Отчет по учебной практике в ГОУ «Государственный архив Воронежской области»

Правила и порядок работы с документами общего делопроизводства в ОГУ «ГАВО» обязательны для всех работников госархива. Они устанавливаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Государственном архиве Воронежской области. Инструкция разработана в соответствии с требованиями положений Государственной системы документационного обеспечения управления ГСДОУ, М, 1991; ГОСТа Р 6.30.97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системы организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Общие правила подготовки и оформления документов:

1. Документ принимается к делопроизводству при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, виды, печать.
2. В облгосархиве составляются и оформляются следующие' организационно-распорядительные документы: положение о госархиве и его структурных подразделениях, должностные инструкции, протоколы, приказы, планы, отчеты и т.д. в соответствии с «Табелем унифицированных форм документов, применяемых в Государственном архиве Воронежской области».
3. Документ должен оформляться на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильных порядок их изготовления.

4. Оформление соответствующих реквизитов документов.

 

Во время прохождения практики мы ознакомились с «Положением об отделе информации, публикации и научного использования документов ОГУ «Государственный архив Воронежской области». В своей деятельности отдел руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ, рениями коллегии и указаниями Федерального Архивного Агентства, Уставом ОГУ и настоящим положением. Положение состоит из пяти разделов, которое включает в себя:

•  Общие положения;
• Основные задачи:

1. Комплектование документов (сбор)

2. Учет и обеспечение сохранности документа
3. Создание научно-справочного аппарата (НСА)
4. Использование хранящихся в архиве документов
• Функции:
1. Ведет списки организаций- источников комплектования
2. Принимает дела от организаций- источников комплектования
3. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых документов
4. Проводит ЭЦ при передаче документов на постоянное хранение
5. Создает научно-справочный аппарат
6. Составляет номенклатуру дел
7. Участвовать в разработке методических и нормативных делах по                                               работе ДОУ
8. Осуществляет проверку правильности формирования дел  в организациях и источниках комплектования
9. Организуют исполнение документов по запросам организаций  и частных лиц а также в научных целях.
• Права;
• Организация работы отдела.

Так же мы ознакомились с  должностной инструкцией ОГУ «Государственный архив Воронежской области», в которой отражены общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, профессиональная этика архивиста и требования к квалификации.

В соответствии с должностной  инструкцией специалист 1 категории  отдела информации, публикации и научного использования документов в своей деятельности руководствуется:

• Зконодательными и иными правовыми актами РФ и Воронежской области;
• Приказами, решениями коллегии, указаниями Федерального Архивного агентства, министерства культуры РФ и архивного отдела Воронежской области;
• Устава архива;
• Положением об отделе информации, публикации и научного использования документов;
• Приказами(распоряжениями) руководителя архива и его заместителя.
• Должностной инструкцией
 

• 4 Выявление систем документации функционирующих в организации

Любой документ является элементами (составной частью) более крупной системы. Вся совокупность документов представляет собой многоуровневую документную систему, состоящую из множества подсистем. По ГОСТу Р 51.141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Рассмотрим основные системы документации Учреждения:

• Организационно-правовые документы

Они являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

• Распорядительные документы

Это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания.

• Информационно-справочные документы

Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

• Система плановой документации

Она фиксирует результаты планирования деятельности организации. Основные виды планов: план, программа, график и т.д.

• Система отчетной документации

Она состоит из документов, содержащих сведения о результате деятельности учреждения, сотрудника, работника за определенный период времени. Вид документа отчет.

• Табель унифицированных форм документов

Это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Рассмотрим табель унифицированных форм документов ОГУ «ГАВО»

Таблица 1 - Табель унифицированных форм документов, применяемых в ОГУ «Государственный архив Воронежской области».

Номер П/П	Наименование формы  документов	Периодичность издания			Подразделение ответственное  за подготовку	Примечание
1.	Положение о Госархиве		По мере надобности		Руководитель
2.	Положение о структурном  подразделении госархива		-II-
3.	Протоколы заседаний  дирекций комиссии		По мере надобности		Секретарь комиссии
4.	Протоколы заседания  научного совета		-II-		-II-
5.	Приказ о приеме на работу		По мере надобности		Руководитель
6.	Приказ по основной деятельности		-II-		-II-
7.	Приказ об увольнении		-II-		-II-
8.	Приказ о переводе на другую работу		-II-		-II-
9.	Штатное расписание		-II-		-II-
10.	График отпусков		Ежегодно		Руководитель, начальник  отдела
11.	Заявление о приеме на работу		По мере надобности		Заявитель
12.	Заявление об освобождении от работы		-II-		-II-
13.	Письмо		-II-		Руководитель,
				исполнитель
14.	Архивная справка	-II-		Руководитель, начальник  отдела
15.	Опись дел постоянного хранения	-II-		Начальник отдела ИСА
16.	Опись дел по личному  составу	-II-		-II-
17.	Акт о выделении к  уничтожению документов, не подлежащих хранению	-II-		-II-
18.	Список организационных источников комплектования	-II-		Начальник отдела ведомственны х архивов
19.	Номенклатура дел	-II-		Главный специалист
20.	Журнал регистрации  входящих и исходящих документов	-II-		Секретарь
21.	Журнал регистрации  приказов	-II-		Секретарь

 

После внимательного  изучения «Табеля унифицированных документов, применяемых в ОГУ «ГАВО», можно отметить, что Табель это реальный способ упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность  и качество решения вопросов, а  также деятельность организации  в целом, в значительной мере зависят  от организации использования и  хранения документов, в том числе  и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел используются основные положения  ГСДОУ, «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения документов» - М.- 1989, штатное расписанное облгосархива, указания и методические рекомендации Росархива.

Номенклатура дел вводится в действие ежегодно с начала делопроизводственного  года. В номенклатуру дел включаются все дела и документы, отражающие документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности архива.

Индекс дела	Заголовки дел(тома, части)	Количество дел	Срок хранения дела(тома) и № статей о перечню	Примечание
Наименование структурного подразделения

 

 

5 Изучение Особенности  оформления отдельных видов управленческих  документов, использование унифицированных  форм, трафаретных текстов