Обеспечение доступа к архивной информации средствами компьютерных иформационных систем

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский государственный университет

Исторический факультет

 

 

Кафедра источниковедения

 

Ефимова Анна Станиславовна

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА К АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ СРЕДСТВАМИ КОМПЬЮТЕРНЫХ ИФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

 

Курсовая работа студентки 4 курса заочной формы обучения

Направление специальности: Документоведение (по направлениям)

 

 

 

                                      Преподаватель: Л.С.Скакун

____________________

(подпись)

“___”_________2014 г.

 

 

 

 

 

 

Минск, 2014

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………....4 

Компьютерные технологии в архивном деле……………. ….….………8

          Обеспечение локального доступа к архивной информации....................13

            Обеспечение доступа к архивной информации посредством глобальных

             сетей. Интернет....…………………………………………………..…......29        

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………….……………………………….....35

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ………………………………….……………….39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

     В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

     Основной задачей архивов является не только хранение документов, представление в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве; выполнее запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей., но и создание электронных архивов главной задачей которых является обеспечение беспрепятственного доступа пользователей к фондам (через электронные ресурсы), в этом и заключается актуальность работы, ведь полноценное функционирование современного архива (будь то библиотека, фонд и т.д.) немыслима без использования информационных технологий, позволяющих облегчить доступ пользователей к архивным фондам.

     В массовом порядке сегодня создаются не только электронные каталоги, но и электронные базы данных, издания, сложные по структуре, дающие возможность поиска того или иного документа, содержащие большой объем справочной информации, создаются поисковые системы, дающие возможность поиска конкретного документа по даже незначительным характеристикам. Создание электронных архивов позволяет не только облегчить поиск нужной информации пользователю, но и популяризирует деятельность архивов в целом.

     Компьютерные коммуникации обеспечиваются с помощью компьютерных сетей: локальных, глобальных. В связи с этим встает вопрос о проблемах хранения электронных информационных ресурсов и путях преодоления этих проблем.

    Поэтому, основная цель курсовой работы провести анализ доступности архивной информации посредством компьютерных систем.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить доступ к архивной информации, посредством компьютерных технологий, а так же задачи и функции архивов в целом.
2. Проанализировать доступ к архивной информации через локальные сети, привести в пример сводную базу данных Государственного Архива Гродненской области.
3. Выявить возможность доступа к архивной информации в Республики Беларусь через Internet. Сделать сравнительную характеристику.

     В основе моего исследования лежат инструкции, регламентирующие деятельность архивных учреждений, методические рекомендации и практическая работа архивов, статьи журнала «Архивы и делопроизводство», а так же Закон Республики Беларусь № 323-3[1].

Основными документами в написании курсовой работы являются:  
1.  Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г.  
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 58.

2.  Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 121). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 58, 8/25571. 
3.Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

4. Методические рекомендации по подготовке и передаче архивных документов для оцифровывания, учету и хранению цифровых копий (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 25.11.2008 № 38)

5. Методические рекомендации по организации работы с документами в электронном виде в архивах организаций Республики Беларусь (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20 декабря 2012 г. № 37)

6. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20 марта 2012 г. № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь».

 7. Положение о порядке оказания государственными архивными учреждениями платных услуг юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов и выполнения юридическим лицам платных работ по обеспечению сохранности документов (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 01.12.1999 № 1869, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 2 октября 2003 г. № 1245, от 14 февраля 2006 г. № 203, от 11 июня 2009 г. № 771, от 28 мая 2012 г. № 487, от 26 февраля 2014 г.№165).

8. Правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. № 14, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 145).

    Сведения по теме этой работы содержатся в исследовательских статьях журнала «Архивы и делопроизводство» авторов Носевич В.Л., www.vln.by- персональный сайт Вячеслава Носевича, а так же статьях Жук О.Ю. «Обеспечение защиты электронных документов при архивном хранении». В данных источниках проанализированы современные методы и доступ к архивной информации с помощью информационных технологий.

 

Компьютерные технологии в архивном деле.

     В связи с активным построением в Республике Беларусь информационного общества роль архивов, как учреждений, предоставляющих доступ к информационным массивам, особенно возрастает.

