Автоматизированные системы управления гостиницей

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

НОУ СПО  МОСКОВСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по  дисциплине Информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности

 

Вариант 7

Автоматизированные системы управления гостиницей

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент 3 курса По специальности Туризм Попов Станислав Проверил: ___________________________________

 

 

 

 

 

 

 

Москва, 2013

 

Введение……………………………………………………………………………….2

1. Автоматизированные системы управления гостиницей: основные понятия.……………………………………………………………………………5
2. Типы автоматизированных систем управления гостиницей ……………..7

Заключение…………………………………………………………………………..24

Список  использованных источников информации …………………………..26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу социально-культурного  сервиса (СКС) и туристского бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Известное  изречение «Кто владеет информацией, тот владеет миром» особенно актуально  для сферы туристского бизнеса, так как именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки  и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений  в этой области. Реализация этих условий  возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.

Любые управленческие информационные процессы включают в  себя процедуры регистрации, сбора, передачи, хранения, обработки, выдачи информации и принятия управленческих решений. В системах организационного управления наиболее распространены автоматизированные информационные технологии, в которых  выработка управляющего воздействия  возложена на человека — лицо, принимающее  решение (ЛПР). К таким системам относятся  практически все информационные системы, используемые в области  социально-культурного сервиса и  туризма.

Гостиничный сервис — ведущая отрасль сферы  обслуживания. Современное состояние  рынка гостиничных услуг характеризуется  высоким уровнем конкуренции, разнообразием  видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. С точки зрения организации и управления гостиничные  комплексы представляют собой сложные  системы, которые состоят из различных  взаимосвязанных служб.

Среди зарубежных информационных гостиничных систем наиболее известной является система Fidelio, а также Lodging Touch. К настоящему времени появился и успешно функционирует ряд разработок отечественных фирм, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным комплексом. К ним относятся программные продукты «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фирма «Рек-Софт»), система Hotel-2000 (фирма «Интур-Софт»), программный комплекс «Русский отель» (Фирма «Сервис плюс» совместно с фирмой «Ист Консепт»), системы «Отель-Симпл», «Меридиан-1» (фирма Nortel), система Kei-Hotel (фирма Kei-Company).

Выбранная тема актуальна, т. к. автоматизация  многих операций имеет большое значение для деятельности и функционирования всего гостиничного комплекса. Поэтому  очень важно правильно и рационально  организовать технологический процесс. Важно решить, какие именно подразделения  и в какой последовательности будут автоматизированы.

Тема реферата направлена на изучение проблем автоматизации гостиницы. Проблемы исследования автоматизированных систем управления гостиницей являются практически мало изученными, хотя, очень интересными. Актуальность выбранной  темы реферата обусловлена изменившимися  условиями внешней для предприятия  среды.

Цель контрольной работы рассмотреть автоматизированные системы управления гостиницей (АСУ).

В задачи работы входят описание структур, механизмов и возможностей типовых систем управления и бронирования, исследование и анализ опыта использования указанных  АСУ предприятий гостиничного бизнеса.

 

1. Автоматизированные системы управления гостиницей: основные понятия

Автоматизированная  информационная система - взаимосвязанная  совокупность средств, методов и  персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в  интересах достижения поставленной цели [1].

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах  достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы  значительно отличаются между собой  как по составу, так и по главным  целям.

В информатике  понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых  значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических  средств и программ. Системой может  называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться  множество программ для решения  конкретных прикладных задач, дополненных  процедурами ведения документации и управления расчетами [2].

Добавление  к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой  области. Они помогают анализировать  проблемы и создавать новые продукты.

Информационная  система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Информационная  система - это система, обеспечивающая уполномоченный персонал данными или  информацией, имеющими отношение к  организации. Информационная система  управления, в общем случае, состоит  из четырех подсистем: системы обработки  транзакций, системы управленческих отчетов, офисной информационной системы  и системы поддержки принятия решений, включая информационную систему  руководителя, экспертную систему и  искусственный интеллект.

Информационные  системы используются организациями  в разных целях. Они повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать  наилучшие решения. Информационные системы повышают качество услуг, предоставляемых  заказчикам и клиентам, помогают создавать  и улучшать продукцию. Они позволяют  закрепить клиентов и отдалить конкурентов, сменить основу конкуренции путем  изменения таких составляющих, как  цена, расходы, качество [3].

АИС - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированную подготовку, поиск и обработку информации в рамках интегрированных сетевых, компьютерных и коммуникационных технологий для оптимизации экономической и другой деятельности в различных сферах управления [15].

 

 

2. Типы автоматизированных систем управления гостиницей

Система автоматизации  гостиниц Hotel-2000

Система предназначена для гостиниц с  любым числом номеров. Система имеет  модульную структуру и состоит  из подсистем автоматизации гостиничных  функций (Hotel-2000) и автоматизации  ресторанов и баров (Restaurant-2000).

