Автоматизированные системы управления бизнес-процессами

 

Для определения  места технологии Workflow в организации  бизнеса воспользуемся подходом, предложенным С. Джостеном (S. Joosten) и  его коллегами [2], и рассмотрим динамику изменения основных компонентов  бизнес-системы (рисунок 8).

Рисунок 8.  
Динамика изменения основных компонентов бизнес-системы.

 

 

Наиболее устойчивым компонентом является миссия предприятия, определяющая назначение компании, ее значимость для общества и направление  деятельности. С точки зрения организации  бизнеса, изменение миссии эквивалентно построению новой компании.

Практически столь  же устойчивой является иерархия целей  предприятия и стратегия его  развития. Изменения в стратегии  являются, как правило, следствием таких  внешних событий, как технологическая  революция, радикальное изменение условий рынка или законодательства.

Критические факторы  успеха и состав тактических задач  по реализации сформированных планов периодически пересматриваются на основе анализа тенденций развития рынка  и статистики результатов деятельности.

Определение результатов деятельности и подсчет значений показателей эффективности проводится столь часто, сколь это возможно для конкретного сектора рынка, групп изделий, услуг, клиентов, поставщиков и т. д. Однако и в этом случае достоверные данные являются результатом накопленной статистики, хотя и за менее продолжительный период.

Все последующие  компоненты входят в состав корпоративной  информационной системы, в задачу которой  входит информационная поддержка выполнения бизнес-процессов и принятия управленческих решений. При этом динамику развития этой системы в наибольшей степени определяют собственно бизнес-процессы.

С точки зрения организации бизнес-системы основной задачей технологии Workflow является отделение  правил выполнения бизнес-процессов  от прикладных систем и систем управления базами данных, что обеспечивает принципиально большую гибкость и адаптируемость информационной системы. Иными словами, технология Workflow предоставляет возможность оперативной модификации правил выполнения бизнес-процессов без перестройки прикладного программного обеспечения и/или изменения структуры корпоративной базы данных.

Другим важным направлением использования технологии Workflow служит интеграция различных приложений и данных вокруг бизнес-процесса. В  этом отношении Workflow можно рассматривать как определенный шаг в развитии архитектуры открытых систем. Стандарты, разработанные WfMC, подтверждают эффективность и результативность усилий, нацеленных на развитие этого направления.

 

Стратегия внедрения и использования

 

Внедрение системы класса Workflow в практику работы предприятия всегда представляет собой проект, реализация которого не может быть возложена лишь на отдел информационных технологий. Более того, объем работ этого отдела в рамках соответствующего проекта редко превышает 25%.

Какова иерархия целей такого проекта? Как эффективно организовать работы по сопровождению  и развитию системы?

Эти вопросы  стали предметом специального исследования, названного WA-12 [2] и, выполненного рядом  компаний, в числе которых Data General, Deloitte&Touche, Staffware и др. По данным исследования WA-12, типовыми целями проекта внедрения системы класса Workflow являются:

• сбор, организация хранения и доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. При этом если системы типа "электронный архив" уделяют основное внимание вопросам регистрации, учета, индексации, хранения и поиска документов, то системы класса Workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой "тому, кому нужно, и тогда, когда нужно";
• управление выполнением бизнес-процессов. Хотя в исследовании WA-12 эта цель заняла второе место, большинство исследователей рассматривают ее как важнейшую. Внедрение технологии Workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;
• получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развитии.
• интеграция отдельных "островков автоматизации", существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.

Необходимо  отметить, что проект анализа деятельности и реорганизации бизнес-процессов предприятия и проект внедрения системы класса Workflow представляют собой далеко не одно и то же.

Первый из них  предполагает детальный и всесторонний анализ четырех верхних уровней  пирамиды, представленной на рисунке 8. Второй обеспечивает решение задачи следующего, пятого уровня. Тем не менее оба проекта рассматривают бизнес-процессы предприятия и предполагают их выявление и описание.

Предположим, однако, что соответствующие работы выполнены, система инсталлирована, бизнес-процессы описаны, организационные вопросы решены, проведено тестирование и осуществлен переход к промышленной эксплуатации системы. Начиная с этого момента главной задачей является поддержание системы в актуальном состоянии, отражающем особенности текущего состояния рынка, стратегию и тактику деятельности предприятия.

Технология  выполнения соответствующих работ  разработана весьма подробно. Ее квинтэссенцией является цикл управления эксплуатацией  и развитием системы класса Workflow, представленный на рисунке 9.

Рисунок 9.  
Цикл управления эксплуатацией и развитием системы класса Workflow.

 

 

Выполнение  множества процессов Workflow (блок "Выполнение") сопровождается сбором статистики, представленной в отчетах различных типов. Эти  отчеты служат основой для выявления типовых маршрутов выполнения процессов, распределения затрат, причин нарушения сроков выполнения отдельных операций (блок "Разбор"). Полученные данные сравниваются с требованиями, предъявляемыми к системе, проводится оценка эффективности эксплуатации (блоки "Сравнение" и "Требования"). На основании результатов сравнения проводится перенастройка описанных процессов, уточнение интерфейсов с прикладными программами и базами данных, уточнение состава отчетов (блок "Настройка"). Отредактированные версии процессов поступают в блок "Выполнение", а соответствующие им изменения в правилах организации бизнеса (блок "Изменения") влияют на требования, предъявляемые к системе (блок "Требования").

 

 Литература

 

1. Berg, A. v., Boumans, A., and Spanholff, G. De aanval op starre informatievoorziening: Workf-low-management. Computable, 26(21) (1993)

2. Joosten S., Aussems G., Duitshof M., Huffmeijer R., Mulder E. WA-12 an Empirical Study about the Practice of Workflow Management/University of Twente Centre for Teleinformatics and Information Technology (1994)

3. Hammer M., Champy J., Reengineering the corporation: A manifesto for business revolution HarperCollins Publishers, Inc (1993)

4. Управление организацией: Учебник/Под. ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 1999.

5. Jean-Paul Henry. From Idea to Market: The 7 Steps to Innovation in SMEs/FOCUS, — № 2, 1999

6. http://www.projects.innovbusiness.ru – Инновационные проекты малого бизнеса. Портал информационной поддержки инновационных проектов.