Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

• внесение записи в трудовую книжку;

• внесение записи в личную карточку.

 

Переводы по желанию работодателя

На переводы, инициированные работодателем нужно письменное согласие переводимого - ч. 1 ст. 72.1 ТК.

Постоянными считаются переводы на другой труд, не меняя организацию, вместе с работодателем в иное место (ч.1 ст. 72.1 ТК РФ).

Организация должна известить работника за два месяцев до планируемого факта и при неполучении согласия уволить по п.9 ч.1 ст. 77 ТК РФ, уплатив компенсацию по ст. 178 ТК (если организации такой перевод необходим).

Для его оформления необходимо; извещение;предложение другой работы, имеющейся у работодателя; в случае отказа, увольнение сотрудника; в случае согласия сотрудника, перевод как по собственному желанию.

 

Запрещается отправлять сотрудника на работу, неподходящую ему по здоровью43.

Временные переводы

Ст. 72.2 ТК определяет, что по согласию работника его можно отправить трудиться на другом поприще на срок до года, или при замещении отсутствующего сотрудника до его возвращения в работу. Если срок истёк, а никто не изъявил желания вернуть всё на исходную позицию, то временный перевод становится постоянным44.

Перевод в связи с медицинским заключением

ТК предусматривает необходимость перевода трудящегося на другую работу из-за ухудшения его здоровья. Это случай перевода по инициативе третьей стороны.

Для его оформления необходимо:

Собственно медицинское заключение, выдаваемое уполномоченным на проведение МСЭ учреждения, которое может находиться:

- в листке нетрудоспособности, оформленном по правилам Приказа  Минздравсоцразвития от 29.06.11 №624н  «Об утверждении Порядка выдачи  листков нетрудоспособности»;

- в справке, подтверждающей  наступление инвалидности, выдаваемой  согласно Постановлению Правительства  РФ № 95 от 20.02.06 «О порядке и  условиях признания лица инвалидом»;

- в справке из медицинского учреждения, по приказу Минздравсоцразвития № 441н от 2.05.12 «Об утверждении порядка выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений».

Согласие работника, если требуется постоянный перевод или длительный временный.

Перевести работника из-за медицинских показаний можно временно или постоянно. Ст. 73 ТК устанавливает, что в случае отказа в отправлении на другую работу сроком меньшим или равном 4 месяцам, организация обязана удалить работника с работы, но оставить за ним место на период несостоявшегося перевода. Заработок с работника снимается.

Если необходим перевод на длительный срок или постоянный, то отказавшемуся работнику, организация должна оформить увольнение по п.8 ч.1 ст. 77 ТК и выплатить выходную «премии» размером равном 0,5-месячной оплаты труда (ст. 178 ТК).

Согласившемуся работнику на новом месте сохраняется среднемесячная зарплата по прежнему (1 месяц), а если перевод вызван производственным несчастьем или профзаболеванием, то до выздоровления или стойкой утраты трудовой функции (ст. 182 ТК)45.

В ОАО «ГЦВ» перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов).

При переводе работника на другую должность по производственной необходимости сохраняется средняя зарплата.

Представление о переводе, включает в себя следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дату;

- регистрационный номер;

- место составления;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись:

- заявление.

Представление о переводе в ОАО «ГЦВ», подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя генерального директора, а после его рассмотрения генеральным директором является основанием для заключения дополнительного соглашения к трудовому договору и издания приказа о переводе работника на другую должность.

Дополнительное соглашение к трудовому договору.

В ОАО «ГЦВ» дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора составляется в письменной форме, в двух экземплярах – один из которых хранится в отделе кадров ОАО «ГЦВ», а другой передается работнику. Факт выдачи работнику экземпляра соглашения об изменении условий трудового договора подтверждается подписью работника на экземпляре соглашения, хранящемся в ОАО «ГЦВ».

Приказ (распоряжение) о переводена другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров ОАО «ГЦВ» в одном экземпляре.

В тексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность указывается название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину перевода и размер оплаты труда. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает генеральный директор.

После издания приказа инспектор отдела кадров ОАО «ГЦВ» делает запись о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма Т-2). Сотрудник ознакомляется с приказом.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

 

2.1.3. Документирование  поощрений.

Под поощрением за труд понимается публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ.

Поощрение работников за труд является одним из ключевых мотивирующих факторов, а также эффективным средством обеспечения дисциплины труда46.

При этом важное значение имеет не только система мер поощрения, призванных стимулировать работников к добросовестному труду, но и процедура их применения. И, несомненно, одной из ключевых составляющих этой процедуры является документационное оформление поощрений47.

Нередко поощрение бывает приурочено работодателем к какому-либо событию – юбилею работника или организации, профессиональному или государственному празднику и т.п.

Однако такое событие само по себе не может являться мотивом поощрения (основным мотивом все равно остается добросовестное исполнение трудовых обязанностей), но выступает как бы поводом к его осуществлению в отношении особо отличившихся работников. Из-за того, что в унифицированной форме приказа (распоряжения) нет возможности обосновать поощрение работника именно этим событием, то упоминание о нем выступает в качестве составной части формулировки мотива поощрения.

