Порядок передачи дел на хранение в архив организации

 

Содержание

Введение       3

Глава 1. Подготовка дел для  передачи в архив   5

1. Подготовка дел для последующего хранения
2. Экспертиза ценности документов
3. Сдача дел в архив

Глава 2. Оформление дел для  передачи в архив   11

1. Оформление дела
2. Оформление обложки дел
3. Составление и оформление архивных описей

Заключение      20

Список литературы      21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой  письменности.  
С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов. 16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится  к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию  « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе  архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г., « О реорганизации  и централизации архивного дела в РСФСР».  
В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов. 

Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и  затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных  учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые  в своей работе руководствуются  « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных  архивов», а также Типовыми перечнями  документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для  предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д. Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими судами .

Цель: изучить порядок передачи дел на хранение в архив организации

 

Задачи:

-  рассмотреть порядок  передачи дел в архив организации

- изучить оформление дел  для передачи дел в архив

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и  список использованной литературы.

 

 

 

 

Глава 1. Подготовка дел для передачи в архив

 

1. Подготовка дел для последующего хранения

 

Завершающий этап работы с  документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной  работе еще год после окончания  текущего года. В этот период к ним  часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1995 г. должны быть обработаны в 1997 г.

Дела для хранения готовятся  в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

Подготовка документов к  длительному хранению включает в  себя:

• Экспертизу ценности документов;
• Оформление дел;
• Оформление обложки дел;
• Составление описей;
• Сдача дел в архив организации.

 

1.2. Экспертиза ценности документов

 

Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

- в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства  и правовых актов Российской  Федерации по архивному делу  и документационному обеспечению  управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических  документов Федеральной архивного  агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно сЦентральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях осуществляется:

- отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  для передачи в архив организации;

- отбор дел с временными  сроками хранения, подлежащих хранению  в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки  хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются  качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения  сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра  дел. При этом не допускается отбор  документов для хранения и уничтожения  только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК”  подвергаются полистному просмотру  с целью определения и выделения  из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или  по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Подготовка электронных  документов к передаче в архив  организации состоит из следующих  этапов:

- проверка физического  состояния машинных носителей,  предназначенных для передачи  в архив;

- запись электронных документов  на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание электронных  документов;

- проставление архивных  шифров на единицах хранения (на  футлярах) в соответствии с архивной  описью (описями) электронных документов  постоянного хранения и по  личному составу;

- подготовка комплекта  сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения  их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

- название документа,

- дата его создания,

- характеристика содержания (аннотация),

- электронный формат,

- физическая и логическая  структура (для баз данных, сайтов  и т.п.),

- объем документа (для  баз данных также – количество  записей). 

По результатам экспертизы ценности документов в организации  составляются сотрудниками архива организации  сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной  экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

 

1.3. Сдача дел в архив

 

Сдача дел из структурных  подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному  архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии  работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах  описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После  приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в  архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел. Так как  во многих учреждениях архивы не имеют  достаточных площадей, "Основные правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока  хранения в установленном порядке  передаются из ведомственных в государственные архивы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Оформление дел для передачи в архив

 

2.1. Оформление дела

 

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками службы документационного  обеспечения управления (ДОУ) организации  или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при  методической помощи и под контролем  архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет  дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых  случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела (уточнение названия организации,  регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). 

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

- не проводить систематизацию  документов в деле,

- не нумеровать листы  дела,

- не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.¹⁵