Отчет по практике в Государственной инспекции безопасного дорожного движения отдела Министерства внутренних дел России

Содержание каждой конкретной информации определяется  потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются следующие требования:

• практичность, четкость формулировок, своевременность поступления;
• точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий  характерно применение высокоэффективной  внутриучрежденческой системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой  информации, объединенных в единую внутриорганизационную сеть посредством  системы связи.

Информационная система  состоит из компонентов обработки  информации, внутренних и внешних  каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческая информационная система последовательно реализует  принципы единства производственного  процесса, информации и организации  путем применения технических средств  сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов в математической статистики и моделей прогнозо-аналитических  расчетов.

В производственно-хозяйственных  организациях обеспечивается обобщение  информации «снизу вверх», а также  конкретизация информации «сверху  вниз». Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической  информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности  использования информационных систем достигается путем сквозного  построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить  дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить  объем информационных потков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает:

• распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;
• создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Автоматизированная управленческая информационная система призвана на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях  от запланированных показателей.

Внутриорганизационная система  информации выполняет следующие  функции:

• определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;
• определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
• централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
• определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);
• обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
• разработка программных средств, прикладных программ.

Наиболее эффективной  считается система информации, основанная на одновременном использовании  вычислительной техники и средств  автоматизированной обработки текстовой  информации.

Автоматизированные системы  быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и  облегчения пользования ими.

 К средствам повышения  уровня автоматизации административно-управленческого  труда относятся: осуществление  записей, поиск материалов и  документов, раскладка копий документов  по соответствующим досье.

К новым техническим средствам  автоматизации конторского труда  относятся: копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации  процесса копирования и рассылки документов; электронные пишущие  машинки и композеры для автоматизации  процесса перепечатки документов и  материалов; информационные базы данных для хранения текстов различных  материалов или их индексов, для  сокращения времени на поиск необходимых  материалов или индексов; телекоммуникационная связь, обеспечивающая системное тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений; фотонаборная техника; устройства оптического считывания; комплексная система, объединяющая ЭВМ с микрофильмированием; электронная  почта; диктофонная техника.

Аппарат управления внутриорганизационной  информационной системой включает:

• вычислительный центр для обслуживания организации в целом;
• центральную службу информации;
• информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы:

а) обработки и анализа  информации; б) обработки входящей и выходящей документации; в) хранения и выдачи информационных материалов; г) вычислительной техники.

5. Должностная инструкция.

Должностная инструкция – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает  руководитель подразделения для  своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают  в соответствии с положением о  подразделении. Комплект должностных  инструкций охватывает все функции  подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с  учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное  определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность  за полноту обеспечения организации  должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и  процедуру разработки должностной  инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность  самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная  инструкция содержит информацию, которая  необходима в процессе управления персоналом:

• Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
• Должностная инструкция — основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
• Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
• Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.Стандарт предприятия (СТП).

 

Стандарт, устанавливающий  требования к конкретному ввиду  продукции, процессу (работе), услуге, разработанный  одним физическим или юридическим  лицом и применяемый только данным физическим или юридическим лицом, начиная от даты введения в действие до момента отмены или замены. 

Целью разработки СТП является разработка, актуализация и поддержание  внутренней организационно-методической и нормативной документации для  функционирования организации, соответствующей  требованиям СТ РК ИСО 9001. 

Стандарты предприятия определяют цели и порядок выполнения отдельных  видов деятельности с указанием  ответственности, полномочий и взаимоотношений  персонала, который руководит, выполняет, проверяет и анализирует данный вид деятельности. 

Стандарты предприятия разрабатываются  как на отдельные завершенные  элементы СМК или его части, так  и на последовательность взаимосвязанных  действий, относящихся к нескольким элементам СМК. 

Стандарты предприятия разрабатываются  руководителями структурных подразделений  с привлечением специалистов непосредственно  занимающихся видом деятельности, на который распространяется данный вид  документа. 

Организация (предприятие): Юридическое лицо, в основе которого лежит членство других организаций (предприятий) или физических лиц, имеющих  разработанный устав (положение) и  собственную структуру управления. 

Процедура: Установленный  способ осуществления деятельности или процесса. 

Система менеджмента качества: Совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых  для осуществления общего руководства  и управления организацией применительно  к качеству. 

Процесс: Совокупность взаимосвязанных  и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. 

Процессный подход: Систематическая  идентификация и менеджмент применяемых  организацией процессов, а также  взаимодействия таких процессов. 

Процесс СМК: Процесс, необходимый  для функционирования системы менеджмента  качества. 

Процедура: Установленный  способ осуществления деятельности или процесса. 

Документированный процесс: Разработанный, описанный и задокументированный  процесс. 

Библиография

1. Леваков В.Е. Должностная инструкция как реальный инструмент управления. // Справочник по управлению персоналом. – 2001. -- №0.
2. Магура М.И. Организация процесса отбора кадров. // Управление персоналом. – 1998. --  №12.
3. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии в работе секретаря. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. -- №0.
4. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. – М.:ИНФРА-М,1998.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1994.