Система Hotel-2000 предусматривает выполнение следующих функций:

1) управление  номерным фондом, оптимизацию загрузки  гостиницы и своевременное предоставление  актуальной информации о состоянии  номеров;

2) управление  работой горничных и контроль за своевременной уборкой номеров;

3) индивидуальное  и групповое бронирование в  реальном режиме времени с  проверкой наличия свободных  номеров и возможностью оптимизации  загрузки гостиницы;

4) бронирование  блоков номеров с гарантированной  и негарантированной формами  оплаты;

5) просмотр  и изменение информации о бронировании и моментальное восстановление отмененных броней и незаездов;

6) автоматизацию  процедур регистрации и оформления  индивидуальных гостей и групп,  как по предварительной брони,  так и без нее с моментальным  поиском необходимого для гостя  номера;

7) выписку  счетов с автоматическим начислением  стоимости проживания и оказанных  дополнительных услуг;

8) получение  в любой момент по требованию  клиента всей необходимой информации  о проживании с выдачей промежуточных  счетов;

9) ведение  архива гостей;

10) быстрое  и простое ежесуточное закрытие  дня, позволяющее осуществить  все начисления за прошедшие  сутки и проверить работу кассиров  без остановки работы гостиницы;

11) управление  ценовой политикой гостиницы  с учетом сезонных колебаний,  условий взаимоотношений с партнерами  и т.д.;

12) управление  финансами гостиницы;

13) ведение  бухгалтерского учета, обеспечение  связи с российскими и западными  бухгалтерскими системами для  формирования отчетности в соответствии  с российским планом счетов  и планом счетов в стандарте  GAAP.

Система Hotel-2000 позволяет получить более 100 различных  статистических и финансовых отчетов  и проанализировать информацию о  гостинице. Обеспечивает учет кассовых операций с применением зарегистрированных учетно-кассовых машин.

Эта система  функционирует в гостиницах «Академическая», «Союз», «Шереметьево-2» (Москва), «Береста Палас Отель» (Нижний Новгород), бизнес-отелях «ЛУКойл-Москва» (Москва), «Яхонт» (Красноярск), «Сахалин-Саппоро» (Южно-Сахалинск), пансионате «Урал» (Анапа) и др.

Все системы  обладают удобным интерфейсом; предусматривают  ведение архивных копий; настройку  на любое число пользователей; обеспечивают разграничение прав доступа различных  пользователей, защиту от несанкционированного доступа за счет использования системы  пародирования, настройку на любые  типы принтеров.

 

Автоматизированная система  управления гостиницей «Русский отель»

Система охватывает все аспекты деятельности гостиницы и ресторана. Полный учет выручки производится с использованием компьютерных контрольно-кассовых машин. В системе предусмотрено ведение  полного бухгалтерского учета. Система  представляет собой единый комплекс взаимосвязанных бизнес-процессов, полностью охватывающих основную производственную деятельность, учет и контроль, построена  по технологии автоматизированных рабочих  мест, которая исключает возможность  прохождения не учтенных в системе  документов. Информационная модель, заложенная в систему, соответствует типовой  организационной структуре гостиницы, а прикладное программное обеспечение  оформлено в виде программных  модулей, реализующих определенные функции. Набор модулей, покрывающих все функциональные потребности конкретного рабочего места, оформлен в виде автоматизированного рабочего места (АРМ).

Система имеет ряд преимуществ: мобильна в использовании аппаратных средств, проста в эксплуатации и легко  наращивается за счет введения новых  рабочих мест. В системе предусмотрена  возможность защиты данных от несанкционированного внесистемного доступа. Внутри системы  защита доступа к данным обеспечивается уникальной идентификацией пользователя кодом и паролем.

Система состоит из следующих функциональных компонентов:

• Подсистема «Управление». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности руководителя гостиницы и обеспечивает: обработку деловой документации; контроль исполнения; проверку состояния гостиничного хозяйства и состояния работ по подразделениям; сервис.
• Подсистема «Коммерческий отдел». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности подразделения гостиницы по обслуживанию гостей и обеспечивает: ведение договоров с корпоративными клиентами; планирование приема и обслуживания гостей; сбор отчетной информации по коммерческой деятельности; сбор справочной информации по состоянию безналичных расчетов с партнерами.
• Подсистема «Портье». Подсистема предназначена для автоматизации основной производственной деятельности гостиницы и обеспечивает: резервирование и бронирование номеров; регистрацию, оформление и размещение гостей; прием и оформление платежей; учет и оперативный контроль загрузки гостиницы.
• Подсистема «Этажная служба». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности этажной службы гостиницы и решает следующие задачи: учет номерного фонда; выдача различной справочной информации о состоянии номерного фонда гостиницы; отслеживание должников за предоставленные услуги; управление работой горничных; ведение графика ремонтов номерного фонда.
• Подсистема «Диспетчер». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности диспетчерской службы и обеспечивает обработку заявок на проведение текущих ремонтных работ в гостинице; ведение графика плановых ремонтов номерного фонда.
• Подсистема «Ресторан». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности подразделений общественного питания и решает следующие задачи: ведение рецептур и технологических справочников; формирование меню; калькуляция блюд и меню; мониторинг наличия продуктов на складе и производстве; расчет затраченных продуктов; оформление движения продуктов на производстве и требований на заказ продуктов на склад; оформление документов реализации изделий; оформление списания продуктов по итогам реализации изделий и с производства; формирование различных отчетов и справок; ведение программы питания гостей и управление загрузкой залов.
• Подсистема «Складской учет». Подсистема предназначена для автоматизации работы подразделений гостиницы, отвечающих за прием, хранение и выдачу материальных ценностей и продовольственных продуктов, обеспечивает ведение документации по их учету и движению.
• Подсистема «Бухгалтерский учет». Подсистема предназначена для автоматизации бухгалтерского учета производственной и хозяйственной деятельности гостиницы.
• Подсистема «Заработная плата». Подсистема обеспечивает решение задач по расчету заработной платы по правилам, принятым для каждого вида работников гостиницы с учетом действующих законодательных актов.
• Подсистема «Кадры». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности кадровой службы гостиницы.
• Подсистема «Оперативный учет доходов». Подсистема обеспечивает формирование отчетных документов по видам производственной деятельности предприятия за различные интервалы времени. Виды, формы и составляющие отчетных документов определяются и настраиваются в зависимости от потребностей предприятия.