтальным, вертикальным (нисходящим и восходящим). Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.

В управлении широко используются электронные средства создания и  обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

• централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ)
• максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку)
• маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов)
• однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении)
• организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя)
• вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения
• исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам)
• снижение уровня подписания документов.

Все документы, применяемые в настоящее время в деятельности предприятия, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

• По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
• По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
• По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
• По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
• По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
• По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.
• Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

 

2 Основные этапы документооборота

 

Документооборот организации состоит из потоков  документов,

циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и

пунктами технической  обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся  в 

разных подразделениях организации документопотоки сливаются  в единый

поток корреспонденции.

Проектирование  рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях  становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность

подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения

(резолюции)  основных документов. Таким образом,  для каждого вида 

документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от

создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно

движению поездов  в метрополитене. При правильно  поставленном документообороте они  не должны без необходимости «перескакивать»  с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только

что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа

должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие)

маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его 

отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно

выполняющее его  функции.

Согласно ГСДОУ  маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно  оформляться в виде схем. Они разрабатываются  службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах.                   Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся

объем документопотока  в физических величинах, пропускная способность 

различных каналов  связи, средств создания и тиражирования  документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей. Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.

Организация рационального  документооборота учреждения или 

предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности

движения документов. Пребывание документа в одном  структурном подразделении или  у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно

быть строго обусловлено необходимостью его  обработки. Для сокращения

времени движения документов и повышения оперативности  их исполнения

различные операции, по возможности, должны выполняться  одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.

ГСДОУ предусматривается  ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.

Рассмотрим  некоторые этапы документооборота:

• Прием и обработка входящих документов. Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию.
• Рассмотрение документов руководством (резолюция). После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу. Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.
• Работа с исходящими документами. Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты: составление проекта документа; согласование проекта; проверка правильности оформления документа, печать; подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати); регистрация; тиражирование; отправка первого экземпляра документа адресату; подшивка второго экземпляра в дело.