Основні функції служби діловодства

 На думку фахівців-документознавців  і практичних працівників, в  даний час відбувається трансформація  служби діловодства в службу  управління документацією. У ході  цього процесу до перерахованих  функцій додаються нові, раніше не властиві діловодній службі - впровадження автоматизованих технологій, контроль за їх експлуатацією, оцінка якості документаційного забезпечення, планування інформаційних потреб, нормування праці, управління кадрами самої діловодної служби (включаючи підбір, розстановку, навчання, консультування, підвищення кваліфікації).

Функція «вдосконалення застосовуваних форм і методів, використання засобів обчислювальної та організаційної техніки» поступово замінюється  на більш чітке формулювання «створення та експлуатація комплексної системи обробки документів з використанням електронної обробки текстів, електронної пошти, електронних баз даних, інтелектуальної телефонного зв'язку, копіювання документів». У типових структурах діловодних служб на сьогоднішній день не передбачені спеціалізовані, призначені для виконання нових функцій, структурні підрозділи (зокрема, пов'язані з експлуатацією технічних засобів). Можна припустити, що в майбутньому вони будуть створюватися, що змінить організаційні структури служби діловодства і зажадає іншої кваліфікації її співробітників.

 Таке розширення  функцій буде адекватно загальної  мети служб управління документами  (такі служби замінили традиційні  діловодні у світовій практиці). Але на сьогоднішній день в нашій країні не тільки нормативно не закріплені подання про нові завдання служби діловодства (відмінних від діловодних завдань), про роль діловодства в апараті управління, але і не сформульовані.

 

 

 

 

Висновок

 

Отже, Загальне керівництво  організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівникові.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації та автоматизації документальних процесів тощо.

 

Список використаних джерел

 

1. Діденко,  А.Н.   Сучасне діловодство [Текст]: навч. посібник / А.Н. Діденко. – К.: Либідь, 2006. – 256с.
2. Кудряева,  В.А.   Организация работы с документами [Текст]: учебник для вузов / В.А. Кудряева. – М.: Высшее образование, 2002. – 592с.
3. Блощинська В. Сучасне діловодство [Текст]: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". – К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 319 с.    
4. Электронный каталог Інфо-Воркс реферати, курсові та дипломні роботи 

[Электронный ресурс]: база данных содержит реферат функціональні обов’язки працівників служб діловодства.          

         Режим_доступа:                                                                                        http://www.info-works.com.ua/referats/dokznavstvo_dilovodstvo/4083.html                                                                    – Загл. с экрана.

          

5. Электронный каталог українських рефератів для кожного учня

[Электронный ресурс]: база данных содержит реферат організація служби діловодства.

           Режим доступа:                                                           

 http://ua-referat.com/організація_служби_діловодства 

 – Загол. с экрана.

 

6. Электронный каталог Радник український юридичний портал

[Электронный ресурс]: база данных содержит курсову діловодство та документування.

           Режим доступа:

http://radnuk.info/pidrychnuku/derj-ypr/492-malinovski/9651-344---.html

– Загол. с экрана.