Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

 Вопросы по Организации и технологии ДОУ»

2. Регулирование вопросов документирования в законодательных актах Российской Федерации

Прежде всего, обратимся к Конституции Российской Федерации, являющейся главным документом государства и имеющей наивысшую  юридическую силу на всей территории Российской Федерации. 2) ФКЗ; 3) ФЗ и  т.д.

Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много  статей, посвященных документам, можно  найти в Гражданском кодексе, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности  документов, создаваемых в процессе этих правоотношений.

Не меньше указаний на порядок документирования и видов документов содержит Трудовой кодекс. Большой раздел Трудового  кодекса (III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к  которому расписаны детально

В Трудовом кодексе  мы находим также определение  и рассмотрение коллективного договора (статьи 40 – 44) и ученического договора (статьи 198-200), а также такой вид  документа, как соглашение и его  разновидности В статье 66 мы находим указания о еще одном важнейшем виде документа – трудовой книжке.

Трудовой  кодекс перечисляет виды документов, представляемые при заключении трудового  договора ( В целом значительная часть Трудового кодекса освещает именно процесс документирования трудовых взаимоотношений.

Достаточно  полно в законодательстве проработан вопрос использования изображений  Государственного герба и гербов субъектов Российской Федерации  на бланках и печатях. Прежде всего, это Федеральный конституционный  закон «О государственном гербе  Российской Федерации» (от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ в ред. от 30 июня 2003 г.), который, дав описание герба, указывает категории  организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках

Следует обратить внимание на статьи Уголовного кодекса  РФ, имеющие отношение к работе с документами. Наибольшее количество интересующих нас статей касаются охраны и защиты информации. Сюда относится  статья 138 «О нарушении тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных  или иных сообщений», которая предусматривает  достаточно строгие наказания.

Учитывая  повсеместное внедрение в сферу  управления новых технологий на базе ЭВМ, 28-я глава Уголовного кодекса  РФ целиком посвящена рассмотрению преступлений в сфере компьютерной информации:

В Уголовном  кодексе РФ отдельно выделена охрана особо ценных документов. Они рассматриваются  наравне с предметами, имеющими историческую, научную, художественную или культурную ценность (статья 164).

В статье 324 предусмотрено  наказание за приобретение или сбыт определенного вида официальных  документов. Это документы, предоставляющие  право или освобождение от обязанностей (наряду с документами в этой статье рассматриваются и государственные  награды).

Служба делопроизводства постоянно имеет дело с бланками документов своей организации, печатями и штампами. Именно в обязанности  работников службы документационного  обеспечения управления входит их изготовление и хранение. Поэтому каждый сотрудник  должен знать и помнить статью 325 о хищении или повреждении  документов, штампов, печатей

Отдельно  Уголовный кодекс РФ оговаривает  наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей.

Большинство коммерческих и некоммерческих организаций  помещают на своем бланке изображение  эмблемы (товарного знака). При конструировании  такого бланка службой делопроизводства необходимо помнить о Законе РФ от 23 сентября 1993 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях  мест происхождения товаров» (в ред. от 24 декабря 2002 г.). 

Закона «О языках народов Российской Федерации», посвященные использованию языков народов Российской Федерации в  работе федеральных органов государственной  власти, органов государственной  власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправленияи  в деятельности государственных  органов, организаций, предприятий, учреждений

Для любой  организации, в которую могут  обратиться граждане, важен Федеральный  закон РФ от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке  рассмотрения обращений граждан  Российской Федерации».

 Служба  делопроизводства должна опираться  на Федеральный закон «О бухгалтерском  учете», в статье 9 которого указано,  что «первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся  в альбомах унифицированных форм  первичной учетной документации».  В целях реализации этого положения  федерального закона постановлением  Правительства РФ от 8 июля 1997 г.  № 835 «О первичных учетных документах»  разработка и утверждение альбомов  унифицированных форм первичных  учетных документов и их электронных  версий возложена на Государственный  комитет РФ по статистике с  согласованием форм с Министерством  финансов РФ и Министерством  экономики РФ 

 Порядок  работы с электронными документами  регламентирован в целом ряде  законов. Целиком электронного  документа касается Федеральный  закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ  «Об электронной цифровой подписи». В нем дается определение электронного  документа, электронной цифровой  подписи и указаны условия  признания равнозначности электронной  цифровой подписи и собственноручной  подписи.

26 июля 2006 г.  вышел Федеральный закон «Об  информации, информационных технологиях  и о защите информации» (№  149), заменивший ранее действовавший  Федеральный закон 1995 г. «Об  информации, информатизации и защите  информации».

Особое внимание уделяется государством вопросам сохранности  документов. Прежде всего это Федеральный  закон от 1 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации», устанавливающий состав Архивного  фонда РФ и порядок включения  архивных документов в его состав.

