Система подбора персонала для предприятия

3. Совершенствование системы  подбора и адаптации персонала  ОАО «Элема»

3.1 Мероприятий по совершенствованию  системы побора и адаптации персонала

Рассмотрев теоретические основы подбора и адаптации персонала, а также, выявив существенные недостатки в работе кадровой службы, можно  предложить ряд мероприятий в  совершенствовании работы этой системы.

Рисунок 10 - Направления совершенствования  системы подбора и адаптации

3.1.1 Потребность в персонале  и определение требований к  нему

Определение текущей и перспективной потребности в персонале кадровая служба должна осуществлять совместно с другими подразделениями предприятия. На основе долгосрочных планов предприятия должны разрабатываться перспективные и текущие планы работы с кадрами, которые в совокупности представляют собой единую систему планирования кадровой работы на производстве, позволяющую комплексно реализовывать важнейшие процессы формирования кадрового потенциала организации. Для этого можно использовать балансовый метод, который позволяет согласовывать производство и потребление продукции, ресурсы и потребности в кадрах различных уровней квалификации и специализации. Необходимый объем работы по набору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей силой и будущей потребностью в ней. И здесь главной задачей кадровой службы будет согласование и своевременное укомплектование предприятия количественным и качественным составом рабочих и специалистов. Для этого необходимо решение следующих вопросов [2].

Рисунок 11 - Особенности потребности  в персонале

Должны разрабатываться три  вида перспективных планов. Один - для  разработки требований к персоналу, второй - для поиска кандидатов внутри организации, и на основании этих прогнозов определяются конкретные планы определения потребностей в персонале.

Так как предприятие продолжает расширять дилерскую сеть за пределами  Республики Беларусь, то прогнозируется с окончанием экономического кризиса  увеличение поставок, а это в свою очередь приведет к росту производства, следовательно, потребуются рабочие  и специалисты для реализации этих заказов. Более конкретные расчеты  производятся отдельно по следующим  категориям:

- рабочие-сдельщики (с учетом  трудоемкости продукции, фонда  рабочего времени, уровня выполнения  норм);

- рабочие-повременщики (с учетом  закрепленных зон и трудоемкости  работы, норм численности персонала,  трудоемкости нормированных заданий,  фонда рабочего времени);

- ученики (с учетом потребности  в подготовке новых рабочих  и плановых сроков обучения);

- обслуживающий персонал (ориентируясь  на типовые нормы и штатное  расписание);

- руководящий персонал (определяется  исходя из норм управляемости) [9].

При определении потребности в  специалистах на перспективу и отсутствии детальных планов развития отрасли  и производства следует использовать метод расчета исходя из коэффициента насыщенности специалистами, который исчисляется как отношение числа специалистов к объему производства. С учетом этого показателя потребность в специалистах будет выглядеть следующим образом:

А = Чр • Кн,	(1)

где Ч_р - среднесписочная численность работающих;

К_н - нормативный коэффициент насыщенности специалистами.

Планирование персонала должно быть ориентировано на регулирование  и контроль затрат, связанных с  запланированными мероприятиями и  обязательно должно поддерживаться руководством. Желательно, чтобы планирование персонала составляла 9% от всего  объема выполняемых работ отдела кадров [4].

Определение требований к  должности, составление профиля  кандидата рекомендуется проводить для того, чтобы максимально точно выявить структурные и содержательные особенности профессии, а также для дальнейшего успешного поиска кандидата.

Формулирование требований должен начинается с согласования критериев отбора и формулирования профиля должности. Результатом этого должен стать согласованный список требований (в том числе профиль деловых и личностных качеств, необходимых в должности). Примерный бланк заявки о подборе персонала приведен в приложении В. На основании этого документа специалист отдела кадров решает: соотносятся ли требования к специалисту с содержанием работы, и соотносится ли предлагаемая работа и профессиональная квалификация с рыночной оплатой труда, особенно важно для новых позиций. В этом случае основная задача специалиста по персоналу - понять, какие деловые и личностные качества позволяют для вакантной должности решать поставленные задачи.

Формулирование требований к вакансии предполагает последовательное выполнение четырех основных шагов.

Рисунок 12 - Этапы формулирование требований к вакансии

Должностная инструкция (в зависимости  от степени проработки) дает, как  правило, идеальный образ - «как надо». Интервью с руководителем - обобщенный, желательный образ, с обозначением перспективы. Интервью с сотрудниками позволяет понять, какими должны быть потенциальные кандидаты, чтобы  они прижились в организации, вписались в ее корпоративную  культуру.

