Автоматизированные системы управления гостиницей

Расчеты с клиентами. Все расчеты с  гостями за предоставленные услуги производятся на автоматизированных рабочих  местах, оснащенных контрольно-кассовыми  машинами (ККМ) моделей IPC POSIIS-СП или IPC GRS-38001-СП, которые включены в государственный  реестр. Использование единой системы  расчетов открывает широкие возможности  для введения внутренней гостиничной  кредитной карты. Взаимосвязь с внешними электронными системами. При наличии в гостинице собственной АТС, имеющей порт для выдачи информации о прошедших телефонных переговорах, возможна стыковка системы управления с телефонной станцией с целью ускорения получения данных о зарегистрированных телефонных переговорах. Система осуществляет их тарификацию и формирование счетов за переговоры для расчетов с клиентами. При наличии в гостинице электронной замковой системы, имеющей открытый интерфейс общения с другими электронными системами, осуществляется стыковка системы управления с замковой системой.

 

Автоматизированная информационная система для гостиниц «Отель - Симпл»

Система «Отель-Симпл» предназначена для автоматизации деятельности гостиниц, работает в среде локальной вычислительной сети с выделенным или невыделенным сервером. Система может работать и на одном персональном компьютере, но в этом случае возможности ограничены. В сетевом варианте система «Отель-Симпл» разделяется на несколько автоматизированных рабочих мест (АРМ), причем компьютеры на рабочих местах могут быть настроены на совмещение любого набора функций из разных АРМ.

АРМ администратора. На рабочем месте предусмотрено выполнение следующих функций: размещение в гостинице прибывающих гостей на основе групповых и индивидуальных заявок; оперативное поселение, выселение и переселение гостей; получение отчетности о наличии свободных и готовых к заселению номеров, формирование готовящихся к отъезду списков групп и другой информации; протоколирование действий администратора, отчет по операциям за день.

АРМ кассира. На рабочем месте предусмотрено выполнение следующих функций: прием платежей за проживание, междугородные переговоры и дополнительные услуги, настройка видов услуг под нужды гостиницы; использование электронной кассы с выдачей счета к оплате, чека и ведением контрольной ленты; возможность сменной работы кассиров, и ведения индивидуальных кассовых отчетов для каждого кассира; инкассация наличности, независимая от смен; поддержка нескольких тарифных сеток для разных категорий гостей; поддержка изменений тарифов, расчет в соответствии со сроками действия тарифов; возможность задания тарифов в валютном выражении с конвертацией по оперативно меняющемуся курсу; обработка поступающих междугородных переговоров в момент расчета с клиентом; получение операционных кассовых отчетов, списков должников за проживание и переговоры и другой информации; ведение кассовой отчетности по итогам месяца.

АРМ коменданта. В функции системы входят: ведение  номерного фонда; учет комплектации номеров дополнительным оборудованием; учет уборки номеров после освобождения; получение отчетов по загруженности  номерного фонда для учета  выработки горничных.

АРМ службы размещения. Система осуществляет контроль за ходом размещения и действиями администраторов, регистрацию паспортных данных клиентов; составляет аналитические отчеты о состоянии гостиницы, размещении заездов, план-график загрузки гостиницы; ведет списки нежелательных клиентов.

АРМ службы расчетов. В функции системы входят: расчеты перечислением, выписка  и сопровождение счетов; списание невозвращаемых задолженностей, неувязанных телефонных переговоров; возврат денег по кассе; ведение тарифной сетки, курсов валют, классификатора валют и услуг; получение оплаченных и неоплаченных ведомостей проживания, переговоров и услуг.

АРМ системного инженера. Система осуществляет целый  ряд функций, в числе которых: допуск операторов и поддержание  системы паролей; чистка классификаторов  категорий, стран, организаций, валют; профилактика баз данных; ведение  архивов долговременного хранения.

Система «Отель - Симпл» позволяет разделить обязанности и полномочия между работниками гостиницы и протоколировать их действия при помощи компьютера.

Технические характеристики системы: число корпусов - до 9; суммарное число мест в гостиничном  комплексе - до 4000; нумерация комнат - 4-значная; номера телефонов - 7-значные; режим работы – круглосуточный с  перерывами на профилактику (30 мин 2 раза в нед.)

