Характеристика должностного и численного состава работников службы ДОУ

      6.4       Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении.  

      7. Составление номенклатуры дел.   

      7.1 Номенклатура дел – это систематизированный  список наименований дел, образующихся  в делопроизводстве Предприятия.

      Сводная номенклатура дел Предприятия должна отражать полный комплекс дел каждого структурного подразделения.

      7.2 Не включаются в номенклатуру  дел печатные издания, брошюры,  справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы,  экспресс-информация и другие подобные материалы.

      7.3 Номенклатуры дел структурных  подразделений подготавливаются  сотрудниками этих подразделений,  хорошо знающими задачи и документацию  подразделения, после чего подаются  начальнику службы ДОУ на согласование и последующего их включения в сводную номенклатуру дел Предприятия и утверждения. Утверждает номенклатуру дел директор Предприятия.

      7.4 Заголовки дел в номенклатуре  должны кратко, четко и конкретно  отражать состав и содержание  документов, которые предполагается  группировать в дела.

      7.5 Составление заголовков «Разная  переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы  по общим вопросам» и т. п.  не допускается.

      7.6 Номенклатура дел подразделений  на следующий год представляется  не позднее 15 декабря текущего года.

      7.7 Ведение дел вне номенклатуры  в подразделениях Предприятия не допускается.  

      8.       ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. 

      8.1 Исполненные документы группируются  в дела в строгом соответствии  с номенклатурой дел Предприятия.

      8.2 В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

      8.3 В дело подшиваются только  исполненные документы с отметкой  об исполнении и подписью исполнителя,  что свидетельствует о завершении  работы над документом.

      8.4 Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также  черновиков и копий не допускается.

      Расположение  документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

      8.5 Приказы по основной деятельности  группируются отдельно от приказов  по личному составу. 

      8.6 Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего подразделения.

      8.7 Обложка дела оформляется следующим  образом: 

      Название  организации,

      Номер дела по номенклатуре,

      Заголовок дела,

      Год заведения,

      Срок  хранения  

      9. Обеспечение сохранности документов.

      9.1 Законченные делопроизводством  дела хранятся в подразделениях, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут работники, курирующие данное направление работы.

      9.2 Дела могут храниться как в  рабочих помещениях, так и в  специально отведенных для этого  помещениях.

      9.3 Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешается.

      9.4 В случае утраты какого-либо  дела или документа ответственный  исполнитель обязан незамедлительно  известить об этом руководителя службы ДОУ.

      9.5 Полная проверка наличия дел  и документов проводится в  структурных подразделениях ежегодно по завершению делопроизводственного года.

Начальник делопроизводственного                                   л.п. Д.А.Иванова

отдела                                 

 

       Задание 2 

      Открытое  акционерное общество

      ОАО «Брянскавтотранс»

      ПРИКАЗ

      12.12.2010                                                                                            № 36-к 

                                                  Г. БРЯНСК

      ОБ  ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

      В соответствии с законодательством Российской Федерации в целях совершенствования документооборота

      ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить Инструкцию по документированию  управленческой деятельности ОАО  «Брянскавтотранс» 

      2. Ответственность за организацию  исполнения настоящего Приказа возложить на руководителя службы документационного обеспечения управления.

      Заведующий  канцелярии

      л.п. С.С. Иванов  

 

       Задание 3. 
 

        ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

      ОАО «БРЯНСКАВТОТРАНС»

      ПРИКАЗ

      начальника  отдела кадров

      по  личному составу

_15.04._2011
№ ___36____

 

      г. Брянск

      В целях совершенствования деятельности ОАО «Брянскавтотранс», -

      ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. ПРЕДОСТАВИТЬ 

      машинистке  Смирновой Анне Васильевне согласно графику  очередной отпуск с 20.04.2011 г. на 28 календарных  дней.

      2. НАЗНАЧИТЬ

      Николаеву Елену Васильевну на должность инспектора отдела кадров с 19.04.2011 г., согласно личному заявлению.

      3. НАЛОЖИТЬ

      дисциплинарное  взыскание в виде выговора  за опоздание  на  работу 16.04.2011 г. на 2 часа без уважительных причин кассиру Юриновой Анне Викторовне за опоздание на работу.

      Основание – докладная записка  главного бухгалтера;

      акт об опоздании на работу от "16" апреля 2011 г.;

      письменное  объяснение Юриновой А.В.: объяснительная записка кассира Юриновой А.В., согласно которой причиной несвоевременной явки на рабочее место явилось посещение отдела Сбербанка для получения выписок из расчетного счета.

      4. Контроль за исполнением настоящего  Приказа возложить на заместителя  начальника отдела кадров. 

      Начальник отдела кадров Славина /Д.И. Славина/

      15.04.2011 г.

      С приказом ознакомлен:

      ____________________________________________

      (Подписи  лиц, указанных в приказе) 

      « В дело №_02/04____.,023

      л.п. 15.04.2011г. 
 

 

Открытое акционерное общество

ОАО «Брянскавтотранс» 
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

15.04.2011                                                                                       № 36

      г. Брянск

По личному составу

      3. НАЛОЖИТЬ 

      дисциплинарное  взыскание в виде выговора  за опоздание  на  работу 16.04.2011 г. на 2 часа без уважительных причин кассиру Юриновой Анне Викторовне за опоздание на работу.

      Основание – докладная записка  главного бухгалтера;

      акт об опоздании на работу от "16" апреля 2011 г.;

      письменное  объяснение Юриновой А.В.: объяснительная записка кассира Юриновой А.В., согласно которой причиной несвоевременной явки на рабочее место явилось посещение отдела Сбербанка для получения выписок из расчетного счета.

      Начальник отдела кадров Славина /Д.И. Славина/

ВЕРНО 
                                                              Инспектор по кадрам _________________ 
16.05.2011г.                                                                             л.п.     Д.И.Славина

                                                                                                        

 

       Заключение 

      Итак, на крупных предприятиях в составе  службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

      На  средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты  по участкам работы.

      На  небольших предприятиях служба ДОУ  состоит из 2-3 человек.

      Во  многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной  службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация  работы с документами – это  вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

      При определении должностного состава  работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих

      Для определения численности персонала  службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда.

      Как правило, определение численности  подразделения не входит в обязанности  самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике. 

 

       Список использованной литературы 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. / Изд. 8-е, перераб. и доп. (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом») – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.
2. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2008.
3. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004.
4. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
5. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб., 2009.
6. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37.
7. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.- 4-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
9. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
10. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 1.3.
11. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. -М.: Книга сервис, 2005.