Характеристика должностного и численного состава работников службы ДОУ

      Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных  организаций, составляет 10% рабочего времени.

      Расчет  численности персонала службы документационного  обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:

• руководители;
• специалисты;
• другие служащие (или технические исполнители)¹³.

      К категории руководителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся  следующие должности:

• заведующий архивом;
• заведующий канцелярией;
• заведующий копировально-множительным бюро;
• заведующая машинописным бюро;
• заведующий экспедицией.

      На  практике в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром подготовки документов, заведующий отделом писем и др. Как правило, наименование должности руководителя зависит от структуры службы делопроизводства. По существующим нормам управляемости количество руководителей не должно превышать 20% от общего количества делопроизводственного персонала.

      К категории специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся  следующие должности:

• документоведение;
• инспектор по контроль за исполнением поручений.

      На  практике к категории специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории.

      К категории технических исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие  должности: архивариус; делопроизводитель; машинистка; секретарь-машинистка; секретарь  незрячего специалиста; секретарь руководителя; секретарь-стенографистка; стенографистка; экспедитор.

      Как правило, определение численности  подразделения не входит в обязанности  самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. 

 

       Раздел 2. Практическая часть

      Задание 1. 

ИНСТРУКЦИЯ

ПО  ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОАО «Брянскавтотранс»

УТВЕРЖДЕНА

Приказом  директора 

ОАО «Брянскавтотранс»

От 12.12.2010 №57

      1. Общие положения

      1.1       Настоящая Инструкция устанавливает  единую систему в ОАО «Брянскавтотранс» (далее – Предприятия) подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

      1.2 Выполнение требований Инструкции  обязательно для всех сотрудников  Предприятия.

      1.3 Инструкция ориентирована на  использование во всех структурных  подразделениях автоматизированной  системы, предназначенной для  составления документов, их регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров.

      1.4 Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в структурных подразделениях возлагается на  руководителей этих  подразделений.

      Руководители обязаны:

• Рассматривать все документы в день их получения;
• Требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
• Своевременно докладывать директору Предприятия о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов и поручений;
• Принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения по телефону;
• Знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.

        

      2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов.

      2.1 Прием входящей корреспонденции  осуществляется специалистом службы ДОУ, при этом проверяется правильность ее доставки и наличие приложений.

      Вся корреспонденция вскрывается кроме корреспонденции с пометкой «лично», которая вручается адресату.

      2.2 Принятая корреспонденция передается  директору Предприятия или лицу, исполняющего его обязанности.

      2.3 Регистрация документов осуществляется  централизованно путем занесения в журнал входящей документации и компьютер (в журнал регистрации полученных документов)

      2.4 На полученных документах в  правом нижнем углу лицевой  стороны документа проставляется  штамп с указанием даты поступления  документа и его порядкового  входящего номера (с начала календарного года).

      2.5 Если к поступившему документу  имеется приложение, то рядом  с входящим номером делается  об этом отметка: «+ приложение  на 2 листах» 

      2.6 Регистрация документа производится  однократно работником службы ДОУ.

      2.7 После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение директору Предприятия. При необходимости детального рассмотрения вопроса работник службы ДОУ проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо – ответ, находится инициативное письмо и прикрепляется к нему.

      2.8 В результате  рассмотрения документа  директором Предприятия на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации входящих документов».

      2.9 Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить работнику службы ДОУ, курирующего этот вопрос, информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

      2.10    На первом листе исполненного  документа в левом нижнем углу  исполнитель делает отметку «в  дело» и о том, когда и  как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в  соответствующее дело.

      2.11 Исполненные документы и копии  писем-ответов должны подшиваться  в дела не позднее следующего  дня после исполнения или отправки  ответа.

      2.12 Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в  порядке, исключающим их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом работника службы ДОУ.   

        

      3. Контроль исполнения документов.

      3.1 На Предприятии устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений вышестоящих организаций, руководителя .

      3.2 Ставить документы на контроль  имеет право директору Предприятия.

      3.3 Осуществление контроля за сроками  исполнения возлагается на работников службы ДОУ.

      3.4 На документы, взятые на контроль, в левом поле у заголовка  ставится штамп или пишется  «КОНТРОЛЬ». Вся информация о них заносится в «Журнал учета контроля и движения документов».

      3.5 Задание снимается с контроля  только с разрешения директора Предприятия или исполняющего обязанности.

      3.6 В течение установленного срока  исполнения, поставленные в резолюции вопросы,  должны быть полностью решены.

      3.7 Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.  

      4.       Порядок составления  и оформления служебных  документов.

      4.1 Документы Предприятия приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их директором Предприятия, а в его отсутствие – исполняющим обязанности.

      4.2 Гриф утверждения проставляется  в правом верхнем углу первого  листа документа. 

      Элементами  грифа утверждения являются:

      Слово УТВЕРЖДЕНО;

      Должность лица, утвердившего документ;

      Личная  подпись и ее расшифровка;

      Дата  утверждения.

      4.3 Приказ – нормативный акт, издаваемый директором Предприятия или в его отсутствии – исполняющим обязанности. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед Предприятием.

      4.4 Тексты приказов состоят из  двух частей: вводной и распорядительной.

      В водной части излагаются основания  для издания документа.

      Распорядительная  часть начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ».

      4.5 Распорядительная часть должна  содержать конкретные задания или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

      4.6 Регистрация приказов осуществляется  работником службы ДОУ.

      4.7 На оборотной стороне листа  приказа дается список лиц  для ознакомления, которые ставят  подпись и дату против своей фамилии.

      4.8 Первые экземпляры приказов формируются  в соответствующие дела, вторые  направляются исполнителям данного  документа.  

      5.       Порядок работы с исходящими  документами. 

      5.1 Исходящие документы готовятся  на бланках для писем Предприятия.

      Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах  не должны допускать различных толкований.

      Документы, как правило, должны составляться по одному вопросу, что обеспечивает более  оперативное их рассмотрение получателем.

      5.2 Внесение в подлинник документа  после его подписания, каких либо  добавлений или изменений может  производиться только лицом, подписавшим  его. 

      5.3       Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Дата документа и исходящий номер – в левой верхней части. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит « На №____от _____», с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса).

      В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя ( при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).  

      6. Регистрация исходящих документов.

      6.1 После проверки правильности  оформления документа проставляется  исходящий номер. 

      Исходящий номер состоит: из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется работником службы ДОУ.

      6.2 Данные об исходящем документе  заносятся в «Журнал регистрации исходящих документов».

      6.3 Подписанные директором Предприятия документы должны отправляться не позднее первой половины дня следующего за днем подписания.