Отчет по практике в Государственной инспекции безопасного дорожного движения отдела Министерства внутренних дел России

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

Документированная информация (документ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени

и пространстве. 

Рассмотрим свойства и функции документа.

Документ имеет два  свойства: информативное и эксплуатационное.  
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. 

Основные функции документа:

1. информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..);
2. организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности);
3. коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
4. юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
5. воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
6. учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                               3.2  Классификация документов. 

 

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация  документов служит для повышения  эффективности работы с ними. Распределение  документов по различным группам  позволяет лучше организовать документационную деятельность. 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на два класса:

1. документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие  документы могут составлять работники всех подразделений.
2. документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

1. по способу документирования: 

• рукописные;
• электронные;
• графические;
• кино-, фотодокументы.

2. по сфере использования:

• организационно-распорядительные;
• финансовые;
• научно-технические;
• отчетно-статистические.

3. по содержанию:

• простые;
• сложные.

4. по месту составления:

• внутренние;
• внешние.

5. по степени гласности:

• открытые;
• с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).

6. по происхождению:

• официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
• личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы). 

7. по юридической силе:

• оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
• копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
• отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
• заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
• выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
• дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

8. по форме изложения (степени унификации):

• индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
• трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
• типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
• примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);
• унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

 

9. по срокам исполнения:

• срочные (с указанием срока исполнения);
• несрочные.

10. по срокам хранения :

• временного хранения (до 10 лет);
• долговременного хранения (свыше 10 лет);
• постоянного хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Документооборот организации. Внутриорганизационная система                        информации.

 

 Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

• сбор и обработку документной информации;
• подготовка решения;
• принятие и документирование решения;
• доведение решения до исполнителей;
• исполнение решения;
• контроль исполнения;
• сбор информации об исполнении;
• передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;
• хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как  в традиционном исполнении, так и  в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует  свои функции главным образом  посредством универсальных и  полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях экономики  и государственного управления.

 

 

 

 

 

 

        4.1 Информационные системы в управлении документооборотом.

Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников  и эффективности деятельности организации  в целом состоит в уменьшении времени, которое тратиться непродуктивно  в поисках нужной информации, а  также на работу с устаревшими  или ошибочными данными, невозможность  оперативно проинформировать и получить утверждение или отказ руководителя соответствующего уровня иерархии на выполнение определенного действия в рамках делового процесса. Фактически, чем крупнее организация и  чем больше количество подразделений  она имеет, тем более насущным для нее является проблема обеспечения  эффективных средств коммуникаций.

 

Информационные  системы на уровне подразделений.

Практически любое подразделение  в рамках организации имеет дело с огромным количеством информации. Своевременный и быстрый доступ к ней является критическим для  повышения продуктивности работы сотрудников. Информационные системы создает  для подразделений централизованное хранилище информации, обеспечивающее унифицированный доступ к ним  всех сотрудников, дает средства для  создания систем календарного планирования и автоматизации вертикальных деловых  процессов на уровне отдела.

Например, канцелярия может  использовать базы данных для регистрации  входящей и исходящей корреспонденции, контроля исполнения документов, ведения  электронных архивов. Отдел кадров сможет использовать их для ведения  электронной картотеки сотрудников, автоматизации процедур подбора  кадров и приема на работу, оповещения сотрудников о внутрикорпоративных  правилах и процедурах.

Инженерный и технический  персонал сможет использовать данные в качестве средства  для создания баз знаний, систем хранения корпоративных  стандартов. Подразделения, работающие с клиентами и партнерами, могут  использовать для информационного  обеспечения и контроля процесса продаж и оказания услуг, отслеживание контактов, обработки запросов на продажу  продукции или оказание услуг.

Информационные  системы на корпоративном уровне.

Существующая традиционная система обмена информацией и  документами между подразделениями  организации не обеспечивает достаточной  степени надежности и оперативности. Обмен деловой информацией между  такими подразделениями, как канцелярия, секретариаты руководителей, отделы сбыта, транспортные и другие производственные отделы, бухгалтерия и дт., является узким местом деловых процессов. Ситуация усугубляется в случае территориальной разбросанности подразделений.

Корпоративная информационная система будет способна разрушить  барьеры, существующие между подразделениями  в силу их функциональной специализации  или территориальной разбросанности.

Корпоративная электронная  почта и распределенные общекорпоративные  базы данных коллективного доступа, с помощью которых служащие могут  получить доступ к нужным документам, а также создавать новые, обеспечит  возможности свободного обмена информацией  между сотрудниками, независимо от их должности, местоположения и служебной  принадлежности. Такая среда позволит создавать мобильные неформальные группы сотрудников из разных подразделений, объединенных определенным деловым  процессом.

Например, в процессе заключения контракта на поставку какой-либо продукции  может потребоваться совместная работа сотрудников юридического отдела, отдела планирования, бухгалтерии, отделов  сбыта и поставок и т.д. и при  этом важно обеспечить оперативность  обмена документами и информацией  между сотрудниками этих разных отделов, вовлеченных в единый процесс.

Таким образом, на уровне организации  в целом с помощью информационных систем возможно решать весь спектр задач  автоматизации – обеспечение  обмена информацией, корпоративные  хранилища документов и знаний, автоматизация  горизонтальных деловых процессов.

Информационные системы  на уровне расширенной организации: связь с деловыми партнерами, клиентами  и поставщиками.

Обеспечение взаимодействия и обмена информацией со внешними организациями, как правило, является настолько же важным для успешного  ведения дела, как и внутрикорпоративный  средства коммуникаций.

Например, использование  подобной технологии может обеспечить деловых партнеров оперативной  информацией о продукции и  услугах, ценах и т.д. Согласование какого-либо заказа, занимающее неделе, в действительности требует всего  несколько часов на принятие реального  решения.

4.2 Внутриорганизационная  система информации.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении  и деятельности организации (учреждения) на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимосвязанными подразделениями  организации осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических  средств связи.

Передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации (учреждения). При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности  и достоверности сведений. Информация служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.