Обеспечение доступа к архивной информации средствами компьютерных иформационных систем

9.  Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 121). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 58, 8/25571.

 10.  Приказ Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь 2 июня 2006 г. № 109 "О некоторых вопросах выдачи электронных документов".  
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 112.

11. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.09.2010 № 1322 утверждена Государственная программа ”Архивы Беларуси“ на 2011-2015 годы, реализация которой будет способствовать укреплению материально-технической базы архивов, внедрению в архивной отрасли современных информационных технологий, пополнению Национального архивного фонда Республики Беларусь архивными документами, в том числе и из-за рубежа, которые касаются истории Беларуси, формированию привлекательного имиджа архивного дела и профессии архивиста.

     В результате выполнения Государственной программы значительно повысится уровень проводимой  государственными архивами работы по оказанию услуг организациям и населению, решению проблем социальной защищенности граждан.

12. Регламент сопровождения интернет-сайта «Архивы Беларуси» (утвержден приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.04.2014 № 20) [17].

    Таким образом из вышеизложенного следует, что компьютерные технологии (оцифровывание, создание и внедрение прикладных систем, обеспечение доступа к архивной информации посредством интернет-технологий) и документация в архивном деле постепенно развиваются. 
Собственное оборудование для оцифровывания (книжные и планшетные сканеры, цифровые фотокамеры) к настоящему времени имеют все шесть центральных архивов Беларуси. Поставлена цель создать центры оцифровывания в каждой из шести областей. Пока областные и зональные архивы пользуются в основном услугами Республиканской технической лаборатории микрофильмирования страхового фонда документации в городе Гомеле, на технической базе которой создано более 70 % всех имеющихся на сегодняшний день копий.

  Не меньшее значение для потенциальных пользователей имеет перевод в цифровой вид научно-справочного аппарата архивов, обеспечение эффективного доступа к нему. Первостепенное значение имеет расширение представительства архивов в Интернете.

 

Обеспечение локального доступа к архивной информации.

 

           В современном учреждении компъютеры установленные на рабочих местах персонала объединены в сеть. Это даёт возможность централизованно контролировать выполнение делопроизводственных операций на рабочих местах и использовать сеть для пересылки документов.     

       Локальный доступ осуществляется непосредственно через архивы. Локальные вычислительные сети в архивных учреждениях имеются в национальных, центральных государственных архивах, в региональных государственных архивах.

     Существуют следующие виды справочников: традиционных типографских изданий (книг), в виде электронных книг (на дисках, дискетах),в виде баз данных. В настоящее время архивные описи составляются с помощью компьютера, в электронной форме (электронные описи). Архивные описи доступны для пользователей.

 Система архивных каталогов  в настоящее время включает: систематические  каталоги, именные каталоги, каталоги по истории административно-территориального деления, каталоги по истории учреждений, географические каталоги, объектные каталоги, фотокаталоги, тематические каталоги, предметные каталоги.

    Название новой схемы классификации – Единый классификатор документной информации Национального архивного фонда Республики Беларусь. Данная схема внедрилась в 2012 году Новая схема классификации предназначена для организации информации в традиционных каталогах, в электронных каталогах, в других типах архивных справочников. 

       Основным видом архивно-информационной продукции в электронной форме являются электронные издания, которые могут представляться в различных формах: 
- оптических компакт-дисках - CD-ROMах; 
- аудио и видеокассетах, дискетах; 
- разнообразных баз данных (БД); 
- электронных картотек и каталогов (ЭК); 
- текстовых документов.

Базами данных (БД) являются "объективные формы представления и организации совокупных данных, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ". БД, в свою очередь, является основным элементом банка данных, представляющего собой автоматизированную информационную систему, включающую несколько баз данных, системы управления, соответствующие прикладные программы и технические средства. Как правило, банк данных превращается в информационный центр или информационную фирму.

    Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания и использования баз данных.

