Схемы потоков работ (схема «свим-лайн» с указанием участников процесса)

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  «ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ТЕХНОЛОГИЙЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ В Г.ТАГАНРОГЕ

(ТТИ  Южного федерального университета) 
 
 
 
 
 

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ  РАБОТА

на тему:

 «Схемы  потоков работ (схема «свим-лайн» с указанием участников процесса)»

по курсу  системы менеджмента качества 
 
 
 

Проверил:

преподаватель кафедры

АСНИиЭ

Бородянский И.М. 

Выполнила

студентка группы Э-37

Лебедева  Ю. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Таганрог 2011 

    1 Описания потока работ в виде схемы «свим лайн». 

      Этот тип схем назван так  потому, что параллельные дорожки  схемы визуально похожи на  дорожки в плавательном бассейне. Более того, на каждой дорожке  может «плыть», т.е. выполнять  операции, только один участник  процесса.

    Схемы «свим лайн» очень удобны для описания процессов на операционном уровне. Как правило, при разработке схем типа «свим лайн» приходится выполнять несколько корректировок и согласований. В результате получается схема, которая является согласованной всеми заинтересованными сторонами.

    При построении схем «свим лайн» необходимо определить состав участников процесса. Часть участников процесса может быть описана на уровне так называемых «бизнес-ролей». К их числу относятся: начальник подразделения и, возможно, юрист и менеджер по финансам. А вот финансовый директор, главный бухгалтер и генеральный директор — это конкретные сотрудники организации.

      Схемы «свим лайн» являются достаточно гибким и удобным инструментом для описания процессов. Как и другие, они обладают преимуществами и недостатками.

    Преимущества:

    - отображение зон ответственности участников процесса;

    - удобство отображения процессов с обратными связями.

    Недостатки:

    - ограниченное количество участников процесса, которое можно показать на одном листе.  

1. Схемы «свим лайн» с указанием времени.

    Схема отличается от обычной схемы «свим лайн» тем, что операции процесса сгруппированы по времени выполнения.

    Для постоянно повторяющихся процессов  при построении схем можно использовать удобную шкалу времени, например часы.

    Схемы с указанием времени обладают следующими преимуществами и недостатками.

    Преимущества:

    - отображение зон ответственности участников процесса;

    - удобство отображения процессов с обратными связями;

    - возможность отображения хронологии выполнения операций процесса.  
 

    Недостатки:

    - ограниченное количество участников процесса, которое можно показать на одном листе.

    При выборе одного конкретного способа  описания процесса следует учитывать  следующие моменты:

    - цели описания (анализ и реорганизация, регламентация, последующее динамическое моделирование и проч.);

    - уровень процесса, подлежащего описанию и регламентации;

    - сложность процесса (количество операций);

    - количество участников процесса;

    - уровень квалификации сотрудников, для которых предназначается разрабатываемая схема процесса;

    - прочее. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2 Планирование ежедневных продаж автомобилей. 

    Данная  методология позволяет описать  бизнес-процесс с указанием последовательности действий в хронологическом порядке. В предложенном описании приведен порядок  следования операций не только для  участника процесса в отдельности, но и последовательность их взаимодействия.  

    2.1 Соглашение о терминах

Дополнительное  оборудование (далее  по тексту ДОП) - набор опций, устанавливаемых на автомобиль дополнительно к (или взамен) базовой комплектации.

Различают виды ДОП:

      - по времени:

Елка - установка ДОП со временем исполнения порядка 4 часа, обычно делается до продажи автомобиля.

Короткий  ДОП - установка ДОП со временем исполнения 1,5 -2 часа.

    - по инициализации:  

Заказ продажи создается Главным сервис-менеджером на основе Заявки на производство, принятой от Начальника отдела продаж, например ППП, ДОП типа «Елка».

Заказ продажи создается Менеджером по продажам на основе Заявки от Клиента  на уже проданный автомобиль, например VIP.

Заказ - это контракт на реализацию товара клиенту, обработка в системе которого сопровождается формированием первичной документации (счетов-соглашений, накладных, счетов-фактур) и выполнением соответствующих складских и бухгалтерских проводок. 

Заявка - тип Заказа на продажу автомобиля, ДОП и антикоррозийное покрытие кузова автомобиля.

Помодельный план продаж –  кол-во моделей в каждой марке, которое необходимо реализовать в течение определенного времени. 

     2.2 Описание    планирования ежедневных продаж.

1.  По окончании дня Директор автосалона (или Начальник отдела продаж) получает: 

1.1   из Контакт-центра - Отчет о работе Продавцов автосалона на телефоне; 

1.2   от Продавцов автосалона - Ежедневный  отчет (Кол-во принятых звонков,  Кол-во планируемых встреч на  следующий день); 

1.3   от Логиста по квотированию - Отчет  о поставке автомобилей (данные  о поставках и их квотировании). 

2.  Директор на основании Отчета о работе Продавцов автосалона на телефоне и Ежедневного отчета  Продавцов автосалона подводит итоги продаж текущего дня и сопоставляет Таблицы плановых показателей. 

3.  Директор формирует Заявку на производство (предпродажная подготовка автомобилей, установка ДОП типа «Елка») и передает ее Сервис-менеджеру для открытия  Заказ-наряда. 

4.  Директор формирует Заявку на перегон автомобилей в автосалон и передает ее Начальнику локального склада. 

5.  При необходимости Директор корректирует План продаж и доводит его до Продавцов автосалона. 

      2.3 Эффективность планирования продаж.

    Ежедневное  планирование - является одним из наиболее важных факторов, влияемых на эффективность Вашей деятельности.

    Ежедневное  планирование особенно важно - когда  Вы работаете на себя (заработок  в интернете, бизнес в интернете, другая самостоятельная деятельность).

    И от того, насколько Ваши задачи будут  стратегически правильно поставлены, насколько они будут соответствовать  достижению Вашей главной цели - настолько быстро Вы сможете продвигаться в достижении своих целей. Настолько  быстро Вы сможете добиваться успеха в любых делах, за которые беретесь.

    «В  идеале планирование продаж – это  регулярная управленческая система, позволяющая  прогнозировать финансово-хозяйственную  деятельность компании и являющаяся отдельным элементом системы  продаж. В таком случае, она должна состоять из элементов, входящих в классический цикл управления».