Автор работы: Пользователь скрыл имя, 26 Марта 2015 в 11:59, доклад
Пресс-служба - это отдел сбора и обработки информации по материалам печати, подразделение госучреждения, органа власти, суда, корпорации, крупной или средней фирмы, осуществляющее взаимодействие данной структуры с прессой и прочими СМИ.
Понятие пресс-службы
Пресс-служба - это отдел сбора и обработки информации по материалам печати, подразделение госучреждения, органа власти, суда, корпорации, крупной или средней фирмы, осуществляющее взаимодействие данной структуры с прессой и прочими СМИ.
Родоначальником этой деятельности можно назвать Айви Ли, т. к. именно он был первым пресс-секретарем и сделал первое заявление для печати. В 1906 году ему было поручено помочь компании «Антрацит Коул Роудз энд Майи» предотвратить назревавшую забастовку. Молодой Айви Ли разослал редакторам городских газет свою историческую «Декларацию о принципах». Вот что он писал: «Это не секретное пресс-бюро. Вся наша работа делается в открытую. Наша цель - давать новости. Но это и не рекламное агентство. Если вы считаете, что какой-нибудь из наших материалов больше подошел бы для вашего рекламного отдела, не пользуйтесь им. Наши материалы точны. По любому из освещаемых вопросов можно получить дополнительную информацию, мы с радостью поможем любому редактору лично проверить достоверность любого из упомянутых фактов. По первому требованию любой редактор сможет получить исчерпывающие сведения о тех, от чьего имени распространяется статья. Словом, наша цель заключается в том, чтобы откровенно и открыто, от имени деловых кругов и общественных институтов предоставлять прессе и общественности США своевременную и точную информацию по вопросам, представляющим для общественности ценность и интерес. Корпорации и общественные институты распространяют большое количество материалов, в которых теряется элемент новизны. Но, несмотря на это для общественности так же важно получить эту информацию, как и для самих учреждений распространить ее. Я распространяю только те материалы, достоверность которых я сам бы с радостью помог проверить любому».
Это заявление ознаменовало революцию в отношениях между деловыми кругами и общественностью. Пренебрежительное отношение к общественности, которое ранее бытовало повсеместно, стало вытесняться желанием информировать общественность. Поэтому сегодня любая компания, рассчитывающая на долгосрочное существование, имеет в своей структуре пресс-службу или хотя бы пресс-секретаря.
Предназначение пресс-службы: обеспечить максимальный объем публикаций или радио - и телепередач, содержащих информацию PR-характера об организации, для того чтобы добиться понимания явлений и процессов и предоставить необходимые знания.
Крупные организации имеют собственные пресс-службы или пресс - центры. Чаще всего они являются подразделениями отдела PR, а ответственный за связь с прессой подчиняется руководителю отдела PR. В небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциям исполнителя. Штат пресс-службы может составлять различное количество людей – от одного - двух до 20 и более. Работа с прессой носит в значительной мере оперативный характер. Поэтому существует ответственный за связь с прессой - для того, чтобы своевременно уделять внимание интересам прессы. Следует отметить, что работа пресс-службы становится все более формализованной. Еще несколько лет назад считалось, что развитие связей с общественностью несет в себе больше творчества, чем технологии. Сейчас мы наблюдаем все большую технологизацию этой работы.
Задачи пресс-службы
Пресс-службы существуют в том или ином виде во всех крупных организациях и компаниях. Собственные пресс-службы или пресс-центры имеют все органы госуправления федерального уровня и уровня субъектов федерации: Президент РФ, Правительство РФ, Госдума и Совет Федерации, Конституционный суд, Центральный банк, министерства РФ, Государственный таможенный комитет, мэр и правительство Москвы.
Отделы по связям с прессой, вне зависимости от того, как они называются (пресс-служба, пресс-бюро, пресс-центр, пресс-секретарь), выполняют ряд задач. К ним относятся:
1) Создание и реализация стратегии информационной политики компании.
2) Формирование с помощью СМИ общественного мнения в соответствии со стратегией информационной политики компании.
3) Взаимодействие с российскими и иностранными средствами массовой информации в целях полного и объективного освещения деятельности компании.
4) Осуществление взаимодействия и развитие контактов с пресс-службами органов государственной исполнительной власти и местного самоуправления, компаний-партнеров, фирм, работающих на одном рынке с компанией.
5) Анализ тенденций и условий развития профильных СМИ.
6) Изучение материалов средств массовой информации в целях определения их позиций и подготовки для руководства компании обзоров этих материалов, аналитики и справок.
Среди прочих задач можно выделить следующие:
Функции пресс-службы
К сожалению, отношения с общественностью (public relations) и отношения с прессой (press relations) часто обозначаются одной и той же аббревиатурой PR, иногда это вносит путаницу. В США такой проблемы не существует, поскольку там чаще используется термин «отношения со средствами массовой информации» (mass media reiations). Но в России путаница распространяется не только на названия, но и непосредственно на специфику деятельности. Очень часто функции pr – специалиста и пресс-секретаря являются идентичными.
Поэтому следует выделить основные функции пресс-службы. К ним относятся:
1) Составление планов работы по реализации стратегии информационной политики компании.
2) Подготовка заявлений и сообщений для средств массовой информации, брифингов и пресс-конференций.
3) Оперативное распространение в СМИ официальных сообщений.
4) Ведение официального сайта компании, поддержка интерактивных сервисов, информационная переписка с посетителями сайта.