Вопросы сохранности  документов затронуты и в других законодательных актах: статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает  минимальные сроки хранения для  бухгалтерских документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Нормативно-методические  акты(Н-м)

К н-м документам принято относить нормативные, т.е. устанавливающие признанный, обязательный порядок, и методические – определяющие, как правильно выполнить, сделать  конкретную работу.

К числу постоянно  используемых относятся прежде всего  государственные стандарты. Прежде всего это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В нем изложен порядок  оформления каждого реквизита –  составной части документа. В  стандарте изложены требования к 30 реквизитам.

В 2007 году вышел  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Входящие в его  аббревиатуру буквы ИСО указывают, что он подготовлен на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation — Records management - General».

Заказывая печать организации, полезно обратиться к  ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические  требования» (с изм. № 1 от 25 декабря 2002 г. № 505-ст).

При оформлении дел для сдачи в архив нужен  ГОСТ 17914-72 «Обложка дел длительного  хранения. Типы, разделы, технические  требования».

Указанные ГОСТы  касаются наиболее часто проводимых в делопроизводстве видов работ. Однако в работе служб ДОУ могут  потребоваться и другие стандарты. Например, при разработке стандартов организации нужен ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация  в Российской Федерации. Стандарты  национальные Российской Федерации. Правила  построения, изложения, оформления и  обозначения».

Важнейшим документом для любой службы делопроизводства является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей и передачи их на архивное хранение.

Кроме того, в службе ДОУ организаций, сдающих  документы в государственные  архивы, полезно иметь Основные правила  работы государственных архивов  РФ, в которых есть разделы «Методическая  помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве» (6.2.1), «Экспертиза ценности документов» (6.1.5), «Формы приема документов» (6.1.6) и  т. п.

Для работников служб ДОУ, занимающихся отправкой  корреспонденции, необходимы также: Правила  оказания услуг почтовой связи,. Правила  оказания услуг телеграфной связи,

При активном внедрении в организации компьютерных технологий и использовании унифицированных  форм документов, предусматривающих  кодирование информации, необходимо иметь и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Классификаторы являются обязательными при создании государственных  информационных систем, информационных ресурсов и междуведомственном обменен  информацией. Для службы ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОК-011-93).

 

 

 

5. Терминосистема ДОУ

Терминосистема  документоведения и делопроизводства складывалась в течение нескольких веков. В настоящее время терминология закреплена в Федеральных законе «Об информации, информационных технологиях  и защите информации» (№ 149-ФЗ от 27.07.2006 г.) и в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения». Среди терминов, относящихся непосредственно  к документоведению и делопроизводству, можно выделить несколько групп: 1) определяющие отрасль деятельности (делопроизводство, документационное обеспечение управления); 2) относящиеся  к определению понятия документ и использованию той или иной знаковой системы  фиксации информации (рукописный документ, изобразительный  документ, машинописный документ); 3) относящиеся  к способу документирования (фонодокумент, фото-  и кинодокумент); 4) связанные  с понятием юридическая сила (подлинник, дубликат, копия, оригинал); 5) относящиеся  к форме управленческого документа (бланк, реквизит, формуляр); 6) отражающие этапы работы с документом (контроль исполнения документов, регистрация  документа, номенклатура дел) и другие.

Следует отметить, что наименования видов  документов, используемых в настоящее время  в системе управления, не отражены в ГОСТе, однако зафиксированы в  Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД); определения понятий  представлены в различного рода справочных пособиях по документоведению и делопроизводству.

Видовой состав управленческих документов, используемых в настоящее время, сложился в  результате унификационных процессов.

 

 

 

 

 

15. Основные правила организации  документооборота в учреждении.

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению  и отправке doc.  Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения doc

 от создания  черновика (или от получения)  до подшивки в дело, и время,  затрачиваемое на прохождение  документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации  документооборота - оперативное прохождение  doc по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Кроме того, при организации движения doc необходимо выполнение следующих правил: максимальное сокращение инстанций прохождения doc (за счет исключения технологических операций по обработке doc и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью); исключение или максимальное ограничение возвратных движений doc  (при их обработке, регистрация и доставка, при их подготовке визирование и согласование); максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий doc, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства -  специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Инструкция по делопроизводству

Инструкция  по делопроизводству  — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции  составляются в каждом учреждении с  учетом специфики его работы. Основой  для их составления служат Типовые  инструкции, а также действующие  государственные нормативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе  «Общие положения» устанавливают сферу  распространения Инструкции, ответственность  за ее несоблюдение, подразделение, которое  отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами  в учреждении в целом и в  ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.