Адаптация персонала

  В качестве предмета исследования выступает  система адаптации персонала  в компании и пути её совершенствования.

Отдел персонала в СООО «МТС». Состояние  системы адаптации  персонала.

  В компании выделен отдельный Отдел  найма, оценки и развития, который  включает в себя:

  – группа найма;

  – группа оценки и развития;

  Группа  найма занимается формированием  и оценкой потребности в персонале, формированием заявок на персонал, включая формальные и неформальные требования. Здесь необходимо тесное взаимодействие со всеми отделами организации. Также в обязанности группы входит подбор работников, проведение собеседования  с кандидатом, которое первоначально  проводит сотрудник группы найма, а  затем проводится собеседование  совместно с начальником отдела, в который проходит набор.

  В круг обязанностей группы оценки и  развития входит обучение вновь принятых сотрудников и проведение семинаров  и тренингов для уже работающих, что позволяет повысить квалификацию и компетенцию сотрудников. Также  это непосредственная разработка данных программ обучения. Группа занимается поиском и заключением соглашений на проведение различных семинаров  вне компании, если не представляется возможным провести обучение на месте. Большую часть работы занимает ежегодная  оценка персонала, которая проводится в виде компьютерного тестирования. Также руководителям подразделений  предлагается заполнить «Модель  компетенций» относительно своих сотрудников, результаты которой обрабатываются также данным подразделением. К функциям группы оценки и развития можно отнести  и адаптацию персонала и контроль функции наставничества. Также на группу возложены функции по ведению договоров и отчетности, администрированию сайта компании, разработке и формированию курсов профессиональной и общеразвивающей направленности для сотрудников. Сейчас планируется также возложить на группу функции по работе со студентами. Это новое направление в организации: стажировки и семинары для студентов.

  В компании разработаны положения  «Об адаптации» и «О наставничестве».

  Положение «Об адаптации» устанавливает порядок  процесса адаптации работников. Процесс  адаптации направлен на создание необходимых условий для вхождения  работника в организацию и  наиболее быстрого достижения им эффективных  результатов работы. А также определение  области ответственности структурных  подразделений и должностных  лиц в процессе адаптации работников.

  В компании процесс адаптации совпадает  с испытательным сроком (три месяца), если таковой устанавливается работнику  при приеме на работу.

  В положении «О наставничестве» закреплена цель наставничества — достижение необходимой эффективности работников организации в максимально короткие сроки посредством оптимизации  процесса их адаптации и организации  процесса обучения на рабочем месте. В положении прописаны также  меры материального и нематериального  поощрения наставников.

  С целью создания необходимых условий  для вхождения новых сотрудников  в организацию и наиболее быстрого достижения ими эффективных результатов  работы в процессе адаптации в  СООО «МТС» предусмотрены:

1. наставничество;
2. участие в тренингах, семинарах;
3. участие в интеграционном курсе «Введение в МТС».

  Процесс адаптации на предприятии включает три этапа:

• организация введения в компанию (социально-психологическая адаптация);
• планирование и прохождение адаптации (профессиональная адаптация);
• оценка прохождения адаптации (подведение итогов адаптации и проведение экзамена).

  В положениях «Об адаптации» и «О наставничестве»  отражаются все три составляющие.

  В разделе организации введения в  компанию описывается процесс ознакомления новичка с требованиями организации, правилами и нормами поведения  на работе. Служба персонала знакомит нового сотрудника со следующими документами:

• должностной инструкцией;
• трудовым договором;
• инструкцией по технике безопасности;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением о персонале;
• положением о коммерческой тайне;
• системой оплаты труда;
• положением о дисциплинарной практике;
• кодексом деловой этики.

  Профессиональная  адаптация включает в себя выполнение намеченного для новичка «Плана работы на испытательный срок».

  На  этом этапе у каждого сотрудника есть наставник, который курирует молодого специалиста на протяжении всего  адаптационного периода и несет  ответственность за выполнение мероприятий, прописанных в «Плане работы на испытательный  срок». Наставником назначается  либо непосредственный руководитель новичка, либо опытный сотрудник.

