Документационное обеспечение управления кадрами

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………стр.3

Глава 1. Ведение кадровой документации…………………………….......стр.6

1. Законодательные основы кадрового делопроизводства……стр.6
2. Правила оформления кадровых документов…………….......стр.8
3. Хранение документов………………………………………..стр.12

Глава 2. Документационное обеспечение управления кадрами………стр.18

2.1. Классификация документов……………………………………стр.18

2.2. Документы, необходимые  для организации кадровой работы…………………………………………………………………стр.21

2.3. Документирование трудовой деятельности сотрудников организации (предприятия)…………………………………………стр. 28

Заключение…………………………………………………………………стр.38

Библиографический список……………………………………………….стр.40

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Соответственно, делопроизводство в кадровой работе, или кадровое делопроизводство – более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- документально оформить  трудовые отношения, формализовать  кадровые процедуры у конкретного  работодателя;

- создать слаженную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления: это удобный инструмент, с помощью которого можно построить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя – ведение кадровых дел позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

- создать организационно-правовые  основы трудовых отношений, как  для работников, так и для работодателя  – с одной стороны кадровые  документы поддерживают интересы  работодателя, а с другой –  направляют его для недопущения  игнорирования требований трудового  законодательства, наличие грамотно  составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

- разрешить трудовые споры – очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда РФ  в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-ГО4-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано незаконным, поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком – организацией – представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Этот перечень не является исчерпывающим. Основной смысл кадровой документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. [16]

Мелочей в кадровой работе не бывает, как замечает автор статьи «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства», опубликованной в журнале «Кадровик. Кадровое делопроизводство» №8 за 2007 год. Любая ошибочно указанная или не указанная вообще информация может привести к самым серьезным правовым последствиям. Этим и объясняется актуальность темы, ведь у любого кадровика большую часть работы занимает именно ведение кадровой документации. Внимательное и грамотное ведение кадрового делопроизводства является важнейшей обязанностью кадровых служб, так как напрямую касается людей – работников организации.

В связи с этим объектом исследования в данной курсовой работе является делопроизводство в кадровой работе. Предмет исследования – документирование как основная составляющая кадрового делопроизводства. Цель работы – разобраться в ведении кадровой документации и в документационном обеспечении управления кадрами. Задачи: рассмотреть законодательные основы кадрового делопроизводства, правила оформления кадровых документов и их хранение, а также разобраться в классификации документов, подробно рассмотреть документы, необходимые для организации кадровой работы, и документирование трудовой деятельности сотрудников организации.

Для раскрытия темы были использованы нормативные документы: Трудовой кодекс РФ, государственные стандарты, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004, Перечень типовых управленческих документов, ОКУД. В качестве теоретической базы были использованы труды таких авторов, как Андреева В.И., Захарова Т.И., М.Ю. Рогожкин, Бирюкова И., Орловский Ю.П., Касьянова Г.Ю., Захаркина О.И., Г. Щекин и др. Также использованы материалы Интернет-сайтов по кадровому делопроизводству.

Для достижения вышеизложенных целей и задач использовался метод теоретического анализа.

Работа состоит из введения, двух глав, каждая из которых содержит три структурных части, заключения, приложений и библиографического списка.

 

ГЛАВА 1. ВЕДЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства.

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации, на основании которого на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне».

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

Кадровой службе необходимы также Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждаются унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем предоставляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.).

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства. [12, 3-4]

1.2. Правила оформления  кадровых документов.

При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. В первую очередь уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п. После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы. После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).