Перед передачей в архив
дела должны быть дооформлены и описаны
в специальных учетных формах
(сдаточных описях )в соответствии с требованиями
Федеральной архивной службы. Дела временного
срока хранения (до 10 лет), как правило,
в ведомственный архив принимаются только
по разрешению руководителя организации.
Но даже в этом случае с ними не проводится
такая обработка, которую осуществляют
с делами постоянного и временного срока
хранения: они могут храниться в тех папках,
в которых осуществлялось формирование;
документы в деле не пересистематизируются;
листы не нумеруются; лист-заверитель
не составляется.
Дела постоянного и
временного(свыше 10 лет) хранения, а также
конфиденциальные и по личному составу
подлежат полному оформлению, которое
предусматривает следующие этапы.
- Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке(по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления( во избежание ржавчины).
- Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложением нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.
- Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
- Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела ( наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстрацией). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
- Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включённых в дело, заголовок дела( тома,числа), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
- Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных хранения. Типы ,разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся
в закрытых твердых папках с тремя
клапанами с завязками или картонных футлярах
(коробках). Как правило, вариант упаковки
документов, поступающих на хранение,
определяется тем носителем, на котором
они созданы. Для документов, оформляемых
на бумаге стандартных форматов ( так оформляются
в большинстве случаев документы постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения), -
это твердая картонная обложка или особая
папка.
Соблюдение установленных
правил обработки дел имеет целью:
- Обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
- Подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.