Автоматизированные системы управления гостиницей

Информация  о тарифицированных звонках осуществляется во внешнюю компьютерную систему  управления гостиницей или бухгалтерскую  систему в режиме реального времени. Возможен также вывод информации о тарифицированных звонках в  режиме реального времени на дополнительный принтер. В системе реализовано  постоянное визуальное отображение  информации об обработанных звонках, административной структуре и тарификационных  таблицах. Программа имеет наглядный  и удобный русскоязычный интерфейс, поддержку мыши, контекстно-зависимую  систему помощи.

Система «Барсум» обеспечивает разграничение прав доступа к системе для различных пользователей, ведение журнала изменений информации в системе, ведение журнала ошибок, обнаруженных системой.

Система «Барсум» имеет следующие преимущества: настраивается на любой тип мини-АТС, обеспечивающей доступ к биллинговой информации; производит тарификацию по нескольким схемам; имеет простой и интуитивно понятный интерфейс; защищает данные от ошибочных и некорректных действий персонала; позволяет контролировать правильность счетов от телефонных компаний; предлагает высокое качество при доступной цене.

 

Система управления «Lodging Touch»

Система управления гостиницей Lodging Touch повышает качество обслуживания гостей, автоматизирует административную, маркетинговую, финансово-экономическую и хозяйственную деятельность гостиниц и гостиничных комплексов, а также пансионатов, домов отдыха, санаториев и мотелей. Она охватывает службы портье, бронирования, продаж и маркетинга, обеспечивает проведение мероприятий, обслуживание групп, работу с турагентствами и организациями. Система Lodging Touch имеет дружественный графический пользовательский интерфейс (GUI), где каждой функции соответствует своя иконка, удобна и проста в использовании, настраивается в соответствии с принятой технологией работы гостиницы. Используемые экранные формы универсальны, что облегчает работу с системой.

Основные  функциональные возможности системы  Lodging Touch:

1. Модуль  гостевой истории хранит информацию  о гостях и компаниях. Все  основные данные о гостях, числе  броней, ночей проживания, незаездов и отмен, а также о полученном гостиницей доходе от каждого гостя или компании отображаются на одном экране и легко доступны. Получение детальной дополнительной информации обеспечивается нажатием определенной клавиши. В системе имеется запатентованный функциональный блок табличного отображения списков гостей и клиентов-компаний, облегчающий поиск необходимой информации, а мастер запросов позволяет задавать неограниченное число критериев и условий сортировки для поиска нужной информации.

2. Функция  планирования проживания позволяет  автоматически отображать на  экране дисплея все изменения  тарифа, типа номера, а также другие  условия на каждый день проживания  гостя.

3. Поддержка  множественности счетов гостя  (до шести) позволяет осуществлять  как автоматическое, так и ручное  перенаправление начислений и  платежей на счета гостя, группы, организации либо на счета  других гостей.

4. Функция  обработки кредитных карт заносит  в картотеку все полученные  коды подтверждения, а также  отслеживает кредитное состояние  счета каждого клиента. При  использовании интерфейса с системами  авторизации кредитных карт запрос  на авторизацию посылается автоматически  с получением подтверждения в  реальном режиме времени. Система  также позволяет мгновенно выводить  на экран необходимую для поселения или расчета форму гостя при считывании его кредитной карты.

5. Модуль  управления тарифами позволяет  проводить гибкую тарифную политику  с учетом разных пороговых  величин и ограничений. Возможно  установление специальных тарифов  по договорам, в любой валюте, а также для различных сегментов  рынка.

6. Экран  статуса гостиницы содержит графическую  и табличную информацию о состоянии  гостиницы на текущий момент  времени, включая сведения об  уровне загрузки, наличии номеров,  числа приходящих броней и  др.

7. Календарный  статус номерного фонда показывает  статус и состояние каждого  номера на текущую и будущие даты. С помощью «мыши» пользователи имеют прямой доступ в гостевую карточку для просмотра информации, внесения изменений, начисления платежей либо записи оставленного для гостя сообщения.

8. Процедура  ночного аудита занимает 5—15 мин.  Нажатием одной клавиши происходит  перевод системной даты и осуществляется  автоматическое начисление суточного  тарифа и фиксированных дополнительных  услуг на счета гостей.

