Сущность документооборота. Виды документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Контроль  за исполнением документов

 

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

контроль за соответствием  документов формам составления и  требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная  контрольная служба или технический  работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Контроль исполнения документов в указанные сроки. Для  подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами.

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые  сроки установлены законодательными и другими актами для таких  документов, как:

предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;

заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный  в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок;

письма предприятий  и учреждений - 30 дней;

приказы и указания министров  во исполнение документов Правительства  РФ - согласно указанному сроку или  в течение 30 дней.

Индивидуальные сроки  исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут  продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы  высших органов государственной  власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

распорядительные документы  представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);

распорядительные документы  органа государственного управления (постановления  губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся:

протоколы совещаний  при руководителе органа управления;

поручения руководителя;

входящая корреспонденция;

письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение  результатов контроля исполнения документов;

регулярное информирование руководителей органа управления о  ходе исполнения документов;

снятие исполненных  документов с контроля.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его  реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

контрольные журналы;

регистрационно-контрольные  карточки (картотека);

письменные отчеты;

проверки;

Каждая из перечисленных  форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается  исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

4 Передача  документов в архив

 

Исполненные учетные  документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в  архив документы предварительно располагаются в удобном для  отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах  документов в зависимости от их характера  и назначения производится по тем  или иным из следующих признаков:

По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);

По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев - по дням);

По номерам документов.

Сдача дел в архив  из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта  работа проводится ежегодно. Дела с  постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии  работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт уничтожения).

Секретарем организации  через 2 года проводится обработка дел  и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.

Архивы в зависимости  от объема и характера хранимого  в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущий).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных  архивах хранятся дела по законченным  операциям текущего отчетного периода (текущего года).

В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текстов документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих  из нескольких частей или томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы  и другие иллюстративные и специфические  документы, представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на оборотной  стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается  и нумеруется в правом верхнем  углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными  документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, ставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем  очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы  с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут  нумероваться в общем порядке  или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому  расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных  ошибок в нумерации листов в делах  при подготовке их ведомственными архивами к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная  надпись дела.

Заверительная надпись  составляется в деле на отдельном  листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или на чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи  дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи  оговариваются следующие особенности  нумерации документов дела:

- наличие литерных  номеров листа и пропущенных  номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных  листов;

- номера конвертов  с вложениями и количество  вложенных в них листов.

Заверительная надпись  подписывается ее составителем с  указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу оформляется  следующим образом. На обложке дела указывается:

- наименование организации  и ее непосредственная подчиненность;