Основными задачами архивных учреждений являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен  положением об архиве;

- обеспечение сохранности и  ведение учета документов;

- обеспечение использования документов;

- подготовка и передача документов  Национального архивного фонда

Республики Беларусь на государственное хранение;

- осуществление методического  руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в подведомственных организациях.

 Основные функции архива  соответствуют основным направлениям  его работы.

Функции архивов.

- Архив составляет и ежегодно  уточняет список организаций - источников  комплектования.

- Принимает на хранение документы  структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся  источниками комплектования архива.

- Проводит экспертизу ценности  хранящихся в архиве документов  и оказывает методическую помощь  по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях;

участвует в работе Центральной экспертной комиссии или экспертной комиссии организации.

- Проверяет соответствие формирования  и оформления дел в делопроизводстве  организации и подведомственных  организаций установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных

организаций.

- Осуществляет фондирование документов  и дел.

- Ведет комплекс учетных документов.

- Составляет научно-справочный  аппарат к хранящимся в архиве  документам.

- Создает страховой фонд копий  документов архива (на фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных  носителях).

- Контролирует условия хранения  документов, проверяет наличие и  сохранность документов и дел.

- Представляет в соответствующее  учреждение государственной архивной  службы сведения о составе  и объеме фондов, хранящихся в  архиве.

- Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей[1].

     Информатизация деятельности белорусских архивов развивается в трех направлениях.

     Первое из них – обеспечить комплектование новыми видами документов, изначально создаваемыми в цифровой форме («цифророжденными», как именуют их в последнее время). Для этого в 1998 г. в структуре архивной отрасли был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД). Одной из его уставных функций является государственное хранение электронных документов Национального архивного фонда, для этого в структуре центра действует архив электронных документов.      Параллельно велось создание нормативно-методической базы, позволяющей передавать на хранение цифророжденные документы государственных учреждений.

     Второе направление – создание и внедрение прикладных программ, автоматизирующих труд архивистов. Первые шаги в этом направлении предпринимались в 1990-х годах, когда в отрасли появились первые, еще во многом экспериментальные информационные системы. Их разрабатывали или на заказ, или пользуясь услугами собственных программистов.

Важным этапом стало принятие в 2005 г. «Стратегии автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу». Рассчитанная на период до 2010 г. включительно, она предусматривала создание типовой информационной системы «АИС архива ЭД», автоматизирующей все основные виды деятельности архивистов. Сейчас эта система введена в промышленную эксплуатацию практически во всех государственных архивах (пять центральных и 25 областных и зональных) и в областных органах управления.

    Третье направление, представляющее для широкой общественности наибольший интерес, направлено на создание цифровых копий бумажных документов, научно-справочного аппарата к ним, а также на обеспечение доступа к архивной информации посредством интернет-технологий.

Собственное оборудование для оцифровывания (книжные и планшетные сканеры, цифровые фотокамеры) к настоящему времени имеют все шесть центральных архивов Беларуси. Поставлена цель создать центры оцифровывания в каждой из шести областей. Пока областные и зональные архивы пользуются в основном услугами Республиканской технической лаборатории микрофильмирования страхового фонда документации в городе Гомеле, на технической базе которой создано более 70 % всех имеющихся на сегодняшний день копий [7, с. 97-105].

 Не меньшее  значение для потенциальных пользователей  имеет перевод в цифровой вид  научно-справочного аппарата архивов, обеспечение эффективного доступа  к нему. Первостепенное значение  имеет расширение представительства  архивов в Интернете.

 Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы архивного дела. Работа с электронными документами

1 Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

3.  Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20 марта 2012 г. № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь».

4. Положение о порядке оказания государственными архивными учреждениями платных услуг юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов и выполнения юридическим лицам платных работ по обеспечению сохранности документов (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 01.12.1999 № 1869, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 2 октября 2003 г. № 1245, от 14 февраля 2006 г. № 203, от 11 июня 2009 г. № 771, от 28 мая 2012 г. № 487, от 26 февраля 2014 г.№165).

 6.Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи". 
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 15, 2/16. 
7.  Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и охранения". (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 22.05.2000 № 14).

8.  Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г.  
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 58.