5) Контроль за упоминаниями о компании и руководства в Интернет-источниках, СМИ и неформальных коммуникационных ресурсах.
6) Поддержка рабочих контактов с главными редакторами СМИ, руководителями телерадиокомпаний.
7) Проведение пресс-конференций, брифингов, информационных встреч журналистов.
8) Участие в подготовке и проведении официальных визитов и рабочих поездок по стране и за рубеж в целях их освещения в средствах массовой информации.
9) Подготовка и передача средствам массовой информации теле-, фото - и аудиоматериалов, связанных с деятельностью компании.
10) Подготовка мониторингов.
Отсюда видно, что пресс-служба, помимо оперативного распространения информации о деятельности компании и мониторинга СМИ, также осуществляет оперативное взаимодействие со СМИ в качестве представительских мероприятий. Но сегодня функции большинства пресс-центров включают также и организацию специальных событий.
Специальные события
Специальные события (special events) - это мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к самой организации, eё деятельности и продуктам.
Действие специальных событий усиливается за счёт оттенка сенсационности, оригинальности, присущего их содержательной и организационной составляющим. В России празднование Дня города и организация ряда мероприятий в его рамках также может служить примером специального события. Задача организации специального события – привлечение внимания и интереса общественности к организаторам и переключение на PR – обращение. Все факторы, включая выбор места, времени, определение бюджета и списка приглашённых, должны способствовать решению данной задачи. Специально организованное событие предполагает значительные затраты времени на планирование и подготовку.
Организация конференции
Конференция - организованное собрание людей с целью ознакомления, обсуждения и распространения значимой научной, политической, деловой и культурной информации, представляемой авторитетными экспертами. Конференции могут включать презентации, круглые столы, приемы. Участие в конференции представителей организации дает организации возможность продвижения своих продуктов, технологий, идей. Конференции могут быть внутренними - т.е. для собственных занятых компании, или внешними - ориентированными на внешнюю аудиторию. Конференция может быть научной, практической, политической или синтезировать два и более аспектов. Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем.
Ядром конференции являются выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. Это могут быть достаточно известные ученые, топ-менеджеры ведущих в отрасли компаний, известные руководители госаппарата. Кроме того, с докладами выступают и другие участники - менее известные, но имеющие материалы, интересные для собравшихся. На общем заседании слушаются и обсуждаются доклады общего интереса, которые делают наиболее авторитетные участники и гости. Для охвата более узких интересов отдельных групп организуются секции, где слушают и обсуждают выступления участники, объединенные общими интересами. Компаниям следует поощрять активное участие своих специалистов в профессиональных конференциях, поскольку это способствует профессиональному развитию сотрудников, формированию кругозора и новых связей в отрасли.
Спикеры, или докладчики должны быть подготовлены настолько, чтобы их доклады были содержательными и впечатляющими. Следует избегать банальностей, напыщенности, скуки и чрезмерной длительности докладов. Уровень интеллекта слушателей, наличие и качество синхронного перевода, уровень восприятия иностранного языка определяют оптимальную длительность докладов. Компьютерная презентация, слайды, видео и пленки/транспорантки, проектируемые на экран, существенно улучшают восприятие речи. По материалам конференции, имеющей интерес более широкой аудитории, издаются сборники текстов-тезисов докладов, сведения об участниках.
Конференции, собирающие десятки и более сотни человек, требуют многомесячной подготовки. Подготовка к крупным международным конференциям нередко начинается за много месяцев до начала. Информация о конференции вывешивается на Интернет-сайте организации. Потенциальным участникам рассылается извещение по электронной почте и другим каналам, содержащее тему, цели конференции, место проведения, примерную программу, ключевых спикеров, условия участия, включая цены. За несколько месяцев до начала конференции организаторы по полученным заявкам отбирают участников. После этого формируется окончательная программа, где расписан весь ход мероприятия (с указанием дней, часов, залов и докладчиков) - общие и секционные заседания, телемосты, завтраки, ленчи, обеды, приемы и, возможно, посещения лабораторий, заводов, компаний. За несколько недель все участники должны получить программу конференции.
Конференции - это средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, академических, деловых и политических сообществах. Крупные организации и профессиональные ассоциации проводят конференции регулярно. В небольших компаниях собрания могут проводиться в начале или в конце рабочего дня. В глобальных и территориально-распределенных компаниях, профессиональных и академических сообществах традиционные конференции дополняются теле - и видеоконференциями, конференциями в Интернет.
Список используемой литературы
1) Катлип Скотт М., Сентер Ален Х., Брум Глен М. Паблик Рилейшнз. Теория и Практика, 8-е изд.: Учебное пособие, - М.: ИД "Вильямс", 2003 г.
2) Алешина И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. – М.: ИКФ "ЭКМОС", 2004 г.
3) Бортник Е.М., Кортков Э.М., Никитаева А.Ю. Управление связями с общественностью, Москва, ИД ФБК-ПРЕСС, 2002 г.
4) Блэк Сэм Паблик Рилейшнз. Что это такое // СП "АСЭС-Москва", 1990 г.
5) Горкина М.Б., Мамонтов А.А., Манн И.Б. PR на 100%: Как стать хорошим менеджером по PR // М.: Альпина Бизнес Букс, 3-е изд., 2005 г.
6) Музыкант В.Л. Формирование брэнда средствами PR и рекламы,