Основным законодательным актом,
которым постоянно руководствуется
в своей работе кадровая служба,
является Трудовой кодекс РФ.
В нем, прежде всего, находится
определение базового понятия
– «социальное партнерство». В
соответствии со ст. 25 Трудового
кодекса РФ «Сторонами социального
партнерства являются работники
и работодатели в лице уполномоченных
в установленном порядке представителей».
Служба кадров строит свою
работу на основных принципах
социального партнерства, изложенных
в ст. 24, таких как
• равноправие сторон;
• уважение и учет интересов сторон;
• заинтересованность сторон в участии
в договорных отношениях;
• соблюдение сторонами и их представителями
законов и иных нормативных
правовых актов;
• полномочность представителей сторон;
• свобода выбора при обсуждении вопросов,
входящих в сферу труда;
• добровольность принятия сторонами на
себя обязательств;
• реальность обязательств, принимаемых
на себя сторонами;
• обязательность выполнения коллективных
договоров, соглашений;
• контроль за выполнением принятых коллективных
договоров, соглашений;
• ответственность сторон, их представителей
за невыполнение по их вине коллективных
договоров, соглашений.
В Трудовом кодексе отражены
и многие специфические вопросы
документирования трудовых право-отношений.
Прежде всего, это отдельная статья
5 посвященная перечислению законодательных
и иных норматив-ных правовых
актов, в которых регулируются
трудовые отношения. Они указаны
в последовательности их значимости:
- Трудовой
кодекс Российской Федерации;
- иные федеральные
законы;
- указы Президента
Российской Федерации;
- постановления
Правительства Российской Федерации
и нормативные правовые акты
субъектов Российской Федерации;
- акты органов
местного самоуправления и локальные
нормативные акты, содержащие нормы
трудового права.
Каждый вид документа не должен
противоречить указанному выше.
Действие этих актов, содержащих
нормы трудового права, распространяется
в пространстве на территории
в зависимости от органа, их
принявшего: акты федеральных органов
распространяются на всю территорию
Российской Федерации; акты субъектов
Российской Федерации действуют
в пределах территории соответствующего
субъекта РФ; акты органов местного
самоуправления – в пределах
соответствующего муниципального
образования и локальные нормативные
акты конкретной организации
– только в пределах этой
организации.
Таким образом, в Трудовом кодексе
РФ прописана соподчиненность
законодательных и нормативных
правовых актов, главенство и
их иерархия, что должно учитываться
работниками кадровой службы. Например,
в спорных случаях необходимо
руководствоваться не нормативным
актом субъекта федерации, а нормативным
актом федерального органа власти
по данному вопросу.
Работникам кадровых служб важно
также помнить, что в соответствии
с Трудовым кодексом РФ законодательный
акт, содержащий нормы трудового
права, вступает в силу со дня,
указанного в этом акте и
прекращает свое действие в
связи с:
- «истечением срока его действия;
- вступлением в силу другого
акта равной или высшей юридической
силы;
- отменой (признанием утратившим
силу) данного акта актом равной
или высшей юридической силы».
Особую значимость для работников
кадровых служб имеет статья 14
– Исчисление сроков. В ней
ука-зано, что «прекращение трудовых
прав и обязанностей начинается
на следующий день после календарной
даты, которой определено окончание
трудовых отношений.
Срок, исчисляемые годами, месяцами,
неделями, истекают в соответствующее
число последнего года, месяца
или недели срока. В срок, исчисляемый
в календарных неделях или
днях, включаются и нерабочие
дни.
Если последний день срока
приходится на нерабочий день,
то днем окончания срока считается
бли-жайший следующий за ним
рабочий день».
Эта статья очень важна не
только при оформлении увольнений,
но и при определении стажа
работы и во всех других
случаях, где приходиться учитывать
каждый день работы гражданина.
Также важна для работника
кадров статья 65, в которой перечислены
документы, предъявляемые по-ступающим
на работу.
В статье 283 указаны документы, предъявляемые
при приеме на работу по
совместительству.
Основным документом о трудовой
деятельности и трудовом стаже
работы, согласно Трудовому кодексу,
остается трудовая книжка. Ей
посвящены статьи 62 и 66.
Кроме того, в Кодексе определены
случаи и порядок составления
документов, впервые включено описание
содержания важнейших из них,
в частности трудового договора,
коллективных договоров и соглашений,
даны сроки ознакомления работника
в документами (приказом о приеме
на работу (ст. 68), приказом о дисциплинарном
взыскании (ст. 193), порядок выдачи
копий документов и т.д.