     Работа с БД, по сравнению с традиционными носителями информации, имеет ряд преимуществ. А именно: оперативность и скорость поиска информации; возможность корректировки выходных данных; использование различных комбинаций поисковых признаков; быстроту доступа к редко используемым информационным массивам; оперативность расширения и дополнения направлений поиска; оперативный анализ выходной информации.

    Так можно привести  в пример сводную базу данных  Государственного архива Гродненской области [15].

Учреждение «Государственный архив Гродненской области»

Контактная информация

Историческая справка

Характеристика фондов

Научно-справочный аппарат

Количество описей — 2928

Указатели межфондовые к описям

По личному составу системы потребкооперации

Указатели внутрифондовые к описям

Предметные

Ф. 1	Гродненский уездный комиссар
Ф. 2	Гродненский бургомистр
Ф. 3	Гродненская биржа труда
Ф. 5	Гродненский уездный финансовый отдел
Ф. 6	Гродненский уездный таможенный отдел
Ф. 56	Правление Гродненской религиозной общины
Ф. 177	Управление Белостокской железной дороги
Ф. 505	Гродненская табачная фабрика «Неман»
Ф. 541	Несвижское поветовое староство
Ф. 662	Новогрудская воеводская коменда государственной полиции
Ф. 689	Гродненский уездный военно-революционный комитет
Ф. 718	Щучинское поветовое земельное управление
Ф. 722	Управление коммунального хозяйства Гродненского облисполкома
Ф. 723	Отдел социального обеспечения Гродненского облисполкома
Ф. 727	Гродненское областное управление хлебопродуктов
Ф. 729	Управление лесного хозяйства
Ф. 730	Отдел народного образования Гродненского облисполкома
Ф. 732	Управление сельского хозяйства Гродненского облисполкома
Ф. 734	Гродненский областной центр гигиены и эпидемиологии отдела здравоохранения Гродненского облисполкома
Ф. 735	Гродненский тонкосуконный комбинат
Ф. 792	Управление уполномоченного Министерства заготовок СССР по Гродненской области
Ф. 826	Финансовый отдел Гродненского облисполкома
Ф. 828	Отдел здравоохранения Гродненского облисполкома
Ф. 831	Управление бытового обслуживания Гродненского облисполкома
Ф. 991	Гродненский государственный университет им. Янки Купалы
Ф. 1001	Гродненский строительный трест №1
Ф. 1022	Управление по строительству, ремонту и содержанию шоссейных дорог Гродненского облисполкома
Ф. 1028	Управление торговли Гродненского облисполкома
Ф. 1029	Комиссия по расследованию и установлению злодеяний немецко-фашистских захватчиков и учету причиненного ими ущерба по Гродненскому району
Ф. 1034	Гродненская областная контора Госбанка
Ф. 1038	Гродненский областной союз потребительских обществ
Ф. 1128	Финансовый отдел Сопоцкинского райисполкома
Ф. 1204	Гродненское областное статистическое управление
Ф. 1223	Мостовское деревообрабатывающее объединение
Ф. 1230	Волковысский цементный завод
Ф. 1266	Управление культуры Гродненского облисполкома
Ф. 1268	Отдел мелиорации Гродненского облисполкома
Ф. 1355	Финансовый отдел Волковысского райисполкома
Ф. 1410	Гродненский завод карданных валов
Ф. 1572	Финансовый отдел Свислочского райисполкома
Ф. 2341	Финансовый отдел Скидельского райисполкома
Ф. 2354	Финансовый отдел Гродненского райисполкома
Ф. 2407	Гродненский областной комитет народного контроля
Ф. 2461	Финансовый отдел Василишковского райисполкома
Ф. 2525	Гродненская областная государственная сельскохозяйственная опытная станция   г. Щучин
Ф. 2533	Финансовый отдел Желудокского райисполкома
Ф. 2637	Гродненский областной автотранспортный трест
Ф. 2743	Гродненское областное объединение «Сельхозтехника»

