Основні функції служби діловодства

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі Указу Президента України, статуту або положення про установу (організацію), Примірною інструкцією з діловодства і затверджується керівником установи  (організації).

Основне завдання діловодної служби – встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі (організації) на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої роботи з документами і скорочення кількості документів.

Виходячи з основного завдання діловодна служба здійснює таку роботу.

Вона розробляє інструкції з діловодства і номенклатури справ в установі (організації).

За  дорученням керівництва діловодна служба організовує підготовку проектів документів, забезпечує їх оформлення і випуск.

Діловодна служба колегіальних організовує і забезпечує документальне і організаційно-технічне обслуговування роботи органів, проведення нарад  при керівникові установи (організації).

Діловодна служба організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів.

Важливою функцією зазначеної служби є уніфікація системи документування і документів з урахуванням можливостей їх машинної обробки, вжиття заходів до скорочення кількості форм і видів документів.

Діловодна служба здійснює контроль за підготовкою і оформленням документів, їх своєчасним виконанням в установі (організації), вживає заходів щодо скорочення строків виконання документів, аналізує й узагальнює дані про хід і результати цієї роботи

Важливе місце в роботі служби посідає приймання, реєстрація, облік, забезпечення зберігання, оперативного пошуку та інформування про документ, доставка документів. Діловодна служба забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності і якості обробки і використання документів, які створюються в діяльності установи (організації) та інших організації, що входять до системи її управління, для передання їх на державне збереження. Вона вдосконалює форми і методи роботи з документами у вищезазначеній сфері з урахуванням використання організаційної техніки і комп’ютерних технологій.

Діловодна служба здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи (організації), організовує навчання, підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства. Вона впроваджує в цю роботу державні стандарти, уніфіковані системи документування, інші нормативи в установі (організації), а також в організаціях, що належать до сфери її управління.

Служба засвідчує печаткою документи у випадках, передбачених, інструкцією з діловодства в установі (організації).

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи (організації). Він повинен мати вищу (або середню спеціальну, базову вищу) освіту і стаж роботи в діловодній службі не менше 3-х років.

За характером діяльності він взаємодіє з усіма підрозділами, службами установи (організації) та їхніми керівниками, з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

Керівник діловодної служби:

•    організовує, спрямовує й координує роботу персоналу служби;

•    контролює додержання встановлених правил роботи з документами в установі та в  організаціях, що входять до сфери її управління; 

•     доповідає керівникові про стан роботи з документами;

•     вносить на розгляд керівництва подання про прийняття, переведення і звільнення працівників діловодної служби, їх заохочення і накладення на них стягнень;

•     вживає заходів щодо скорочення зайвої документальної інформації в установі (організації), а також в організаціях сфери їх управління, здійснює контроль у цій справі;

•     підписує й візує документи у межах своєї компетенції;

•     бере участь у засіданнях колегії, а також у нарадах які проводяться керівником установи (організації).

Керівник діловодної служби має право залучати спеціалістів організації до підготовки документів за дорученням керівництва, запрошувати відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами, повертати проекти документів виконавцям і вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність  за забезпечення  додержання установленого порядку роботи з документами в установі (організації); виконання плану роботи і додержання необхідних умов праці персоналу діловодної служби;   забезпечення трудової та виконавчої дисципліни в її колективі.

 

 

 

 

 

 

 

4. Функції структурних підрозділів служби діловодства

 

Безпосереднє виконання  завдань і функцій служби діловодства  покладено на її працівників.

Діяльність працівників  служби діловодства регламентують посадові інструкції, які розробляє керівник служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-2005», затвердженого Наказом Держспоживстандарту України від 26.12.2005 № 357, що вийшов на заміну ДК 033-95, та затверджує керівник установи.

У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і цієї установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.

У службах діловодства  залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.

Керівник служби діловодства  може обіймати одну з таких посад:

- начальник управління (відділу);

- керуючий справами;

- завідувач канцелярії.

Спеціалісти служби діловодства  поділяються на категорії:

- керівник групи;

- головний спеціаліст;

- провідний спеціаліст;

- спеціаліст.

До технічних працівників  належать: секретарі, діловоди, друкарки, стенографісти, архівісти, кур'єри.

Назва посади повинна  відповідати функціям, покладеним на працівника.

Молодший спеціаліст відповідно до освітньо-професійної  програми після завершення навчання має бути підготовлений до професійної  діяльності із забезпечення документаційного та інформаційного обслуговування апарату управління та організації діловодства. Він може працювати у службі діловодства підприємства, установи чи організації будь-якої форми власності на посаді.

Секретаріат - структурний  підрозділ, що створюється, як правило, для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі. Секретаріатом у деяких організаціях називають всю службу діловодства. Секретаріат виконує такі типові функції:

• попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;
• підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;
• організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник. Зазвичай в секретаріатах ​​зосереджено і документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання, ведення та оформлення протоколів, підготовка проектів рішень і контроль за виконанням прийнятих рішень);
• бездокументарній обслуговування керівників (організаційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної і т.п.).

Протокольна група створюється  в органах місцевого самоврядування у складі установ, що мають у своїй  структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує наступні функції:

• підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск) керівництва органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
• аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів, підготовка висновків щодо них;
• організація та проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;
• прийом, реєстрація, організація зберігання та довідково-інформаційної роботи, розсилка прийнятих документів і їх доведення до керованих об'єктів.

Відділ раціоналізації діловодства може носити назви: центр  вдосконалення документації (ДОП), бюро (центр, сектор) НОТ або ноут, методичний сектор тощо Його функції:

• розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;
• розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, альбому уніфікованих форм, пам'яток та ін);
• розробка збірників типових (трафаретних) текстів;
• розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання тощо);
• організація і проведення заходів щодо вдосконалення кваліфікації працівників служби діловодства і фахівців апарату управління.

Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку  надходять поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції. Експедиція виконує:

• прийом документів, що надходять, їх сортування і розподіл по структурних підрозділах;
• доставку документів до структурних підрозділів;
• обробку, упаковку та відправлення відправляються документів;
• кількісний облік вступників і відправляються документів.

Підрозділ з обліку та реєстрації документів виконує:

• реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
• формування та ведення довідково-інформаційного масиву;
• контроль за оформленням та складанням вихідних і внутрішніх документів (щодо візування, погодження, відповідності прийнятих

правил, юридичної сили документів і т.д.).

Група контролю (може називатися бюро, відділ, інспекція) виконує:

• контроль за термінами виконання документів;
• контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника;
• аналіз виконавської дисципліни;
• інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.

Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення і т.п.) веде:

• прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян;
• підготовку звернень до розгляду керівництвом;
• контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах установи або сторонніх організаціях;
• повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;
• формування і зберігання справ з документами за зверненнями;
• аналіз та узагальнення результатів розгляду документів в організації й причин звернення;
• організацію прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.

Машинописне бюро (Центр  підготовки документів) виконує:

• передрук документів з чернеток;
• считку і правку текстів документів;
• облік виконуваної роботи.
• Копіювально-розмножувальне бюро виконує:
• копіювання текстів;
• тиражування текстів документів;
• підготовку рекламної продукції, буклетів, брошур і т.п.

Архів здійснює:

• прийом від структурних підрозділів оброблених та підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги;
• облік, систематизацію, зберігання та організацію використання документів;
• контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах;
• підготовку справ до передачі на державне зберігання.

Таким чином, служба діловодства  бере на себе весь комплекс робіт з  інформаційно-документаційного обслуговування управлінської діяльності.  
Нормативними документами за службою діловодства закріплені традиційні технологічні функції.