Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

Указывается порядок предоставления выходных дней в соответствии со ст.111 Трудового кодекса.

При работе по пятидневной рабочей неделе, в правилах оговаривается, какой день кроме воскресенья будет выходным.

Кроме того нужно указать продолжительность и основания для предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков в соответствии со ст. 116 Трудового кодекса.

9. Оплата труда.

В разделе указываются порядок, место и сроки выдачи зарплаты в соответствии со ст. 136 Трудового кодекса.

10. Поощрения за труд.

В соответствии со ст.191 Трудового кодекса, в разделе указываются конкретные виды поощрений, например:

• объявление благодарности,

• выдача премии,

• награждение ценным подарком,

• другие поощрения.

11. Ответственность сторон. 

Данный раздел содержит порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности, а так же порядок возмещения работодателем работнику причиненного ущерба.

12. Заключительные  положения.

Этот раздел регламентирует порядок решения вопросов, не отраженным в ПВТР. А так же порядок внесения в правила изменений.

Положение об отделе кадров ОАО «ГЦВ»20 состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- задачи;

- структура;

- функции;

- взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

- права;

- ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются:

* организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов;

* формирование стабильно работающего коллектива;

* создание кадрового резерва;

* организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

- право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

- право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

- право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

- право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Положение об оплате труда21– локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации. Основная цель данного документа описать применяемые в организации механизмы расчетов и выплаты заработной платы.

В структуру Положения об оплате труда ОАО «ГЦВ», входят следующие разделы:

1. Термины  и определения. 

В данном разделе прописываются термины и определения, относящиеся к оплате труда и премированию работников, употребляемые в настоящем Положении

2. Общие положения.

В этом разделе указываются следующие сведения: - основные акты (законы, подзаконные акты, локальные акты организации), которыми регулируются вопросы оплаты труда в организации;

• лицо, ответственное в организации за исчисление заработной оплаты работнику; 

• лицо, ответственное в организации за решение вопросов о премировании работников; 

• работники организации, на которых распространяется данное Положение об оплате труда; 

• сроки выплаты заработной платы; 

• правила и сроки предоставления работнику расчетного листка 

3. Заработная  плата работников. 

Здесь приводятся:

• требования к работнику, необходимые для начисления ему заработной платы; 

• нормы труда, если они прямо связаны с суммами выплачиваемой зарплаты; 

• система оплаты труда для отдельных категорий работников; 

• размеры заработной платы для отдельных категорий работников; 

• порядок, место и срок выплаты заработной платы. 

4. Правила  оплаты труда в условиях, отклоняющихся  от нормальных.

В данном разделе конкретизируются какие производятся доплаты и в каком размере:

• при выполнении работ различной квалификации; 

• при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника; 

• при расширении зон обслуживания или увеличение объемов работ; 

• за пределами нормальной продолжительности рабочего времени; 

• за работу в выходные и нерабочие праздничные дни; 

• за работу в ночное время, 

а также оплата труда работников за: 

• невыполнении норм труда; 

• при простое. 

5. Премирование  работников за основные результаты  деятельности. 

В этом разделе указываются:

• виды премий; 

• показатели премирования;

• размеры вознаграждений; 

• круг работников, которые могут рассчитывать на денежное поощрение; 

• сроки выплаты премий. 

6. Ответственность  работодателя.

В данном разделе необходимо указать какую ответственность несет работодатель при задержке выплаты заработной платы и другие нарушения оплаты труда. 

7. Прочие  условия оплаты труда. 

В данном разделе описываются прочие вопросы оплаты труда. Они могут регулировать вопросы вступления положения в силу, внесения в него изменений, лицо, ответственное за хранение данного положения и т.д.

Положение об аттестации персонала22. Аттестация является одной из наиболее распространенных форм периодической оценки персонала. Аттестация - это проводимая в установленном законодательством порядке процедура оценки результатов деятельности и определения деловых качеств и квалификации работников с целью выявления их соответствия занимаемой должности.

Создание и внедрение системы аттестации персонала может дать необходимую информацию для пересмотра оплаты труда, повышения/понижения в должности, перевода на другую работу, увольнения и т. д.

Целями проведения аттестации в ОАО «ГЦВ» являются:

• Формирование высококвалифицированного кадрового состава.

• Установление соответствия сотрудников занимаемой должности.

•Определение необходимости повышения квалификации, профессиональной подготовки или переподготовки сотрудников.

• Обеспечение возможности служебного роста сотрудников.

• Эффективное использование каждого сотрудника в соответствии с его специальностью и уровнем квалификации.

• Стимулирование роста профессионализма.

Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает генеральный директор Организации.

Положения об аттестации ОАО «ГЦВ» состоит из:

1. Общие положения.В разделе определяются основные цели и задачи аттестации.

Выказываются категории работников, подлежащих аттестации, и категории работников, освобожденных от аттестации. 
Перечень категорий работников, подлежащих аттестации, оформляется в виде приложения к Положению об аттестации.

Аттестации не подлежат следующие категории работников:

- лица, проработавшие в занимаемой должности менее одного года;

- беременные женщины;

- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

- женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам и/или в отпуске по уходу за ребенком.

 В данном разделе  обозначается периодичность проведения аттестации.

2. Аттестационная  комиссия. В разделе определяется порядок образования аттестационной комиссии, а также изменения ее состава. Перечисляются функции председателя аттестационной комиссии и порядок его замещения в случае его временного отсутствия. Прописывается порядок работы аттестационной комиссии.

3. Подготовка  к аттестации.  В разделе указывается порядок назначения сроков аттестации и утверждения графика ее проведения. Определяется порядок представления в аттестационную комиссию отзыва (характеристики) непосредственного руководителя на подлежащего аттестации сотрудника.

4. Проведение  аттестации.В разделе описывается процедура проведения заседания аттестационной комиссии, порядок принятия решений комиссией.

5. Решения, принимаемые  по результатам аттестации. Раздел определяет порядок обработки и анализа информации, полученной в результате проведения аттестационных мероприятий.

В разделе описываются возможные решения, принимаемые по результатам аттестации. В результате аттестации сотруднику дается одна из следующих оценок:

- соответствует занимаемой должности;

- соответствует занимаемой должности при условии выполнения рекомендаций аттестационной комиссии по его служебной деятельности;

- не соответствует занимаемой должности (вывод аттестационной комиссии о несоответствии должен быть подтвержден объективными данными).

6. Хранение  документов.В разделе определяется порядок хранения/архивации аттестационных материалов и документов.