Документооборот: теория, история, современная практика

      Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце — отправляемых.

      Кроме того, учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
• установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
• рассчитать численность службы делопроизводств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Основные правила организации документооборота в учреждении.

      Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

      Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

       Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

     Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

       Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

      Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

      К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
• периодичность (стадии документооборота);
• направленность движения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Основные этапы  документооборота.

4.1.Составление  и оформление документов.

 

      Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определённые требования. Прежде всего, необходимо,  чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

      Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148 мм).

      Размер полей бланка должен быть не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

10 мм нижнее.

      Написание документов производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки , кассовые ордера и т. п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определённой форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа следует писать чётко и разборчиво, так, чтобы не допускать различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо подчёркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах сумму требуется не только цифрами, но и прописью. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

      Отсюда вытекает общее правило составления документов.

      Для правильного составления документа необходимо:

• заполнять документ на бланке чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;
• точно и ясно излагать содержание документа;
• чётко и разборчиво писать текст и цифры;
• незаполненные пробелы в бланке документа прочёркивать;
• сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
• снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

       Документы необходимо составлять своевременно, т. е. одновременно с совершением операции  либо непосредственно вслед за её совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности оформления операций в документах и своевременности записей их в учётных регистрах.

      Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями).

      При составлении документа могут быть допущены ошибки. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачёркнутое прочесть. Над зачёркнутым делается правильная надпись.

      О произведённом исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка , например “исправлено …..” , которая заверяется лицами, подписавшими документ.

      В ряде документов (в кассовых ордера, чеках) исправления не допускаются.

      Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

      Так как документы имеют большое значение не только в учёте, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

      За нарушение порядка составления документов отвечают , прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями.

4.2.Регистрация документов.

       Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

      Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

> учет количества документов;

> обеспечение сохранности  документов, устранение возможности  потерь документов;

> обеспечение возможности  ведения контроля исполнения

 документов;

> обеспечение поиска  документов в информационно-справочных  целях.

      Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

      Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

      Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

       Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

      Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

> порядковый номер в  пределах регистрируемого массива  документов;

> индекс по номенклатуре  дел.

 Например: 218/08-17, где

218 - порядковый регистрационный  номер;

08-17 - номер дела, в которое  будет подшит документ или  его копия (для исходящих документов).

      В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

      Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

      Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года

       В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

      Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

       При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

     Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

> автор (корреспондент);

> название документа;

> дата документа;

> индекс документа;

> дата поступления документа  (для входящих документов);

> индекс поступления  документа (для входящих документов);

> заголовок документа  или его краткое содержание;

> резолюция (исполнитель,  содержание поручения, автор,  дата);

> срок исполнения;

> отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса  по существу, дата фактического  исполнения и индекс документа  - ответа);

> номер дела.

 В случае необходимости  состав обязательных реквизитов  может быть дополнен следующими:

• исполнители;
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• приложения и др.

       Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

       Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

4.3.Контроль исполнения документов.

       Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.        Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.