Автоматизированные системы управления бизнес-процессами

Объектом автоматизации  технологии Groupware являются три первых категории операций. В рамках технологии Workflow рассматриваются операции, относящиеся к последней категории, - распределенные и асинхронные. Причем эти операции могут выполняться последовательно или параллельно, иметь сколь угодно сложную логику, согласовываться по времени, данным и исполнителям.

Четвертым и последним требованием представления бизнес-процесса в виде процесса класса Workflow является ПЕРИОДИЧНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ. В отличие от предыдущих требований, это требование носит чисто экономический характер.

 

Инструментальные  средства описания процесса

 

С точки зрения системы, каждая операция, входящая в состав процесса, содержит задание, выполнение которого предполагает ввод и/или обработку информации. Типовыми параметрами описания операции являются следующие:

• адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на пересылку задания другому пользователю и права на копирование данных, относящихся к заданию;
• экранная форма, содержащая представление данных и функций, используемых пользователем при выполнении задания;
• предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;
• действия системы при инициализации и завершении операции.

Последовательность  выполнения операций и условия их перехода от одной к другой составляют алгоритм выполнения процесса. Помимо уже рассмотренных операций в описании алгоритма, как правило, используются:

• логические условия;
• внешние по отношению к процессу события;
• средства создания параллельных ветвей;
• точки встречи, позволяющие согласовать результаты параллельно выполняемых операций;
• автоматические операции - операции, выполняющиеся без участия пользователя и запускающие на сервере внешнюю процедуру обработки циркулирующих в процессе данных;
• сценарии - специальные экранные формы, содержащие вызов функций, операторов системы и внешних программ, используемых пользователем при выполнении различных операций.

Использование инструментальных средств описания процессов в большинстве современных  систем класса Workflow не требует от разработчика каких-либо знаний в области программирования или систем управления базами данных. Например, в системе Staffware средством такого класса является графический построитель процедур для Windows, работа которого основана на технологии пиктограмм и режиме drag-and-drop.

При выполнении процесса Workflow информация передается от пользователя к пользователю в виде некоторого упорядоченного множества данных. Каждая операция использует подмножество этих данных, состав которого, а также  способ представления данных задаются соответствующей экранной формой. Создание форм является прерогативой разработчика процессов, а инструментальные средства для разработки форм являются важным компонентом системы Workflow. Главным требованием к экранным формам, циркулирующим в системе, является их "интеллектуальность" - возможность динамически изменять состав, содержание и формат представления данных.

Большинство систем поддерживают самые разнообразные типы данных. Очень важными являются данные типа "файл", благодаря которым обеспечивается возможность ассоциировать с формой файлы, находящиеся вне системы. Разработчик указывает операции, на которых эти файлы должны порождаться, и регламентирует возможность внесения в них изменений.

Значения данных представляются в экранной форме в виде полей. При этом различаются:

демонстрационные поля - поля, содержащие значения, для которых не допускается редактирование;

обязательные поля - поля, которые необходимо заполнить в процессе выполнения задания;

необязательные  поля - поля, значения которых могут быть введены пользователем, однако это не является необходимым условием выполнения задания;

вычисляемые поля - поля, значения которых вычисляются в соответствии с заданными правилами;

невидимые поля - вычисляемые, но неотображаемые на экране.

Построение  форм представления данных является составной частью описания операций, составляющих процесс Workflow, и включает:

• задание и форматирование текста, образующего форму;
• определение требуемого подмножества данных;
• указание способа их представления в форме;
• описание условий и обстоятельств, определяющих содержание формы.

Кроме того, для  каждого поля могут быть заданы:

• справка-пояснение того, как это поле заполнить; справочная информация будет выдаваться на экран по требованию пользователя;
• диапазон или список допустимых значений;
• одна или несколько таблиц, определяющих взаимосвязи между значениями полей формы.

Использование таблиц позволяет организовать согласованную работу с логически связанными полями данных, например такими, как название компании и ее почтовый адрес.

В большинстве  современных систем класса Workflow присутствуют высокоуровневые инструментальные средства создания и редактирования экранных форм. Например, в Staffware таким средством является графический построитель форм для среды Windows.

 

Управление  выполнением процесса

 

Любой конкретный случай выполнения процесса называется экземпляром или вариантом. Выполнение любого экземпляра состоит в рассылке пользователям заданий в виде экранных форм и управлении процессом их заполнения в соответствии с предусмотренным алгоритмом. При этом система класса Workflow обеспечивает:

• одновременное выполнение множества экземпляров каждого процесса;
• передачу заданий между операциями процесса посредством системы электронной почты;
• обмен произвольными сообщениями между пользователями;
• доступ к функциям системы и внешним программам, предусмотренным для пользователя разработчиком процесса;
• взаимодействие путем обмена данными с внешними программами на сервере и клиенте.