Оформление трудовых правоотношений
требует сбора персональных данных
о работнике. Понятие персональных
данных также дано в Трудовом
кодексе в ст. 85, где к ним
отнесена «информация, необходимая
работодателю в связи с трудовыми
отношениями и касающаяся конкретного
работника».
Поэтому, оформляя трудовые правоотношения
путем составления кадровых документов,
необходимо прежде всего обращаться
к соответствующим статьям Трудового
кодекса. Полезно также иметь
коммен-тарий к Трудовому кодексу,
дающий разъяснения всех его
статей.
Но кадровая служба не может
ограничиваться только Трудовым
кодексом РФ. В соответствии с
Трудовым кодексом, организация
при установлении трудовых правоотношений
опирается не только на статьи
самого Трудового кодекса, но
и на иные федеральные законы,
в которых затронуты вопросы
труда, указы Президента, постановления
Правительства РФ, законы и иные
нормативные правовые акты субъектов
федерации, на территории которого
она находится, акты органов местного
самоуправления, содержащие нормы
трудового права.
Основополагающим актом в работе
с документами сегодня является
Федеральный закон «Об ин-формации,
информационных технологиях и
защите информации» от 27.07.2006 №
149-ФЗ.
Прежде всего Закон дал определение
ключевых понятий: информация, информационные
технологии, информационная система,
информационно - коммуникационная сеть,
обладатель информации, конфиденциальность
информации, распространение информации,
электронное сообщение, документированная
информация, оператор информационной
системы. Унификация понятий и
закрепление их в Законе имеет
большое правовое и практическое
значение.
Важнейшими для работы с документами
являются положения Закона, посвященные
документирова-нию информации. В
статье 11, п. 2 указывается: «В федеральных
органах исполнительной власти
доку-ментирование информации осуществляется
в порядке, устанавливаемым Правительством
Российской Федерации. Правила делопроизводства
и документооборота, устанавливаемые
иными государственными органами,
органами местного самоуправления
в пределах их компетенции, должны
соответствовать тре-бованиям, установленным
Правительством Российской Федерации
в части делопроизводства и
докумен-тооборота для федеральных
органов исполнительной власти»
Федеральный закон «О персональных
данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дает
определение терминов «персональные
данные» и «обработка персональных
данных». Этот закон ориентирован
главным образом на обработку
персональных данных средствами
автоматизации.
Для организаций, имеющих право
помещать изображение герба на
бланках и печатях, важен Феде-ральный
конституционный закон от 25.12.2000
г. № 2-ФКЗ «О государственном
гербе Российской Федерации». В
соответствии с ст. 4 Закона Государственный
герб Российской Федерации воспроизводится
на документах, удостоверяющих личность
гражданина Российской Федерации,
а также на иных документах
общегосударственного образца, выдаваемых
федеральными органами государственной
власти. Статья 10 Закона указывает,
что «Порядок изготовления, использования,
хранения и уничтожение бланков,
печатей и иных носителей изображения
Государственного герба Российской
Федерации устанавливается Правительством
Российской Федерации». В соответствии
с этой статьей надо обратиться
к Постановлению Правительства
РФ от 27.12.1995 г. № 1268 «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков
с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации» (в
ред. Постановления Правительства
РФ от 08.06.2001 № 450), в котором указано,
«что изготовление печатей и
бланков с воспроизведением Государственного
герба Российской федерации осуществляют
только полиграфические и штемпельно-граверные
предприятия, имеющие выданные Комитетом
Российской Федерации по печати лицензии
на соответствующий вид деятельности
и сертификаты о наличии технических и
технологических возможностей для изготовления
указанного вида продукции на должном
качественном уровне».
К важнейшим законодательным
актам, затрагивающим процесс документирования,
следует отнести и Закон Российской
Федерации «О языках народов
Российской Федерации» от 25.10.1991
г. № 1807-1 (в ред. ФЗ от 24.07.1998 № 126-ФЗ
и от 11.12.2002 № 165-ФЗ). Он регулирует
использование государственного
языка при составлении и оформлении
служебных документов. Прежде всего
надо помнить, что ст. 68 Конституции
РФ устанавливает: «государственным
языком Российской Федерации
на всей её территории является
русский язык».