  Профессиональная  адаптация сотрудника заключается  в активном освоении профессии, ее тонкостей, необходимых навыков, приемов работы, способов принятия решения.

  По  завершении выполненных мероприятий  и истечении срока адаптационного периода наставник представляет в службу персонала «Отзыв» для  рассмотрения вопроса о проведении экзамена. В графе «Рекомендации» наставник отмечает уровень готовности нового сотрудника.

  При вынесении решения о проведении аттестации служба персонала формирует  аттестационную комиссию, в которую  обычно входят: наставник, линейный руководитель, руководитель или специалист службы персонала, руководители компании, являющиеся экспертами в данной области. Служба персонала совместно с руководителем  подразделения готовит предполагаемый перечень вопросов: например, для менеджеров по продажам – знание реализуемой  продукции, ассортимента товаров, документооборота, психологии общения.

  Накануне  аттестации нового работника службой  персонала и линейным руководителем  готовятся документы («План работы на испытательный срок», «Отзыв», «Оценка  труда сотрудника по истечении испытательного срока») с целью ознакомления с  ними аттестационной комиссии.

  После изучения документов и беседы с сотрудником  члены аттестационной комиссии принимают  окончательное решение о приеме сотрудника на постоянную работу. Результаты заносятся в «Аттестационный  лист», подписываются всеми участниками  аттестации.

  В случае неудовлетворительного результата экзамена или при отрицательном  «Отзыве» наставника новому сотруднику предлагается увольнение по собственному желанию или как не выдержавшему испытательный срок.

  При положительном результате аттестации председатель аттестационной комиссии торжественно поздравляет сотрудника с успешным прохождением испытательного срока. Служба персонала представляет копию «Аттестационного листа» в  бухгалтерию для изменения оплаты труда.

  Из  собранных материалов служба персонала  формирует личное дело нового сотрудника.

  Помимо  разработанного «Положения об адаптации», где прописаны все регламентирующие процедуры работы с новыми сотрудниками, в компании доброжелательная внутренняя культура по отношению ко всем вновь  пришедшим сотрудникам. Проводится предварительная работа с коллективом, в который приходит новичок. Руководитель до появления в подразделении  новичка рассказывает о нем в  общих чертах членам коллектива. Это  та информация, которая всегда интересует сотрудников: его возраст и семейное положение, какой участок работы ему будет поручен, как может  пригодиться коллективу его опыт работы. Так же сотруднику обязательно  предоставляется отдельное рабочее  место: компьютер, пишущие принадлежности и т. п. Все это способствует работать более эффективно и с полной отдачей.

  Также проводятся различные семинары и  тренинги. Некоторые из них:

• «Техника обслуживания клиентов»;
• «Стрессоустойчивость при решении вопросов»;
• «Юридические аспекты для специалистов отдела продаж и абонентского обслуживания»;
• «Навыки поведения в конфликте» и т.д.

  Т.е. работодатель организует обучение работников как до заключения трудового договора, так и во время трудовых отношений с работником.

  Интеграционный  курс «Введение в МТС» позволяет  вновь принятым работником ознакомиться с организацией, её историей, миссией  и видением, корпоративной культурой, мероприятиями, проводимыми для  сотрудников, что является важным и  интересным при начале работы в большой  организации.

  Однако, несмотря на высокий и качественный уровень развития системы адаптации  в компании, прослеживается несколько  недостатков:

1. Период обучения в некоторых отделах компании занимает довольно длительное время, около двух месяцев. Соответственно в это время компании лишь вкладывает в новых сотрудников, ничего на них не зарабатывая.
2. Несмотря на наличие в положении «О наставничестве» пункта об оценке наставников, эта процедура не выстроена на должном уровне, и довольно сложно определить лучших в данной сфере.
3. На некоторые управления компании, в частности группу оценки и развития, возложено выполнение работ, не закреплённых в должностной инструкции. Это ведет к потерям времени на выполнение основных должностных обязанностей.

Мероприятия по совершенствованию  системы адаптации  персонала.

  Мероприятия по совершенствованию системы адаптации будем рассматривать на примере отдела Продаж и абонентского обслуживания, а именно справочно-информационной службы, т.к. здесь данная система применяется наиболее полно.