Работа пользователя с любой формой состоит из следующих  действий:

• просмотр содержимого;
• заполнение и/или редактирование полей;
• печать формы;
• выпуск формы для последующей обработки.

Часто при заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

В процессе эксплуатации система Workflow накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует  очереди заданий различных типов  как для каждого пользователя, так и для группы. Автоматически производится периодическое обновление очередей и уведомление пользователя о наличии в очереди новых, еще непросмотренных заданий, заданий с высоким приоритетом или заданий с установленным предельным сроком выполнения. Например, в системе Staffware для работы с очередью заданий имеется специальное окно.

Набор операций для работы с очередью заданий  содержит следующие операции:

• выбор задания;
• переход к заполнению экранной формы выбранного задания;
• выпуск выбранного задания - информирование системы об его выполнении;
• пересылка выбранного задания другому пользователю в случае невозможности его выполнения;
• установка критериев сортировки заданий в очереди;
• ограничение списка отображаемых заданий посредством критерия-фильтра;
• управление периодом обновления очереди.

После выпуска  или пересылки задания оно  автоматически удаляется из очереди.

В управлении и  выполнении процесса Workflow участвуют  следующие классы пользователей:

• администратор системы - поддержка и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процессам, например данных о пользователях;
• разработчик процесса - разработка, тестирование и поддержка конкретного процесса;
• владелец процесса - редактирование конкретного процесса;
• менеджер - контроль исполнения экземпляров процесса посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;
• пользователь - доступ к системе через очередь заданий, функция запуска экземпляра конкретного процесса и справочная подсистема.

Каждый пользователь имеет уникальный код, пароль и относится  к некоторой группе пользователей. Средства управления доступом системы Workflow ограничивают доступ к операциям, функции запуска экземпляров процесса и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Кроме того, большинство систем предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям).

Для контроля и  управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены следующие функции:

• регистрационные журналы;
• отчеты о состоянии;
• пересмотр данных;
• административные отчеты.

Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы, в котором для  каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждой транзакции, выполненное действие и исполнитель. С помощью регистрационного журнала в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного экземпляра процесса.

Отчет о состоянии - это внутренний отчет системы, в  котором отражается текущее состояние  каждой операции каждого процесса. Различается четыре типа состояний: выпущена, не выпущена, отозвана или  не отправлена. Кроме того, для любой  операции можно получить данные о текущих значениях полей. Функция пересмотра данных отличается от отчета о состоянии лишь тем, что позволяет модифицировать значения полей и таким образом управлять выполнением экземпляра процесса.

Административные  отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса.

Особенности программной реализации

 

Естественно, что  каждая конкретная программная реализация системы класса Workflow имеет множество  своих особенностей. Приведем, например, краткое описание некоторых особенностей программной реализации для системы Staffware.

Как и большинство  систем класса Workflow система Staffware имеет  архитектуру клиент-сервер. Сервер Staffware работает в среде Unix или NT, а  для рабочего места клиента может использоваться алфавитно-цифровой терминал Unix, ПК в среде Windows или Macintosh. В качестве основы для управления данными система Staffware предоставляет несколько вариантов: собственную систему управления, базирующуюся на файловой системе сервера, СУБД Oracle или Informix. Для предприятий, имеющих сложную и территориально-распределенную структуру, важной является поддержка системой Staffware многосерверной конфигурации, в которой часть серверов может работать под Unix, другая - под NT, третья - под любой из этих операционных систем плюс СУБД Oracle, а четвертая - аналогично предыдущей, но с СУБД Informix.

Система Staffware является открытой - специальные средства обеспечивают запуск внешних программ на сервере  и клиенте, двусторонний обмен данными между Staffware и процессом на сервере, а также динамический обмен данных (Dynamic Data Exchange - DDE) с приложениями, работающими под Windows. Кроме этого, имеются библиотеки функций уровня прикладного программирования (API) под Unix и Windows, позволяющие разработчикам прикладных программ получить доступ к системным функциям Staffware.

Имеется также  специальная версия, ориентированная  на работу в сети Internet, - Staffware W4 (Workflow on Word Wide Web), обеспечивающая Web-клиенту системы доступ через глобальную сеть к формам, очереди заданий, административным отчетам и регистрационным журналам. При этом в качестве клиентского программного обеспечения может использоваться любой стандартный Web-браузер.

Среди множества  дополнительных функций отметим следующие:

• выход на любую внешнюю систему электронной почты, в том числе по протоколам X400 и SMTP;
• многопользовательский режим отладки и тестирования новых процессов;
• возможность копирования и восстановления описания процесса из копий;
• набор функций сохранения и восстановления системы;
• управление внутренним набором символов Staffware;
• управление рабочим календарем;
• доступ к системным переменным и функциям;
• управление режимом работы с окнами.

 

Место технологии Workflow в организации бизнеса