Формы бухгалтерского учета

 

 

При мемориально-ордерной форме  учета по данным первичных или  накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.

Мемориально-ордерная форма  учета отличается строгой последовательностью  учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

отрыв аналитического учета  от синтетического, громоздкость аналитического учета (он часто отстает от синтетического учета);

формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа  хозяйственной деятельности и составления  отчетности.

В связи с этим учет имеет  сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.

 

1.2.3 Автоматизированная форма  бухгалтерского учета

В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации — ЭВМ — машинограммы выходной информации.

Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен  на рис 2.

 

 

В настоящее  время организации интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ — компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, дискете, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Компьютеры  относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие  места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие  места (АРМ) бухгалтера.

Применение  машинно-ориентированных форм учета  обеспечивает:

механизацию и  во многом автоматизацию учетного процесса;

высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;

повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности;

увязку всех видов учета и планирования, поскольку  они используют одни и те же носители информации.

Вестись такая форма учета может на таких программах как: «1С: Бухгалтерия»; «Парус»; «Турбо Бухгалтер»; «Инфо-бухгалтер» и т.д.

 

1.2.4 Упрощенная  форма бухгалтерского учета журнально-ордерная форма

В последнее  время предприятиям малого бизнеса  разрешено использовать упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров — Книгу учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

Книга учета  хозяйственных операций заполняется  либо непосредственно по данным первичных  документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйственных операций). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Запись в  учетные регистры производят на основании  должным образом оформленных  бухгалтерских документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.

Если количество хозяйственных  операций незначительно, то они вначале  записываются в Книгу учета хозяйственных операций, а уже затем – в соответствующие ведомости. Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма» по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 51 «Расчетный счет» Книги учета хозяйственных операций, а затем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету.

Пример открытия счетов в  Книге по данным начального баланса, отражения четырех операций по счетам Книги, подсчета оборотов и конечных сальдо счетов по Книге представлен в табл. 1. Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса.

Если в организации  совершается значительное количество хозяйственных операций, то они могут записываться вначале по соответствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета хозяйственных операций. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.

Можно использовать и кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета хозяйственных операций. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета хозяйственных операций записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, и затем она расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам Книги.

По окончании месяца в  Книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.

Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам также должна совпадать. Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгалтерского баланса.

Состав регистров и  порядок записи в них при упрощенной форме учета представлены на рис. 3.

В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки при соблюдении общих методологических принципов, а также технологии обработки учетной информации.

 

 

 

Таблица 1

КНИГА УЧЕТА  ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

№ пп.

Дата и №  документа

Содержание  операций

Сумма сум.

Счета бухгалтерского учета

01«Основные средства»

10 «Материалы»

50 «Касса»

51 «Расчетный счет»

80 «Уставный капитал»

66« Кратко- срочные кредиты банка»

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Начальное сальдо

100000

50000

–

20000

–

1000

–

29000

–

60000

–

20000

10000

100000

03.01 № 1

10000

10000

10000

04.01 № 2

5000

5000

5000

04.01 № 3

20000

20000

20000

05.01 № 4

10000

10000

10000

Оборот

45000

–

–

20000

–

10000

10000

–

10000

–

–

–

5000

5000

20000

10000

–

Конечное сальдо

110000

50000

–

40000

–

1000

–

19000

–

–

60000

–

25000

–

25000

–

–

 

 

Журнально-ордерная форма  бухгалтерского учета — это рациональная форма бухгалтерского учета, основанная на использовании накопительных регистров и шахматной схемы записи.

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

применение  для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

совмещение  в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

объединение в  журналах-ордерах систематической  записи с хронологической;

отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

сокращение  количества записей благодаря рациональному  построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц, на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму. Далее мы представляем форму журнала-ордера № 1 по счету 50 «Касса».

 

Журнал-ордер  № 1 по счету 50 «касса»

№ строки	Дата	С кредита счета 50 в дебет счетов					Итого
		10 «Материалы»	2500 «Общехозяйственные  расходы»	51 «Расчетный счет»	6710 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»	И т.д.
1	20.01				10000		10000

 

Запись в  журналы-ордера производят ежедневно  либо непосредственно с первичных  документов, либо со вспомогательных  ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Во втором случае в журналы-ордера записывают итоги вспомогательных ведомостей.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Например, в журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счет «Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу (тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам), а по некоторым счетам – предварительно во вспомогательных ведомостях, открываемых к журналам-ордерам.

Основными учетными регистрами являются журналы-ордера. Ведомости, производственно-финансовые отчеты, листки-расшифровки, разработочные таблицы – вспомогательные регистры. Как правило, они применяются при необеспечении аналитических показателей в журналах- ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется в них.

 Месячные  итоги каждого журнала-ордера  показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

При книжно-журнальной форме учета аналитический учет оторван от синтетического. Обычно по большинству счетов оборотные  ведомости по аналитическим счетам составляют после составления Главной книги, а зачастую после составления отчетности. На практике это приводит к тому, что отчетные данные (балансы) не всегда отражают действительное наличие хозяйственных средств организаций, предприятий.

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета отставания аналитического учета от синтетического не может быть. Это обусловлено тем, что в ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим, например, по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», «Прибыли и убытки» и др., причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятельный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая  запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Необходимость  ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляются и мемориальные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий  итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости  составляются лишь по тем счетам, в  которых аналитический учет ведется  самостоятельно.