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 191 ТК РФ48 работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Наиболее распространены несколько из них:

• объявление благодарности;

• выплата премии;

• награждение ценным подарком;

• награждение почетной грамотой;

• представление к званию лучшего в профессии.

Документальное оформление поощрения работников регламентируется локальными нормативными актами ОАО «ГЦВ» (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о поощрениях, о премировании, и др.) В таких актах устанавливаются виды поощрения, статус и основания для применения каждого из них. В любом случае, применяются два основных документа – представление к поощрению и приказ о поощрении.

Представление (вместо него в ОАО «ГЦВ» иногда используют докладную или служебную записку) является документом-основанием для издания приказа. Кроме того, основаниями в этом случае могут служить докладные записки руководителя структурного подразделения, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.

Докладная (служебная) записка –документ, адресованный руководителю данной организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она используется для документирования внутренних связей организации, переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, структурными подразделениями и отдельными сотрудниками. Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. Она необходима, чтобы получить согласие руководителя на поощрение конкретного работника, определить его вид и статус, размер денежных выплат. Поэтому в тексте записки не только излагаются какие-либо факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Докладные, в настоящее время обычно оформляют в компьютерном текстовом редакторе и распечатывают, однако часто их пишут и от руки.

Представление о поощрении является разновидностью докладной записки. Оно оформляется в структурном подразделении, подписывается его руководителем и адресуется руководителю организации. Текст представления состоит из двух частей: в первой из них дается общая характеристика работника, оценка его профессиональной деятельности и уровень квалификации, во второй – излагается основание применения поощрения, его мотив и предлагаемый вид.

Трудовой кодекс не предъявляет каких-либо специальных требований к представлению49. Форма и содержание представления определяются инструкциями по делопроизводству или другими локальными нормативными актами.

Представление в ОАО «ГЦВ» адресуетсягенеральному директору. В представлении отражается та информация, которая необходима для поощрения работника: фамилия, имя, отчество, должность и место работы (структурное подразделение) представляемого к поощрению, мотив и предлагаемую меру поощрения. В необходимых случаях указываются стаж работы в организации, возраст работника (при поощрении в связи с юбилеем).

Далее преставление визируется.Бухгалтерия подтверждает наличие необходимых средств, заместитель руководителя организации, курирующий структурное подразделение, выносит согласие с мерой поощрения. Виза кадровой службы может быть необходима для подтверждения сведений о работнике.

Кадровая служба передает представление генеральному директору ОАО «ГЦВ» для получения его резолюции, в которой он отражает согласие с предлагаемой мерой поощрения, исполнителя и срок исполнения. Резолюция содержит подпись и дату.

На основании положительной резолюции кадровая служба ОАО «ГЦВ» готовит проект приказа о поощрении, текст которого оформляется в унифицированной форме №Т-11 (о поощрении нескольких работников – в форме №Т-11а).

Положения ТК РФ не содержат прямых указаний на то, что применение поощрения оформляется приказом работодателя50. Однако необходимость в целях придания поощрению юридической силы обличения его в определенную официальную форму и наличие утвержденных Госкомстатом РФ соответствующих унифицированных форм (Т-11 или Т-11а) дают основание утверждать, что поощрение должно оформляться соответствующим приказом работодателя51.

Содержательная часть приказа включает следующие сведения: фамилия, имя и отчество сотрудника, его табельный номер, должность (профессия), структурное подразделение. Далее излагается мотив поощрения, например награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, выполнение особо значимых заданий, юбилей и т.д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).Приказ подписывается генеральным директором ОАО «ГЦВ».

Следует иметь в виду, что при подготовке проекта приказа о поощрении следует соблюдать общее требование по заполнению любых унифицированных форм первичных учетных документов, изложенное в Постановлении Госкомстата РФ от 24.03.1999 №20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»52: все включенные в них реквизиты должны быть заполнены, удаление отдельных реквизитов не допускается. Это касается, прежде всего, стоимости ценного подарка, которая должна быть указана цифрами и прописью.

Награждение ценным подарком – единовременное поощрение работника, при котором ему вручается материальный предмет, представляющий для него интерес. Его стоимость включается в совокупный годовой доход сотрудника в порядке и на условиях, установленных действующим налоговым законодательством.

Проект приказа принято визировать в тех случаях, когда не проводилось согласование представления. Если на представлении имеются необходимые отметки, то визировать еще и приказ нецелесообразно – он сразу передается на подпись руководителю организации.

Унифицированными формами №Т-11 и №Т-11а, утвержденными Госкомстатом РФ, не предусмотрена процедура визирования – они не содержат соответствующей зоны. Однако при необходимости, можно добавить необходимые реквизиты в унифицированную форму. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 визы располагают в нижней части листа на обороте подлинника приказа.

После того как приказ подписан руководителем, работник должен ознакомиться с ним под роспись.