  Сокращение  периода обучения и адаптации. Подбор кадров.

  При принятии на работу нового сотрудника используют четыре вида адаптации:

• Организационная адаптация. На этом этапе нового работника знакомят со структурой компании, служебной иерархией, внутренним распорядком и проводят ознакомительную экскурсию по офису. Во время экскурсии нового работника представляют руководству компании и знакомят с членами коллектива. Проводят ознакомление нового работника с теми нормами и правилами, которые присутствуют в коллективе. Новый сотрудник должен принять для себя основные ценности и установки нового коллектива без ущерба для своих внутренних ценностей и только в этом случае можно говорить о том, что адаптация прошла успешно.
• Социальная адаптация – это построение новым сотрудником отношений с коллективом в целом, позиционирование себя в этом коллективе и формирование отношений с отдельными сотрудниками. Новому члену коллектива необходимо учитывать и привыкнуть к организационной и корпоративной культуре, к стандартам поведения и способам взаимодействия в новой среде. Социальная адаптация – это крайне важный момент во всей адаптационной программе, поскольку если настоящий профессионал не сможет выстроить нормальных отношений в коллективе, он должен будет уйти из компании.
• Профессиональная адаптация – это привыкание и скорейшая реализация профессиональных умений и навыков новым сотрудником на своем рабочем месте. Кроме того, профессиональная адаптация оценивает рост эффективности труда и повышение квалификации.
• Психофизическая адаптация включает в себя изучение и привыкание нового сотрудника к условиям работы, к рабочему месту и к психологическим и физическим нагрузкам. Собственно, эта адаптация и определяет, в конечном счете, общий настрой нового сотрудника и его внутреннюю удовлетворенность.

  В компании имеют место все данные этапы и реализуются они на высоком уровне и в полной мере. Однако третий этап, а именно профессиональная адаптация, в отделе Продаж и абонентского обслуживания, занимает слишком большой промежуток времени.

  После собеседования о приеме на работу новый кандидат проходит курс подготовки. Работа специалистов данного отдела связана непосредственно с предоставлением  информации клиентам быстро, качественно  и объективно. Кандидаты проходят теоретическое обучение, которое  включает в себя основы мобильной  грамотности, разъяснение условий  работы услуг, некоторые юридические аспекты деятельности и т.д. Затем, после тестирования на предмет овладения материалом, наступает этап практического закрепления информации. Данный этап проходит непосредственно в отделе, кандидат закрепляется за наставником, задача которого — показать на собственном примере, как необходимо строить разговор с клиентом, как правильно и в каком порядке предоставлять информацию и как выходить из конфликтных ситуаций.

  Первый  этап, теоретическое обучение, длится около месяца, и затем практическое освоение профессии занимает около  двух недель. Но это не совсем целесообразно, т.к. в это время компания, не получая никакой отдачи, только лишь тратит средства на подготовку, а ведь некоторые кандидаты могут и не пройти итоговые тесты. То есть компания полтора месяца, обучая новых кандидатов, не имеет никакой прибыли от этого, только затраты.

  Если  глубже рассмотреть теоретический  этап, то можно отметить, что информация при обучении специалистов предоставляется  очень подробно и это отнимает большое количество времени. Безусловно, это важно, но базовые услуги можно  изучить и самостоятельно, например, такие как тарифные планы, международный  доступ, MMS, а также некоторые базовые  вопросы: Введение в GSM либо Основы сотовой  связи. То есть можно разработать  схемы ознакомления с услугами либо видео-курс, который кандидаты могли  бы изучать дома. Тем самый лектор не тратил бы дни на предоставление данной информации и экономил как  свое время (т.к обучение проводят сотрудники группы Оценки и развития), так и время, предоставленное на обучение кандидатов, а соответственно при более быстром рассмотрении теории можно быстрее перейти к практике.

  Безусловно, при сокращении сроков обучения может  возникнуть вопрос о недостаточно качественной проработке материала либо об отсеве кандидатов на периоде обучения. Но данная проблема имеет место и  при действующей программе.