Географические

Ф. 89	Гродненское поветовое староство
Ф. 104	Гродненский государственный архив
Ф. 177	Управление Белостокской железной дороги
Ф. 206	Избирательные комиссии по выборам в местные Советы
Ф. 226	Щучинское поветовое староство
Ф. 512	Гродненское поветовое земельное управление
Ф. 541	Несвижское поветовое староство
Ф. 551	Новогрудское воеводское управление
Ф. 662	Новогрудская воеводская коменда государственной полиции
Ф. 718	Щучинское земельное управление
Ф. 719	Лидское поветовое земельное управление
Ф. 729	Управление лесного хозяйства
Ф. 730	Отдел народного образования Гродненского облисполкома
Ф. 732	Управление сельского хозяйства Гродненского облисполкома
Ф. 826	Финансовый отдел Гродненского облисполкома
Ф. 971	Гродненское областное управление гострудсберкассс
Ф. 1034	Гродненская областная контора Госбанка СССР
Ф. 1038	Гродненский областной союз потребительских обществ
Ф. 1223	Мостовское деревооб рабатывающее объединение
Ф. 1128	Финансовый отдел Сопоцкинского райисполкома
Ф. 1355	Финансовый отдел Волковысского райисполкома
Ф. 1572	Финансовый отдел Свислочского райисполкома
Ф. 1902	Дубненский сельский Совет депутатов и исполнительный комитет
Ф. 2165	Незбодичский сельский Совет депутатов и исполнительный комитет
Ф. 2208	Лавриновичский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет
Ф. 2225	Герникский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет
Ф. 2228	Василишковский сельский Совет депутатов и исполнительный комитет
Ф. 2260	Лычковский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет
Ф. 2264	Нарошский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет
Ф. 2341	Финансовый отдел Скидельского райисполкома
Ф. 2354	Финансовый отдел Гродненского райисполкома
Ф. 2407	Гродненский областной комитет народного контроля
Ф. 2461	Финансовый отдел Василишковского райисполкома
Ф. 2509	Хартицкий сельский Совет депутатов и исполнительный комитет
Ф. 2533	Финансовый отдел Желудокского райисполкома
Ф. 2645	Иодичский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет
Ф.2717	Переписная документация, заполненная при проведении переписи населения Республики Беларусь 2009 года, на территории Гродненской области (19 указателей)

Именные

Ф. 52	Гродненский окружной суд Виленского апелляционного округа
Ф. 89	Гродненское поветовое староство
Ф. 104	Гродненский государственный архив отдела государственных архивов Министерства религиозных культов и общественного просвещения
Ф. 541	Несвижское поветовое староство
Ф. 551	Новогрудское воеводское управление
Ф. 766	Коллекция воспоминаний, писем участников революционного, национально-освободительного, партизанского и подпольного антифашистского движения, собранные А.Н. Плешевеней
Ф. 769	Коллекция воспоминаний, писем участников революционного движения, гражданской и Великой Отечественной войн, собранная И.А. Борисовым

Видов документов

Ф. 1171

Гродненский областной Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет

Структурный

Ф. 2637

Гродненский областной автотранспортный трест

По личному составу

Ф. 2682

Щучинский лесхоз

Система каталогов архива

Систематический (советского и постсоветского периода	128120 карт.
Систематический (периода временной немецко-фашистской оккупации (1941-1944гг.)	3340 карт.
Тематический (польского периода (1920-1939гг.)	6742 карт.
По личному составу	6625 карт.
По истории государственных учреждений	3554 карт.

Вспомогательные справочные картотеки

Именная на членов КПЗБ и КСМЗБ 
Именная (Ф. 2209 Щучинский горисполком) 
На репатриированных граждан 
На граждан, угнанных в Германию 
Именная (Ф. 511 Администрация Октябрьского района г. Гродно (по жилищным вопросам) 
Именная (К Ф. 1029 Комиссия по расследованию и установлению злодеяний немецко-фашистских захватчиков и учета причиненного ими ущерба по Гродненской области (1945г.)  
Именная (Заслуженные люди области) 
Именная (К Ф. 1 Гродненский уездный комиссар (1941-1944гг.)  
Решений народного суда Октябрьского района г. Гродно 
По отводу земель