Аспекты организации службы делопроизводства

 

 

                                               ВВЕДЕНИЕ

 

     В настоящее  время в мире происходят постоянные  изменения стратегий  и методов  делопроизводства, и исследования  организации службы ДОУ по-прежнему  актуально.

 

     Характеризуя  степень научной разработанности   проблематики «Организация службы  ДОУ», следует учесть, что данная  тема уже анализировалась у  различных  авторов в различных  изданиях: учебниках, монографиях,  периодических  изданиях и  в интернете. Тем не менее,  при изучении литературы и   источников отмечается недостаточное   количество полных и явных  исследований тематики «Организация  службы ДОУ».

 

     Значимость  данной работы состоит в оптимизации  и упорядочивании существующей  научно-методологической базы по  исследуемой проблематике – еще  одним независимым авторским  исследованием. Практическая значимость  темы «Организация службы ДОУ»  состоит в анализе проблем как во временном, так и в пространственном разрезах.

 

     С одной стороны,  тематика исследования получает  интерес в научных кругах, с  другой стороны, как уже было  сказано, существует недостаточная  разработанность и нерешенные  вопросы. Это значит, что данная  работа помимо учебной, будет иметь как теоретическую, так и практическую значимость.

 

     Теоретико-методологическую  базу исследования составили  четыре группы источников. К первой  отнесены авторские издания по  исследуемой  проблематике. Ко  второй отнесены учебная  литература (учебники и учебные пособия,  справочная и энциклопедическая   литература, комментарии к законодательству). К третьей отнесены научные  статьи в периодических журналах  по исследуемой  проблематике. И к четвертой отнесены специализированные веб-сайты организаций.

 

     При проведении  исследования Организация  службы  ДОУ были использованы следующие   методы исследования:

 

- анализ  существующей  источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа).

 

- обобщение  и синтез  точек зрения, представленных  в  источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения).

 

- моделирование  на  основе полученных данных  авторского  видения в раскрытии  поставленной  проблематики (метод  моделирования).

 

     Результаты  могут быть использованы для  будущих  исследований Организация  службы ДОУ.

 

     Объект  работы  - организация службы ДОУ.

 

     Предмет исследования  – частные вопросы  деятельности  системы «Организация службы  ДОУ».

 

     Цель  работы  – изучение темы «Организация  службы ДОУ».

 

     Поставленная  цель определяет задачи исследования:

 

     1. Рассмотреть  теоретические подходы  к организации  службы ДОУ;

 

     2. Выявить основную  проблему организации  службы  ДОУ в современных условиях;

 

     3. Показать  пути решения выявленных  проблем  и сделать расчет путей   их решения организации службы  ДОУ;

 

     Работа  состоит  из введения, глав основной части,  выводов (заключения), списка литературы  и приложений.

 

     Во  введении  обоснована актуальность выбора  темы, определены предмет, объект, цель и соответствующие ей  задачи, охарактеризованы методы  исследования и источники   информации, показаны научная и  практическая значимость, выявлена  проблема и поставлена гипотеза.

 

     В первой  главе рассмотрены общетеоретические   вопросы организации службы ДОУ.  Определяются основные понятия,  обуславливается  актуальность  Организация службы ДОУ.

 

     В главе второй, практической, рассмотрены  те  же понятия, на практической  основе Организация службы ДОУ.

 

     Заключение  имеет аналитический характер  и  на основе отдельных данных  делается анализ современного  состояния, а также  делается  анализ перспектив и тенденций   развития Организация службы  ДОУ, сделаны  выводы и предложения

 

     Результаты  исследования могут быть применены   на практике.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 

 

1.1     Служба ДОУ.  Ее  основные цели  и задачи. Аспекты  организации службы  делопроизводства  (юридический,  организационный,  технический).

 

   Весь  процесс управления  пронизан информацией, являющейся  основой принятий решений, и  построен на работе с документами,  в которых она фиксируется.  Поэтому документационное обеспечение  управления (делопроизводство) любой  организации, учреждения, предприятия  рассматривается сегодня как  важнейшая обслуживающая функция  управления, которая имеет свои  специфические задачи и должна  выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

 

              В небольших организациях служба  документационного обеспечения   управления, как самостоятельное   структурное подразделение, может   и не существовать. В этом случае  работу с документами выполняет   секретарь руководителя (инспектор)  или другое специально назначенное   лицо.

 

     Говоря  о  службе документационного обеспечения   управления, необходимо выделить  ее основные задачи и функции. 

