Ревизия денежных средств

В случае, если выявленное нарушение может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности лиц, чьи действия (бездействие) повлекли нарушение проверяемым субъектом законодательства, проверяющим (руководителем проверки) до окончания проверки составляется отдельный промежуточный акт проверки.

На основании промежуточного акта проверки контролирующим (надзорным) органом может быть вынесено решение и (или) требование (предписание) об устранении нарушений, установленных в ходе проведения проверки. По фактам выявленных нарушений проверяющим в пределах его компетенции может быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении.

Факты, изложенные в промежуточном акте проверки, включаются в акт проверки.

При наличии возражений по акту (справке) проверки проверяемый субъект или его представитель делает об этом запись перед своей подписью и не позднее 15 рабочих дней со дня подписания акта (справки) представляет в письменном виде возражения по его (ее) содержанию в контролирующий (надзорный) орган.

В ходе ревизии вООО «ЭталонОкна»установлено, что в расходном кассовом ордере, по которому на предприятии осуществлялась выдача наличных денежных средств, не были указаны данные о документе, удостоверяющем личность получателя (наименование, серия и номер, кем и когда выдан документ, удостоверяющий личность получателя денежных средств).

Ревизором так же установлено, что по платежным ведомостям, оформленным для получения заработной платы работникам ООО «ЭталонОкна», была произведена выдача наличных денег лицам, не состоящим в штате, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры, без составления расходных кассовых ордеров, выписываемых отдельно на каждое такое лицо, или по отдельной платежной ведомости.

Таким образом, нарушен  порядок ведения кассовых операций.

Согласно «Кодексу об административных правонарушениях», статья 11.7:

1. Нарушение должностным  лицом либо кассиром юридического  лица или индивидуальным предпринимателем  порядка ведения кассовых операций -влечет наложение штрафа в размере до десяти базовых величин.

2. Невыполнение индивидуальным  предпринимателем или кассиром, иным работником юридического  лица требований законодательства  по осуществлению проверки наличных  денежных средств на подлинность и платежность - влечет предупреждение или наложение штрафа в размере до трех базовых величин..

Таким образом, допущенные в ООО «ЭталонОкна» относятся к первой группе нарушений. Размер штрафа будет определен руководителем ревизионной группы.

В качестве рекомендаций по устранению допущенных нарушений служит следующее: поскольку данные нарушения не влияют на финансовый результат, а касаются только первичных документов и кассовой дисциплины, то необходимо возложить на главного бухгалтера обязанность по контролю за исправлением данных недостатков. Расходные кассовые ордера необходимо оформить правильно, привести в соответствие платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

В целях избегания дальнейших ошибок в учете, руководству ООО «ЭталонОкна» необходимо разработать систему внутреннего контроля, то есть создать отдел внутреннего аудита (ревизии) или назначить ревизионную комиссию.

Данный отдел будет контролировать соблюдение кассовой и расчетной дисциплины;контролировать и организовывать сбор управленческой информации по всему предприятию и подготовку управленческой отчетности для руководства и заинтересованных служб.

Основные цели внутреннего контроля ООО «ЭталонОкна»:

- обеспечение бизнеса надёжной информацией,

- обеспечение сохранности активов,

- обеспечение защиты информации,

- обеспечение эффективности  хозяйственной деятельности,

- обеспечение соответствия учёта принятой учётной политике,

- обеспечение соблюдения  правил составления и представления  бухгалтерской финансовой отчётности.

Итак, по результатам проверки, составляется акт ревизии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6  Совершенствование  методик ревизии денежных средств

 

Существует немало проблем организации контрольно-ревизионной деятельности, свидетельствующих о ее недостаточной эффективности. О ряде узких мест контроля в научной литературе можно встретить лишь упоминание, большинство из них изучено недостаточно полно, по многим из них пока не найдено решения. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся проблемы.

Недостаточная степень методического обеспечения.

Из-за отсутствия опыта в проведении комплексных и тематических проверок, нехватки рабочих ресурсов, ограниченных сроков вопросам методического обеспечения уделяется незначительно времени. Вследствие этого на последующих этапах проверки рассредоточиваются трудовые ресурсы, внимание проверяющих заостряется на несущественных аспектах, в то время как значительные нарушения на контролируемом объекте не выявляются и не устраняются.

Из этого следует вывод о том, что опыт, полученный проверяющими в ходе предыдущих проверок, долженнакапливаться, систематизироваться, обобщаться и оформляться в виде документации - методических пособий, рекомендаций, программ (с точки зрения аудиторских организаций, указанные документы входят в систему внутрифирменных стандартов). Только это позволит избежать проблем чрезмерной специализации работников контролирующих подразделений и функциональной незаменимости отдельных специалистов[25].

