Отчет по учебной практике в ГОУ «Государственный архив Воронежской области»

1.3.13 По согласованию с архивным отделом Воронежской области утверждает планы работы, представляет отчеты о своей деятельности.

14. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта.
15. Своевременно и внимательно рассматривает предложения, заявления, жалобы юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры. Ведет прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции.
16. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну. В установленном порядке ведет работу по рассекречиванию архивных документов.
17. Осуществляет другие функции по комплектованию, хранению и использованию архивных документов, делегированные ему архивным отделом Воронежской области в пределах предоставленных Учреждению полномочий.

Учреждение может осуществлять приносящую доходы деятельность постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано, а именно: выполнять платные работы и услуги для юридических и физических лиц по организации  делопроизводства, описанию архивных документов, временному хранению  документов и микроформ, обеспечению физико-химической сохранности документов на различных носителях, экспертизе ценности, копированию, изготовлению микроформ архивных документов, подготовке, изданию, экспонированию, реставрации и консервации архивных  документов,  созданию  справочно-поисковых средств к архивным  документам, брошюровке,  переплету документов  и печатных  изданий,  фотоработам,  кино-  и телесъемкам документов,  публикационной,  информационной  и  редакционно-издательской деятельности, выставочной и экскурсионной деятельности, разработке и внедрению автоматизированных архивных технологий, научно-технической обработке архивных документов, информационным услугам, работе по использованию архивных документов, картонажным работам, проведению международных научных, культурных, организационных мероприятий (съезды, конференции, симпозиумы, фестивали), изданию и распространению печатной продукции, содержащей результаты научной деятельности учреждения, а также научно-методической литературы, выполнению научно-исследовательских работ.

Доходы, полученные от указанной  деятельности, поступают в областной бюджет.

 

Структура ОГУ "Государственный архив Воронежской  области"

 

 

1рУчреждениеолвозглавляетитРуководитель.

Руководитель в силу своей компетенции:

– осуществляет оперативное руководство деятельностью Учреждения;

– без доверенности действует  от имени Учреждения, представляет его во всех организациях, в судах, как на территории России, так и за ее пределами;

– в пределах, установленных  трудовым договором и настоящим  Уставом Учреждения, заключает сделки, договоры (контракты), соответствующие  целям деятельности Учреждения, выдает доверенности, открывает лицевые счета;

– утверждает структуру  и штатное расписание Учреждения, в соответствии с действующей  системой оплаты труда и в пределах выделенного Учреждению фонда оплаты труда устанавливает должностные  оклады работникам Учреждения, надбавки к их должностным окладам, определяет порядок и размеры премирования и материальной помощи указанным работникам;

– утверждает планы работы Учреждения и контролирует их выполнение;

– утверждает положения  о действующих на постоянной и временной основе структурных подразделениях и службах Учреждения, совещательных и научно-методических органах, а также их состав;

– в соответствии с  Трудовым кодексом Российской Федерации  принимает на работу по трудовому  договору  (контракту), переводит и увольняет работников Учреждения, определяет круг их обязанностей и  полномочий,  утверждает должностные  инструкции, применяет меры  поощрения  и  налагает дисциплинарные  взыскания.  В  установленном порядке  представляет  особо отличившихся работников к  государственным  наградам  и присвоению почетных званий;

– в установленном  порядке решает вопросы выдачи архивных документов организациям во временное  пользование, а также выдачи из архивохранилищ подлинников особо ценных и уникальных документов и печатных изданий, в т.ч. для экспонирования, устанавливает распорядок работы читального зала Учреждения и условия обслуживания пользователей, нормы выдачи архивных  документов  и печатных изданий  в читальный зал, условия копирования документов и печатных изданий;

– обеспечивает  соблюдение  в  Учреждении  государственной,  финансовой,  договорной и трудовой дисциплины; утверждает правила внутреннего  трудового распорядка;

- издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, обязательные для выполнения всеми работниками Учреждения; принимает иные необходимые меры для обеспечения деятельности Учреждения;

– выполняет иные функции, вытекающие из настоящего Устава."

 

2 Отдел комплектования и экспертизы ценности документов ОГУ "ГАВО"

Отдел комплектования и  экспертизы ценности документов Государственного архива Воронежской области был создан в апреле 1964 года.

Основными задачами отдела являются:

• Проведение на договорной основе упорядочения документов учреждений, организаций и предприятий.
• Повышение качества подготовки документов для передачи их на государственное хранение.
• Внедрение трудового отечественного и зарубежного опыта по вопросам комплектования архива, внедрение его в практику работы.

 

3 Отдел обеспечения сохранности документов ОГУ "ГАВО"

Отдел обеспечения сохранности документов ОГУ "Государственный архив Воронежской области" является самым большим структурным подразделением госархива. Основная задача, стоящая перед ним, провозглашена в названии отдела.

В отделе работают 13 специалистов: начальник отдела, 4 заведующих архивохранилищами, 2 главных архивиста, 4 ведущих архивиста и 2 архивиста I категории.

На хранении в госархиве  находится около 1 миллиона дел на бумажной основе за 1611-2007 гг., а также  кинодокументы, фонодокументы, фотодокументы  и видеодокументы.

Часть документов на бумажной основе имеет страховой фонд в  виде микрофотокопий, исполненных на рулонной негативной пленке, включающих в себя, в общей сложности, почти 5 миллионов кадров.