В общем виде список документов, необходимых  для анализа, должен включать:

- планы предприятия на три-пять  лет и на текущий год;

- Положение о подразделении,  планы и цели подразделения;

- Должностную инструкцию предприятия  на вакантную должность;

- нормативные документы к вакантной  должности;

- пакет материалов и документов, с которыми работает сотрудник  вакантной должности.

В структуру требований к должности  должны входить профессиональные, личностные и биографические данные, среди которых  важно расставить приоритеты! Чтобы  увеличить вероятность обращения  в организацию более подходящих претендентов необходимо четкое обоснование  и описание должности и требований к кандидату,

После того как все необходимые  данные собраны, их необходимо оформить в виде профиля должности, который  может пригодиться в дальнейшем - при разработке программы адаптации, при обновлении или разработке должностных  инструкций, регламентов и т.п. На основании профиля должности  составляется описание вакансии для  размещения в СМИ [3].

3.1.2 Разработка документов  и анализ рынка труда и зарплаты

Разработка положений  о найме, подборе сотрудников.

В рамках дипломного проекта разработано  примерное Положение о подборе  персонал ОАО «Элема», которое в некоторой степени регламентирует работу отдела кадров при подборе персонала предприятия. Оно приведено в приложении Г.

Анализ рынка труда, мониторинг по уровню заработных плат конкурентов. Чтобы сориентироваться в ситуации на рынке труда и понять, насколько наше предложение привлекательно для соискателей, необходимо провести анализ СМИ (газеты, Интернет) и получить следующую информацию:

1) Соотношение спрос / предложение на рынке труда по интересующей вакансии. Спрос на представителей рабочих профессий на рынке труда традиционно превышает предложение. Соответственно, кандидаты имеют возможность выбирать наиболее выгодные условия труда и оплаты.

2) Заявляемый (предлагаемый) уровень  заработной платы. Следует проводить  анализ минимальных и максимальных  уровней зарплаты.

3) Требования к вакансии (должности). Для рабочих должностей на  первом месте должны стоять  такие требования, как профессиональная  подготовленность, низкий уровень  брака, высокая производительность, состояние здоровья. Для руководящих  должностей - уровень образования,  стаж работы, а также профессиональные  качества, позволяющие: выявлять  проблему с учетом ее взаимосвязей  с другими задачами управления, принимать оптимальные решения  с учетом мнения различных  специалистов, оперативно руководить  и контролировать работу сотрудников.

Сведения о заработной платы  следует брать из специализированных источников. Однако для более быстрого поиска информации можно использовать Интернет-портал praca.by или tut.by, на котором ежедневно выводятся сведения о заработной плате, а также о спросе и предложении на рынке труда.

Рисунок 13 - Анализ спроса и предложения  на рынке труда

 

Например, количество вакансий швеи 20, а резюме - девять. Значит, поиск данного  рабочего через Интернет малоэффективен и следует использовать другие методы поиска. Однако уровень заработной платы здесь представлен, и от этого показателя уже можно отталкиваться.

Также необходимо проанализировать, какие требования выдвигают другие работодатели при подборе кандидатов на схожую должность. В нашем случае требования, которые предъявляются  к опыту и знаниям, к деловым  и личностным качествам кандидата  сильно зависят от вакантной должности  и для их выявления рекомендуется  проводить специальный анализ.

Следует учитывать «мотиваторы», которые предоставляют конкуренты: оплата расходов или предоставление служебного автомобиля; социальное обеспечение; карьерный рост; обучение (за счет предприятия).

Проводить данный анализ специалист отдела кадров должен обязательно для  того, чтобы получить общую картину  рынка труда, зафиксировать предстоящие  проблемы и найти эффективные  пути их решения [9].

3.1.3 Подбор и отбор  новых сотрудников

Осуществляя набор, служба персонала должна исходить из определения оптимальной численности персонала. Не должно быть как недостатка в работниках, последствиями которого могут быть срывы производственных программ, производственный травматизм, конфликтные ситуации в коллективе, так и избытка, который может повлечь увеличение денежных затрат по фонду заработной платы, снижение заинтересованности в качественном и высококвалифицированном труде, отток квалифицированных работников.