 

             К основным задачам службы  ДОУ можно отнести следующие,  а именно:

 

     - совершенствование  форм и методов  работы с  документами;

 

     - обеспечение  единого порядка  документирования, организации работы  с документами;  построения информационно-поисковых   систем, контроля исполнения и   подготовки документов к передаче  в архив в соответствии с   действующими нормативами;

 

     - сокращение  документооборота, количества форм  документов;

 

     - унификация  форм документов;

 

     - разработка  и внедрение нормативных  и  методических документов по  совершенствованию  документационного  обеспечения  управления в организации,  ее  структурных подразделениях;

 

     - внедрение  новейших информационных  технологий  в работу с документами.  (7,с.220)

 

        В  состав типовых функций службы  ДОУ входят разные виды работ,  которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

 

       К технологическим  функциям следует отнести:

 

     - осуществление  первоначальной (экспедиционной) обработки  входящих документов;

 

     - регистрация  входящих, исходящих  и внутренних  документов;

 

     - ведение информационно-справочной  работы по документам организации; 

 

     - машинописное  изготовление документов (набор  текста на компьютере);

 

     - копирование,  тиражирование и  оперативное  размножение документов;

 

     - разработка  и проектирование  бланков документов;

 

     - подготовка  документов к отправке.

 

              Среди организационных функций  службы ДОУ выделяется:

 

     - подготовка  к докладу руководству  поступающих  документов;

 

     - организация  своевременного рассмотрения  документов  руководством организации; 

 

     - регулирование  хода исполнения  документов, прохождения  и исполнения  документов в  установленный срок;

 

     - организация  хранения документов  в структурных  подразделениях;

 

     - организация  работы архива в  соответствии  с правилами, инструкциями  и  методическими рекомендациями  Росархива;

 

     - повышение  квалификации работников  делопроизводственной  службы и  архива;

 

     - организация  рабочих мест работников  делопроизводственной  службы, в  том числе автоматизированных  рабочих мест (АРМ), условий труда   сотрудников делопроизводственной  службы;

 

     - организация  делопроизводства по  обращениям  граждан;

 

     - разработка (совместно  с соответствующими  структурными  подразделениями организации)  мероприятий  по совершенствованию  форм  и методов работы с документами. (7,с.227)

 

     К контрольным  функциям относят:

 

     - контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

 

     - контроль за сроками исполнения документов;

 

     - осуществление  контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

 

     - организация  контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

 

     - обобщение  сведений о ходе  и результатах  исполнения документов, систематическое  информирование  руководства по  этим вопросам;

 

     - обеспечение  хранения дел и  оперативного  использования документной  информации.

 

     Методические  функции, выполняемые службой  ДОУ, включают:

 

      -  разработку  номенклатуры дел  организации,  инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других  локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства  организации; 

 

     - проведение  экспертизы научной  и практической  ценности документов;

 

     - проведение  совещаний и консультирование  по вопросам, относящимся к компетенции   делопроизводственной службы.

 

     Службы  ДОУ  должны быть укомплектованы специалистами   с соответствующим высшим и  средним  образованием. Наименования  должностей работников службы  ДОУ должны соответствовать "Общесоюзному  классификатору профессий  рабочих,  должностей служащих и тарифных  разрядов". (6,с.118)

 

     В любой организации  решение проблем  документационного  обеспечения  управления возлагается  на специализированное структурное  подразделение —  управление  делами, общий отдел, канцелярию  и др. (или одного из сотрудников   — секретаря организации). Эффективность   труда сотрудников службы делопроизводства  в значительной степени зависит   от их квалификации, а также  от степени  оснащенности современными  техническими средствами, от учета  при создании службы делопроизводства  технического, юридического и организационного  аспектов.

 

     Под техническим  аспектом понимается продуманная   политика закупки, установки,  эксплуатации и замены всех  технических средств, используемых  в работе с документами, начиная  с малой канцелярской оргтехники  и заканчивая новейшими  компьютерными  системами обработки  информации  и средствами связи.                      

 

     Юридический  аспект предусматривает решение   правовых вопросов деятельности  самой  службы, т.е. установления  в соответствующих  документах  ее статуса, прав, функций, ответственности  в соответствии с действующими  законодательными актами, нормативно-методическими  документами. Кроме того, этот  аспект предполагает соблюдение  самой службой требований действующего  законодательства, государственной  нормативной базы, стандартов в  части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

 

     Организационный  аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

 

     Среди организационных  проблем обычно выделяют следующие:

 

     - выбор оптимальной  организационной формы работы  с документами;

 

     - разработка  внутренней организационной структуры  службы делопроизводства;

 

     - определение  должностного и численного состава  службы делопроизводства;

 

     - регламентация  задач и функций службы делопроизводства  в целом, ее структурных подразделений,  а также сотрудников службы  с целью определения их статуса  и разграничения функций;

 

     - выбор оптимальной  технологии работы с документами,  ее регламентация;

 

     - рациональная  организация рабочих мест и  условий труда;

 

     - повышение  квалификации сотрудников службы.

 

1.2 Организационные  формы  документационного  обеспечения  делопроизводства: централизованная, децентрализованная, смешанная. Факторы,  определяющие их  выбор в конкретной  организации.

 

            Практика выработала три формы  организации работы с документами  в любом управленческом аппарате  - централизованную, децентрализованную  и смешанную.

 

Централизованная  форма  предполагает сосредоточение всех технологических  операций по работе с документами  в ведении одного специализированного  структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется  полный цикл технологических операций по обработке документов от момента  их получения или создания до сдачи  в архив: прием и обработка  поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.