Ст. 16-19 Закона «О языках народов
Российской Федерации» посвящены
использованию языка в официальном
делопроизводстве, в том числе
при оформлении кадровой документации.
В зависимости от организационно-правовой
формы организации (государственная,
общественная, коммерческая, ЗАО, ООО
и т.д.), ведомственной принадлежности
(например, таможенные органы, вуз
и т.д.), местонахождения (например, район
Крайнего Севера) при оформлении
кадровых документов учитываются
особые условия, установленные в
соответствующих законодательно-правовых
актах, которые обязательно должны
быть у работника, ведущего кадровое
делопроизводство. Например, если это
вуз, то надо иметь Федеральный
закон «О высшем и послевузовском
профессиональном образовании и
Положение «О порядке замещения
должностей профессорско-преподавательского
состава образовательных учреждений
высшего профессионального образования
РФ», если это ЗАО и ООО, - Федеральный
закон «Об акционерных обществах»
или «Обществах с ограниченной
ответственностью». Правовое положение
государственных служащих определено
в Федеральном законе «О государственной
службе», а порядок ведения личных
дел служащих – в Указе Президента
Российской Федерации «О порядке
ведения личных дел лиц, замещающих
государственные должности Российской
Федерации в порядке назначения
на государственные должности
Федеральной государственной службы».
Свои особенности имеет организация
труда работников транспорта, сезонных
рабочих, работников, работающих вахтовым
методом и т.д.
Каждый работник, оформляющий трудовые
правоотношения, должен иметь пенсионное
законодательство, закон о ветеранах
и т.п.
Следовательно, чтобы правильно
оформлять кадровые документы, необходимо
иметь полный пакет законодательно
правовых актов, особенно затрагивающих
трудовые отношения в конкретной
организа-ции, и ими руководствоваться
при оформлении трудовых отношений.
В течение 2003 года кадровые службы
получили два важнейших документа
о порядке ведения трудо-вых
книжек, которые являются, в соответствии
с ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным
документом о трудовой деятельности
и трудовом стаже работника:
- «Правила ведения и хранения
трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения
ими работодателей», утвержденные
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых
книжках»;
- «Инструкция по заполнению трудовых
книжек», утвержденная Постановлением
Минтруда России от 10 октября 2003
г. № 69
Оформление основных кадровых
документов унифицировано. Разработка
и утверждение Альбомов унифицированных
фор первичной учетной документации
и их электронных версий были
возложе-ны постановлением Правительства
РФ от 08 июля 1997 г. № 835 на Государственный
комитет РФ по статистике с
согласованием форм с Министерством
финансов РФ и Министерством
экономики РФ. Первый Альбом этих
форм был утвержден постановлением
Госкомстата России 30 октября 1997 г.
№ 71а. В Альбом несколько раз
вносились изменения и дополнения.
Работник кадровой службы постоянно
имеет дело с формами, включенными
в Альбом, и должен иметь их
как в бумажном, так и в электронном
варианте, так как в соответствии
с постановлением Правительства
РФ они вводятся «в организациях
независимо от формы собственности,
осуществляющих деятельность на
территории Российской Федерации».
Правила составления и оформления
документов закреплены в ГОСТ
Р 6.30-2003 на унифицирован-ную систему
организационно-распорядительной документации
с требованиями к оформлению
до-кументов. Стандарт распространяется
на организационно-распорядительные
документы: постановления, распоряжения,
приказы, решения, протоколы, акты, письма
и другие документы, включенные в ОКУД
(класс 020000). Все эти виды документов составляются
или с ними работают в службе кадров.
Срок хранения документов закреплены
в перечных документов с указанием
сроков их хранения – типовых
или ведомственных. Ведомственные
перечни разрабатываются обычно
организацией, возглавляющей отрасль,
они учитывают специфику отрасли
и содержат документы, не типичные
для остальных организаций. Организации,
не имеющие ведомственного перечня,
должны пользоваться «Перечнем
типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков
хранения». Он утвержден в 2000г. и
кадровая документация представлена
в нем достаточно полно. Кроме
того, служба кадров акционерного
общества должна также иметь
«Положение о порядке и сроках
хранения документов акционерных
обществ», утвержденное постановлением
Федеральной комиссии по рынку
ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03-33/пс (в
соответствии с ст. 89 Федерального
закона «Об акционерных обществах»
от 29 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).