Процесс подбора персонала на любую  должность предполагает последовательное прохождение этапов, представленных на рисунке.

Рисунок 14 - Этапы подбора персонала

Примерный список требований для начала поиска кандидата, который оформляется  специалистом отдела кадров совместно  с руководителем отдела, в котором  есть вакантное место, мы определили выше и этот список оформляется в  заявке о подборе персонала (приложении Г). В этом бланке также указывается  заработная плата исходя из анализа  зарплаты на рынке труда или из установленной на предприятии, и испытательный срок. После определения требований к кандидату, начинается поиск. Имея план по подбору специалиста на месяц, формируем бюджет по подбору персонала. Наша задача - найти специалиста наиболее оптимальным способом, балансируя между стоимостью подбора и сроками. Надо сказать, что ни один источник не гарантирует сто процентного результата, поэтому первое, что надо иметь в виду, - максимально возможное количество каналов для привлечения персонала [11].

Рекомендуется использовать внутренние источники поиска совместно с  внешними для скорейшего закрытия вакансии. Продвижение по службе своих работников обходится дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и усиливает привязанность работников к фирме. Согласно теории ожиданий в отношении мотивации можно полагать, что если работники верят в существование зависимости их служебного роста от степени эффективности их работы, то они будут заинтересованы в более производительном труде. Считается, что одним из наиболее дешевых способов подбора персонала является поиск кандидатов через сотрудников, работающих в организации (их друзей или родственников, нуждающихся в работе). Этот способ не требует особых затрат, поскольку сотрудники организации в сущности выполняют значительную часть работы по поиску и даже отбору. Возможно система бонусов для сотрудников, приведших в организацию необходимого работника. О поиске работника и о бонусной системе следует информировать весь персонал предприятия для создания заинтересованности в подборе. Использование резервной базы резюме, использование личных контактов, уведомление центров занятости об открытых вакансиях, набор кандидатов в учебных заведениях также не требуют материальных затрат, однако здесь включается фактор времени. Рекомендуется помимо запроса в учебных заведениях, где готовятся массово требуемые работники, проводить «дни предприятия» и периодически вывешивать объявления о наборе специалистов.

Как показывают статические данные, наиболее эффективным способом поиска персонала является Интернет, на втором месте - СМИ [12]. Рекомендуемые «рабочие»  сайты для размещения объявлений о вакансиях на рисунке 16. Данные приведены с аналитического портала Akavita.com за сутки (2 мая 2010 г.).

Размещение объявлений о вакансиях  хотя бы на пяти-восьми сайтах значительно  расширит базу данных кандидатов. Гарантировано, что Интернет посещают люди, заинтересованные в работе, и в день размещения уже можно получить отклики на вакансию. Главное требование к поиску - регулярность размещения объявлений и просмотр резюме. Важно, чтобы вакансия присутствовала в первой двадцатке, а для этого надо ежедневно размещать объявления. Можно также просматривать резюме кандидатов, задав параметры поиска на «рабочих» сайтах.

Рисунок 15 - Рейтинг белорусских  «рабочих» сайтов

Также необходимо внести дополнения в собственный сайт предприятия, добавив закладку «Вакансии» в меню.

Рисунок 16 - Преобразование сайта ОАО «Элема»

В этой закладке будет размещена  актуальная информация о вакансиях, требования и ним и контактная информация отдела кадров (адрес, телефон, e-mail). Также возможна электронная анкета для соискателей, заполнив и отправив которую, они автоматически попадает в базу соискателей. Такой способ значительно облегчает поиск кадров и составление собственной базы.

Возможно также распространение  информации о вакансиях с использованием печатных материалов (настенных объявлений, листовок и др.). Этот способ может  дать неплохие результаты при поиске кандидатов на некоторые рабочие  профессии, но не на «ключевые» позиции  в организации;

Сравним материальные и временные  затраты по каждому предлагаемому  методу поиска.

 

Таблица 13 - Сравнение методов поиска

	Материальные затраты	Временные затраты
Продвижение по службе	минимальные	минимальные
Рекомендации сотрудников	Бонусы	минимальные
Резервные базы резюме	минимальные	минимальные
Личные контакты	минимальные	минимальные
Центр занятости	минимальные	минимальные
Учебные заведения	минимальные	минимальные
«Рабочие» сайты	минимальные	6% от рабочего времени
Собственный сайт	минимальные	минимальные
Печатные материалы	минимальные	минимальные