Особенности составления и технологии работы с документами в XVIII веке

Непосредственный контроль за исполнением документов должен был  осуществляться следующим образом. Прокурор коллегии наблюдал за порядком, законностью решения дел, за деятельностью канцелярии, за исполнением указов местными учреждениями. Он вел книгу, в которой записывалось, когда какой указ составлен, что по указу исполнено и в какое время.

За исполнением решений, принятых коллегий, наблюдал нотариус, который вел «роспись», «какие дела в прошлой неделе не вершены», т.е. в нее вносились все документы, прежде всего указы Сената и царя, намеченные к слушанию. Эта роспись во время заседаний находилась на столе перед президентом, поэтому называлась настольным реестром. В канцелярии велись реестры по «исполненным и вершенным, но не исполненным» документам.

Устанавливались сроки  исполнения отдельных групп документов. На решение государственных дел  отводилась одна неделя, на справки  по ним в губерниях устанавливался «поверстный» срок: по два дня на 100 верст в один конец. Частные дела по жалобам должны были решаться не более чем в течение шести месяцев.

В настоящем реестре  местных учреждений предписывалось указывать, когда какой документ поступил, когда должен рассматриваться на заседании, какое принято решение, что указы по этому поводу разосланы и исполнены. Однако, несмотря на угрозу смертной казни за просрочку решения вопроса, документы исполнялись медленно, а многие просто не исполнялись.

Систематизация документов и формирование их в дела в XVIII в. были более четкими, чем в период XVI – XVII вв. В отдельные дела группировались указы царя и Сената, журналы и протоколы. В основе объединения этих документов лежали номинальный, авторский и хронологический признаки. Основная масса первичных комплексов коллегий и местных учреждений формировалась по предметно-вопросному признаку. Так как структурные подразделения коллегий и местные учреждения ведали определенными территориями, то нередко в основе объединения документов лежали корреспондентский и географический признаки. В Военной коллегии дела формировались отдельно на каждый полк, например: «Ярославского пехотного полку списки и сказки».

В XVIII в. утверждается термин для обозначения хранилищ документов – «архив». В Генеральный регламент 1720 г. Была включена специальная глава «О архивах», в которой говорилось, что «книги, документы и дела» хранятся в канцеляриях три года. Это – так называемые текущие архивы. По истечении трех лет документы. Кроме тех, которые оставались в канцеляриях «для справки» («особлевые уставы, регламенты» и книги), должны были сдаваться в архив коллегии «с распискою архивариусу».

Кроме того, предполагалось создавать и государственные  архивы. Ими должны были стать архивы при Коллегии иностранных дел, для хранения документов, не касающихся «приходу и расходу», и при Ревизион-коллегий для документов по учету доходов и расходов.

Однако государственные  архивы при этих коллегиях не были созданы. Указом 1724 г. был образован  архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа. Сформировался архив вотчинной коллегии. Создавались архивы Сената и Синода. В связи с проходившим в 60-х годах XVIII в. Генеральным межеванием в 1768 г. При Московской межевой канцелярии был учрежден специальный архив – «межевая архива».

В «Общем наказе губернаторам, воеводам и их товарищам» 1728 г. было указано учредить особые провинциальные (губернские) архивы. Согласно «Учреждениям для управления губерний» в местных  учреждениях создавались два  архива: текущий для документов, использовавшихся в справочной работе, и окончательный, куда сдавались по описи, исполненные и законченные производством дела.

Организации хранения документов придавалось значение и в вотчинных  хозяйствах. В наказе А.М. Черкасского  была специальная глава «О расписке новому приемщику с прежним», в которой устанавливалась процедура приема-сдачи дел при смене приказчиков.        

 В архиве дела  описывались, к описям составлялись  алфавиты личных имен. В коллегиях  архивом ведал актуариус. Он должен был все исполненные документы «прилежно собирать» и описывать их в особом реестре, по которому отмечались выдача во временное пользование и возвращение документов.

Заключение

Таким образом, в результате проделанной работы можно сделать  следующие выводы:

1. В XVIII в. была создана новая система органов управления с единообразной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархия учреждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанностей руководствовались определенными документами: уставами, регламентами, инструкциями. Для чиновников всех рангов был создан единый текст присяги, зафиксированный в Генеральном регламенте.

1. Важным признаком  официального документа в его развитии всегда являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

2. В документах периода XVII-XVIII вв, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. Дата и место составления документа, указывалось в заключительной части.

3. Делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собой законченный технологический цикл создания и обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная область более четко оформлялась деятельность архивов.

Список использованных источников и литературы:

источники

1. Генеральный регламент  1720 г./ Российское законодательство X – XXвв. М., 1988. Т. 6

Литература

1. Балакина Т.И. История  русской культуры [Текст] / Т.И. Балакина  – М.: Издательский центр «Аз», 1995. – С.263

2. Глотова С.А Роль журналов и протоколов в процессе реализации коллегиальной распорядительной деятельности в XVIII веке. / Делопроизводство. №3. 2011. - С.104-108

3. Организация работы с документами. Учебник / под ред. Кудрявцев В.А и др. - М.: ИНФРА-М, 1999. – С. 575

4. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство : Учебное пособие. – Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.; ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005. – С. 30

5. Пшенко А.В Документационное обеспечение управления [Тект] / А.В.Пшенко – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – С.176

6. Разинков С.Л. Формуляр документа в России в XVI-XIX вв.Учебно-методическое пособие / к. и. н. С.Л. Разинков; отв.ред.к. и. н. А.В. Сушков; Мин-во образования и науки Российской Федерации, Федеральное агенство по образованию, НТГСПА. – Екатеринбург: Банк культурной информации, 2008. – С.58