Экспертиза ценности документов

     Выдача  дел  сторонним  организациям  производится  с   разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 1), в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

     Изъятие документов  из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях  и  производится  с  разрешения  руководителя организации  с  обязательным  составлением  в  деле  заверенной  копии документа и акта об изъятии подлинника.

     За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. 

      2.2 Оперативное хранение машиночитаемых документов 

     Выполнение  операций с машиночитаемыми документами  регламентируется технологическими инструкциями.  В них устанавливается порядок приема и проверки,  регистрации,  маркировки, размещения в хранилищах, классификационная схема машиночитаемых документов по виду хранимой информации, описанию сопроводительных и учетных документов и т.д.

     Прием, учет, организация использования  машиночитаемых документов  осуществляется службой хранения машиночитаемых документов вычислительного центра (ВЦ).

       В своей  работе  служба  хранения  руководствуется общесоюзными  и ведомственными нормативно-методическими материалами, ГСДОУ, разрабатываемыми на их основе Положением о службе хранения машиночитаемых  документов,  технологическими,   эксплуатационными   и должностными инструкциями, приказами руководителя организации.

     Положение о службе хранения машиночитаемых документов устанавливает структуру, права  и  обязанности  этого подразделения, исходя из условий конкретного ВЦ.

     В  службе  хранения,  с учетом особенностей используемых носителей записи,  создаются хранилища  для  документов  на  магнитных носителях (магнитных лентах,  магнитных дисках),  в которых могут быть выделены  участки  оперативного  хранения  и   участки   долгосрочного хранения машиночитаемых документов.

     Для  организации  оперативного   поиска   документов   и машинных   носителей,   на   которых  они  записаны,  служба  хранения документов ВЦ создает ИПС.

     Основу  информационно-поискового   аппарата   составляют   учетные документы (журналы и карточки  магнитных  носителей  и  машиночитаемых документов).   Учетные   карточки   машиночитаемых   документов  могут систематизироваться по задачам,  названиям,  и кодам документов,  а внутри - по  номерам или наименованиям подразделений,  фамилиям пользователей и т.д.

       В случае  необходимости  служба  хранения может создавать и другие виды информационно-поисковых справочников:  перечни   информационных массивов, различные указатели, отражающие организацию массивов информации конкретного ВЦ.

       При больших объемах учетных  документов и частых запросах целесообразно создавать механизированные и автоматизированные ИПС.

     Служба  хранения выдает машиночитаемые   документы структурным подразделениям ВЦ, передает документы другим организациям для временного или постоянного использования, осуществляет контроль за своевременностью их возвращения.

     Подлинники машиночитаемых документов выдаются службой хранения для внесения в них изменений,  а также для изготовления с  них  копий. Дубликаты  и копии машиночитаемых документов   выдаются   для использования. 

       Литература: 

1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
3. Гост 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М., 1984.
4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)
5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)
6. Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. – М.: Дело, 2001.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.
8. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие. – М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004. С.198.