Ревизоры должны располагать информацией о состоянии дел на предприятиях конкретной отрасли или региона:

•  какие чаще всего имеют место нарушения и злоупотребления;

•  какими способами они совершаются;

•  как скрываются в документах первичного и сводного учета;

•  какими конкретными действиями их можно выявить.

Изучение данной проблемы показывает, что она во многом связана с экономическим фактором ограниченных трудовых ресурсов. Нехватка рабочего времени зачастую ощущается даже на основном этапе проверки и оформления ее результатов (в виде акта, отчета).

Исходя из вышеизложенного предлагается организовать работу по обобщению, систематизации выявленных недостатков, нарушений, разработке методических пособий, инструктивных и рекомендательных документов для проверяющих. Эти мероприятия следует проводить как на этапе планирования и организационно-методической подготовки к выполнению общего плана проверки, так и на завершающей стадии после составления итогового документа (акта, отчета, заключения) по ее результатам. Это позволит если не устранить, то, по крайней мере, существенно уменьшить негативное влияние рассматриваемой проблемы на степень эффективности контроля.

Требует пристального внимания проблема профессиональной подготовки, переподготовки и аттестации проверяющих.

Это связано с комплексностью, сложностью выполнения большинства проверок, при которых охватываются различные вопросы финансово-хозяйственной деятельности и выявляются ошибки, которые носят системный характер. Исходя из этого проверяющие работники должны быть в наибольшей степени образованы, подготовлены и обладать организаторскими, творческими способностями, познаниями в области бухгалтерского учета, экономического анализа, гражданского, трудового, налогового и иных отраслей права, логистики, экономико-математических методов, психологии (умения общения с людьми, основами конфликтологии), не говоря уже о методах собственно фактического и документального контроля. Для эффективного осуществления проверки квалификация проверяющего должна быть не ниже квалификационного уровня работника проверяемого функционального отдела[25].

Пути совершенствования проведения ревизии в организации, в целом, и ревизии денежных средств, в частности, можно представить следующим образом:

1. Автоматизация бухгалтерского  учета на предприятиях. При использовании  специальных компьютерных бухгалтерских  программ повышается возможность  оперативно осуществлять синтетический  и аналитический учет прихода  и расхода денежных средств. Для  совершенствования учета денежных  средств рекомендуется внедрить  специализированную бухгалтерскую  программу, что позволяет существенно  повысить оперативность и достоверность  обработки учетной информации, повышает  аналитичность данных учета.

Вышеперечисленные мероприятия позволят определить состояние бухгалтерского учета денежных средств в кассе, оценить обоснованность и правильность их учета, своевременно принять меры к устранению недостатков.

2.Формирование ревизионных  комиссий на предприятиях является  также  одним из путей совершенствования  ревизии. Ревизионная комиссия избирается  на предприятии путем голосования, она проводит ежегодно не менее 2-х ревизий хозяйственно-финансовой  деятельности .

Ревизионная комиссия имеет право:

- проверять правильность использования и сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств, основных средств и другого имущества;

- требовать необходимые для проверки документы от должностных лиц;

- привлекать для участия в ревизии специалистов.

Как один из вариантов формирования обособленной службы на предприятии можно предложить создание службы внутреннего аудита (на постоянную работу) из квалифицированных, честных и хорошо знающих производственные особенности предприятия работников.

3. Автоматизация контрольно-ревизионной  работы. Именно она представляет  пользователям возможность в  комплексе снижать трудоемкость  ревизии, применять элементы управленческого  учета и контроля хозяйственной  и другой деятельности, работать в соответствии с разработанной методологией, соблюдать установленные правила проведения ревизии. Важно отметить, что современный уровень развития информационных технологий позволяет успешно решить эту поставленную задачу.

Дополнительным стимулом внедрения автоматизации финансово - хозяйственного контроля является также постоянное расширение и обновление нормативной базы, а также автоматизация учетных процессов на объектах контроля. Процесса внедрения в практику деятельности контрольных органов средств автоматизации в немалой степени также способствует активное развитие методологии их деятельности, что позволяет формализовать многие контрольные процессы, изложить их в виде программы заданных алгоритмов.

В настоящее время объективно назрела необходимость автоматизировать такие процессы ревизионной работы, как планирование и составление отчетности. Кроме того, требуется внедрение в практику ревизионной работы такие, характерные для аудита приемы и методы, как расчеты существенности, риска и необходимой величины выборки, которые также должны быть максимально автоматизированы.

В условиях разнородности субъектов и объектов контрольной деятельности одним из основных требований, предъявляемых к системе автоматизации ревизионной деятельности, является ее универсальность, то есть возможность использования в любых условиях.

Система автоматизации ревизионной деятельности должна позволять:

• Осуществить комплексную автоматизацию всех организационных процессов ревизионной деятельности, таких как составление плана контрольно-ревизионной работы и отчета о его выполнении, отчетности о контрольно - ревизионной работе и т.п.