Система «Отель-Симпл» внедрена и эксплуатируется в гостиничном комплексе Российской академии государственной службы (РАГС) (два корпуса, 1500 мест) и в гостинице «Академическая» РАН (три корпуса, 900 мест).

 

Система «Меридиан-1»

Система «Меридиан-1» является специализированным программным продуктом, обеспечивающим автоматизацию выполнения ряда функций  по сбору, обработке и хранению информации в системе гостиницы.

Функциональные  возможности системы «Меридиан-1»:

1) Система  позволяет хранить, обрабатывать  и выдавать необходимую информацию, которая включает: данные о состоянии  номеров (занят, свободен, забронирован  и т.п.); сведения о гостях (ФИО,  длительность пребывания гостя  в гостинице и т.п.); сведения  об уровне обслуживания номеров;  предъявление счета за телефонные  услуги и др. Эта информация  позволяет менеджерам гостиницы  оперативно анализировать текущее  состояние дел в гостинице  и сразу определять те направления,  где необходимо улучшить работу.

2) Предусмотрено  использование системы голосовой  почты для гостиницы (HVS), что  существенно улучшает скорость, точность и качество процессов  обмена информацией между всеми  подразделениями и позволяет  осуществлять оперативный контроль за текущей работой гостиницы, а также принятие управленческих решений на основе актуальной информации. Система HVS снижает необходимость внутренних письменных сообщений и встреч, предоставляет менеджерам и обслуживающему персоналу гостиницы возможность отправлять голосовые сообщения одновременно в несколько различных голосовых ящиков.

3) Использование  дистанционной системы «Компаньон»  предоставляет менеджерам возможность  не пропустить важный звонок, находясь в любом месте гостиницы.  Система «Компаньон» также может  быть использована для улучшения  внутренней работы, помогая ускорить  внутреннюю связь в гостинице  и связаться с сотрудником  гостиницы, где бы он ни находился. 

4) В комплекс  дополнительных услуг системы  «Меридиан-1» входят: автобудильник; прослушивание номера, если гость оставил там ребенка одного и попросил последить за ним; наличие жидкокристаллического дисплея на телефоне, показывающего время и дату; конференц-звонок — это стандартная функция, применяемая во всем деловом мире, может быть активизирована всеми гостями гостиницы; функция «Не беспокоить» дает возможность гостям направлять звонки, которые приходят на их имя, в их собственный ящик голосовой почты, например, когда они спят, выходят из номера, проводят совещание в своем номере. Время получения ответа на звонок заказчиком может быть сведено к минимуму. В гостинице также может быть установлена «горячая линия» для выбора CRS, чтобы быть уверенным в том, что ни одно бронирование места не пропущено.

 

Система управления «Эдельвейс»

Это автоматизированная система управления гостиницами  различного класса. Бронирование осуществляется на плане резервирования, что позволяет делать эту операцию максимально быстро и удобно. По желанию, на плане резервирования могут быть показаны только комнаты с заданными характеристиками. Существуют широкие возможности управления счетами гостей в целом, а также отдельными статьями этих счетов. Система позволяет вести дебиторские счета, в том числе специальные счета для любых кредитных карточек. Оплата гостем своего счета может быть произведена в любой форме (наличные, чек, кредитная карточка).

Одним из важнейших преимуществ системы  является использование визуального  плана резервирований, что позволяет  делать все операции с резервированиями максимально быстро и удобно. Система  обладает хорошо продуманным и интуитивно-понятным пользовательским интерфейсом, что  позволяет работать с системой без  специальной подготовки.

Система «Эдельвейс» обладает рядом следующих  функциональных возможностей по следующим  позициям:

1. Бронирование:

- использование  графического плана резервирований  с выделением конкретного номера  на плане резервирования или  по типу (категории) комнаты без  выделения конкретного номера;

- возможность  масштабирования плана резервирований  и отображение только заданных  типов комнат с использованием  технологии «drag-and-drop», которые выполняются визуально;

- осуществление  всех операций с бронированием  через локальное меню (по правой  клавише мыши);

- работа  с бронированием простая и  интуитивно понятная, соответствующая  стандартам Windows.