Документы располагаются  в 9-ти архивохранилищах и 3-х зданиях, территориально разобщенных между собой.

Большинство документов сконцентрировано в хранилищах основного  здания (ул. Плехановская, 7), четыре из которых занимают документы на бумажной основе, остальные 3 – на других носителях.

Документы на бумажной основе объединены в в более чем 3000 фондов (по наименованию организаций, учреждений, управлений, предприятий, органов власти и т.п.) и фрагментарно охватывают почти четырехсотлетний период становления и развития Воронежского края.

В свою очередь фонды  разделены на исторические периоды с маркировками: И - исторический (до революции 1917 г.) и Р - революционный (советский и постсовесткий).

Хранилища оборудованы  двусторонними металлическими стеллажами.

Общая площадь стеллажных полок, на которых находятся документы на бумажной основе, во всех трех зданиях госархива составляет 16208 кв. метров.

Стеллажи и полки  пронумерованы. Для поиска документов имеются пофондовые и постеллажные топографические указатели.

Дела в хранилищах содержатся в связках, незначительная часть - в коробках.

Порядок расположения фондов в архиве определяется схемой их размещения по историческим периодам и отраслевому  признаку.

Сохранность документов в хранилищах обеспечивают семь сотрудников, из которых 4 - заведующие хранилищами, 3 архивиста - главный, ведущий и архивист I категории.

Документы распределены между заведующими архивохралищами  и архивистами в соответствии с их количеством и интенсивностью использования.

Ежегодно хранилища  пополняются вновь принятыми  от организаций и частных лиц  документами документами. Это составляет от 5 до 7 тысяч дел. Кроме того архивохранилища пополняются фотодокументами, фонодокументами и видеодокументами.

Важнейшим направлением в деятельности отдела по обеспечению  сохранности документов является проведение реставрационных работ.

Реставрационная лаборатория  входит в структуру отдела обеспечения  сохранности документов и включает в себя 5 специалистов: главный архивист, 3 ведущих архивистов и архивист I категории.

Работа отдела обеспечения  сохранности документов осуществляется в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями госархива.

Стабильный кадровый состав отдела, высокая квалификация его сотрудников позволяет чётко  организовать работу с документами  на всех её этапах, справиться с возложенными на отдел задачами.

 

4 Отдел ведомственных архивов ОГУ "ГАВО"

Штатная численность  отдела - 6 человек.

Отдел курирует работу ведомственных  архивов 265 организаций, комплектующих  Госархив документами общего делопроизводства и архивов 34 организаций, хранящих научно-техническую документацию.

Основными задачами отдела являются:

• организация и проведение работы по комплектованию архива документами общего делопроизводства, научно-технической документацией, видеодокументами, фотодокументами, аудиодокументами и документами личного происхождения;
• организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов организаций г. Воронежа и области;
• разработка, уточнение и ведение списков учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования госархива;
• разработка и внедрение Положения о ведомственном архиве, Положений об экспертной комиссии, номенклатур дел, Инструкций по делопроизводству;
• оказание методической и практической помощи в составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу для рассмотрения их на заседании экспертно-проверочной комиссии архивного отдела Воронежской области;
• заключение соглашений о сотрудничестве с организациями-источниками комплектования казенного учреждения Воронежской области "Государственный архив Воронежской области";
• организация приёма-передачи документов постоянного хранения в ОГУ "ГАВО" от предприятий и учреждений г. Воронежа;
• проведение совещаний, семинаров, занятий по ведению делопроизводства и организации работы архивов учреждений;
• подготовка и участие в выездных заседаниях экспертно-проверочной комиссии архивного отдела Воронежской области.

 

5 Отдел информации, публикации и научного использования документов ОГУ "ГАВО"

Основными задачами отдела информации, публикации и научного использования документов являются:

• Разработка основных направлений и анализ работы архива по использованию и публикации документов, подготовка предложений по их совершенствованию.
• Организация и проведение работы по использованию и публикации документов в интересах общества, обеспечению прав и законных интересов граждан.
• Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области использования и публикации документов, внедрение его в практику работы отдела и архива.

 

6 Отдел научно-справочного аппарата ОГУ "ГАВО"

Отдел научно-справочного аппарата Государственного архива Воронежской области был создан в январе 1989 года.

Основными задачами отдела НСА являются:

• Разработка основных направлений и анализ работы архива по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам архива, подготовка предложений по ее совершенствованию.
• Организация и проведение работы по созданию и развитию информационно-поисковых систем.
• Внедрение автоматизированных архивных технологий, создание и ведение баз и банков данных научно-информационного характера.

 

7 Отдел информационных технологий ОГУ "ГАВО"

Отдел информационных технологий госархива Воронежской области  организован в 2007 г. Занимается поддержанием работоспособности компьютерной техники, организацией безопасной работы локальной  сети, информационно-техническим обеспечением интернет-портала государственной архивной службы Воронежской области, созданием электронного фонда пользования документами архива.

 

8 Отдел материально-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий ОГУ "ГАВО"

Основными задачами отдела материально-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания зданий казенного учреждения Воронежской  области "Государственный архив  Воронежской области" являются:

• Обеспечение эксплуатации зданий и сооружений, инженерных систем, лабораторного и другого оборудования;
• Организация материально-технического обеспечения архива.

 

 

 

 

3 Изучение организационных и нормативно-методических документов, устанавливающие правила создания и оформление документов в учреждении