Анализ организационного обеспечения деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России

Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы¹³¹ с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата ИФНС должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления¹³², не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление  и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников налоговой службы.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную  форму и перемещают во времени  и пространстве. Документы и документная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники ИФНС России по г.Ноябрьску не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

В ходе моей работы были изучены и проанализированы  организация и технология документационного обеспечения деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»¹³³. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный закон «Об электронной  цифровой подписи». ¹³⁴

Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота функционирует  в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников отделов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД  позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД¹³⁵.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело"  )в Налоговой Инспекции  также позволяет:

• Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
• При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.      Согласно результатам исследований, при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.
• Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

      Итак, внедрение полноценной¹³⁶ системы автоматизации делопроизводства в Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников¹³⁷ предприятия дисциплины работы производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации.

      Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая¹³⁸ служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов.

   Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаще всего.  Для полноты картины система документооборота на предприятии не должна заканчиваться на ответственных исполнителях - система автоматизации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений предприятия. Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Таким образом, в данной работе были рассмотрены некоторые вопросы посвященные управлению текучести кадров будет показано, то, что изучение движения кадров, следует начинать с анализа текучести рабочей силы, как основной проблемы, с которой сталкиваются многие руководители. Выявлены основные этапы управления текучестью кадров.

Рассмотрены документы и нормативные акты, необходимые для регламентации и осуществления процесса движения кадров на предприятии.

Изучены и проанализировано делопроизводство как государственное  регулирование Инспекции Федеральной  налоговой  службы Росси по г.Ноябрьску  ЯНАО, будут определены системы документации, система специализированной документации, документация и стандартизация документов, документопотоки организации, хранение документов в архиве.

Не малое внимание оказано  электронному документообороту, его совершенствованию.

Так же проанализированы законы регулирующие деятельность налоговой  службы, характеристика всей организации.

Я считаю, что данная тема очень актуальна в настоящее время, это обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Целью написания курсовой работы является анализ организационного обеспечения деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО а также разработка  внесение рациональных предложений по ее совершенствованию. Провести анализ структурной системы управления органами Госслужбы.

          Определить место автоматизированной  информационной системы в системе  управления органами Госслужбы.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной  структурой Инспекции ФНС;

- изучение функций, задач, основных  видов деятельности налоговой  

   службы;

- рассмотрение места и значения  службы документационного обеспечения  в деятельности  Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО;

- изучение организации службы  документационного обеспечения  управления организации, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

- изучение и анализ нормативных  документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- разработка предложений по  совершенствованию работы с документами  с учетом рекомендаций нормативно-методических  документов и специальной литературы;

- внесение предложений по автоматизации  делопроизводства и документооборота.

С учетом недостаточной  разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников. В первую очередь следует выделить издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов  по документационному обеспечению составляют:

          Конституция является главным документом государства и имеет высшую юридическую силу.

     Государственная система документационного обеспечения управления. . Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.

     ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования.       Настоящий стандарт  устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

     Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации

 

 

          В ходе исследования данной  работы были рассмотрены законодательные  и нормативные акты, государственные  стандарты, налоговый кодекс,  учебно-методическая литература, журналы «Делопроизводство», «Управление персоналом».

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРТУРЫ

ИСТОЧНИКИ

 

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года. М.: Юридическая литература. 1993.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации//Собрания законодательства Российской Федерации- М.: Издательство Эксмо,2004.-192с.
3. Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации»//Собрание законодательств Российской Федерации.-1991:№1807-1. 
4. Закон Российской Федерации от 19.04.1991 №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».
5. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» (с изминениями от 23.07.1998, 28 марта,31декабря 2002г., 10 января, 28мая, 30 июня 2003 года)//Собрание.
6. Федера<span class="dash041e_0431_044b_0447_043