2) Работа  со счетами гостей:

- поддержка  нескольких счетов для одного  гостя;

- удобная  работа со счетом с использованием  технологии «drag-and-drop»;

- визуальный  контроль сальдо счета гостя;

- автоматическое  занесение на счет гостя платы  за проживание и других предопределенных  услуг;

- возможность  автоматического отключения телефона  по истечении депозита;

- возможность  предварительного просмотра счета  перед печатью.

3) Сервисные  модули:

- встроенный  текстовый процессор для подготовки  и печати документов и писем;

- возможность  вставки в документ информации  о счете гостя и данных о  бронировании;

- встроенный  генератор отчетов, обеспечивающий  предварительный просмотр и печать  отчетов;

- набор  высококачественных отчетов;

- возможность  разработки дополнительных отчетов  или изменение внешнего вида  существующих отчетов по требованию  заказчика.

4) Работа  с внешними системами:

- возможность приема и обработки данных от внешних устройств (POS — кассовые системы, Pay TV — платные телеканалы и др.);

- интеллектуальный интерфейс с бухгалтерскими системами (например, «1С»);

- интеграция с АСУ «Ресторан»;

- тесная интеграция с биллинговой системой «Барсум», предназначенной для тарификации телефонных переговоров;

- возможность приема и обработки данных от любого тарификатора;

- поддержка  систем контроля доступа (электронные  замки с магнитными картами).

К основным преимуществам системы «Эдельвейс»  относятся: два способа бронирования (на плане резервирования и по типу или категории, без выделения  конкретной комнаты); поддержка нескольких счетов для одного гостя; встроенная система обработки документов и  генератор отчетов; прием и обработка  данных от внешних устройств (мини-АТС, кассовые системы и др.); современный  интуитивный интерфейс, дружественный  пользователю; легкость в освоении и оптимальная цена.

Пользователями  системы в России являются гостиницы  «Пулковская», «Юность», «Гранд-отель  Европа», бизнес-центр «Нептун» (Санкт-Петербург), «Арктика» (Салехард), «Калининград» (Калининград), «Полярные зори», «Меридиан», «Арктика» (Мурманск) и др. За рубежом имеются более 150 инсталляций (Швейцария, Австрия, Германия, Великобритания, Венгрия, ЮАР, Австралия и пр.).

 

Система управления «Реконлайн»

Система обеспечивает подключение к глобальным системам бронирования. Прямое подключение гостиницы к конкретной системе бронирования обеспечивает использование каналов только данной GDS. Это существенно сокращает число потенциальных клиентов. Подключение к нескольким системам бронирования требует значительных инвестиций. Для того чтобы увеличить число клиентов и снизить при этом необходимые затраты, и была разработана система «Реконлайн». «Реконлайн» — это гибкая система, обеспечивающая своим пользователям выход в названные системы бронирования одновременно.

Процесс передачи данных занимает считанные  секунды. Например, операция бронирования номера для клиента не превышает 7 с. из любой точки земного шара. Так же быстро происходит изменение или отмена бронирования.

Система «Реконлайн » имеет следующие преимущества:

- обеспечивает одновременное подключение к самым крупным GDS: Sabre, Amadeus, Galileo, Worldspan;

- обрабатывает все типы GDS запросов (телетайпные и on-line);

- сокращает временные затраты на обработку запросов типа «В»;

- допускает различные варианты подключения: интерактивный (по цифровому каналу связи); полуавтоматический (по аналоговому каналу связи); ручной (с использованием факса); предлагает более низкие цены на подключение и эксплуатацию по сравнению с прямым подключением к GDS.

 

Система управления «Барсум»

Это автоматизированная система учета телефонных переговоров. Система принимает данные о звонках  от мини-АТС, сохраняет их в базе данных и тарифицирует в режиме реального  времени. При этом возможна установка  тарифных надбавок (скидок) на группы абонентов, типы и направления звонков. Подсчет расходов по этим категориям ведется автоматически. Система обеспечивает три схемы тарификации: фиксированная стоимость звонка с учетом длительности; стоимость по тарифу для той зоны, куда был произведен звонок (анализ набранного номера); стоимость в зависимости от длительности звонка, времени суток (льготные часы), дня недели (выходные дни), дня в году (праздничные дни).

Стоимость звонка может определяться цифрами  набранного номера (используется для  тарификации специфического гостиничного сервиса).