9. Мастер  запросов дает возможность пользователям  составлять произвольную выборку  данных для экранных таблиц  и отчетов по любым критериям  и условиям сортировки.

10. Модуль  отчетности позволяет выводить  на экран и распечатывать отчеты  для гостиничных служб. Возможно  создание произвольных отчетов  как с помощью генератора отчетов  Lodging Touch, так и ODBC-совместимыми программами для Windows.

Системная документация и инструкции пользователя доступны из любого модуля системы  нажатием клавиши помощи. Все модули системы обозначаются своим цветом, что дает возможность легче ориентироваться  в системе.

В мире насчитывается  более 3 тыс. пользователей системы. В России Lodging Touch функционирует, например, в отелях «Савой», «Космос», «Союз», «Катерина» (Москва), «Октябрьская» (Санкт-Петербург) и др.

 

Система управления «KEI-Hotel»

Система KEI-Hotel представляет собой информационную систему управления гостиницей, построенную на базе современных Интернет-технологий ASP (Active Server Pages). Система KEI-Hotel представляет совокупность отдельных АРМ, которые автоматизируют бизнес-процессы основных гостиничных служб:

• АРМ службы бронирования позволяет:

- получать информацию о состоянии номерного фонда (заезд, выезд и т.д.) на любой произвольный период в графической форме;

- оформлять  заявки на бронирование частных  лиц, групп, организаций и туроператоров;

- подтверждать бронирование письмом или по электронной почте;

- осуществлять поселение групп;

- проводить поселение по брони;

- осуществлять быстрый поиск гостей по фамилии или номеру;

- получать анализ истории гостя и истории брони;

- организовывать бронирование номеров в режиме on-line через Интернет;

- производить  дистанционное автоматическое и  ручное блокирование просроченных  ключей.

• АРМ работы с номерным фондом состоит из трех основных форм: «Номерной фонд — Мозаика» — это главное окно подсистемы, предназначенное для графического отображения состояния номерного фонда гостиницы; «Проживание по номеру» предназначено для отображения списка гостей, проживающих в комнате; «Карточка гостя» предназначена для хранения информации о госте и выполнении основных операций (размещение, выезд, задание электронного ключа и т. п.).
• АРМ работника расчетного центра позволяет: вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп; рассчитывать услуги по проживанию гостя, включая заселение, переезд в номер другого класса, смену тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д.; включать в лицевой счет дополнительные услуги, оказанные гостю (пользование телефоном, мини-баром и т.д.).

Система KEI-Hotel позволяет:

+ проводить  полный автоматизированный учет  действий персонала по бронированию  и использованию номерного фонда;

+ оперативно получать аналитические данные о состоянии номерного фонда, в том числе и через Интернет;

+ быстро  получать новые отчеты, максимально  отражающие потребности руководителей  служб;

+ оперативно предоставлять информацию для бухгалтерии;

+ сократить бумажный документооборот.

Комплекс  KEI-Hotel обеспечивает эффективную работу службы безопасности за счет системы контроля доступа в помещение в реальном времени. Служба безопасности получает возможность немедленно реагировать на попытки несанкционированного доступа в охраняемые помещения и дистанционно блокировать доступ какому-либо лицу в любое помещение. Основой данной системы являются электронные замки с магнитным, штрих-кодовым или proximity считывателем. Электронный замок хранит информацию о 15 кодах карт, которым разрешен доступ в данное помещение. Мастер-терминал осуществляет постоянный мониторинг происходящих событий, в частности: хранит базу данных о кодах и паролях доступа к охраняемым помещениям; собирает и сохраняет информацию о событиях от электронных замков в оперативной памяти; по запросу электронных замков принимает решение о разрешении или запрещении доступа; по запросу от компьютера передает информацию о событиях, полученную от электронных замков.

Гостям  при заселении выдаются пластиковые  карты с индивидуальным кодом. В  качестве ключей доступа могут использоваться магнитные карты, штрих-кодовые или  proximity карты. Карточки разделены на две группы — гостевые и служебные. Гостевая карточка создается администратором службы размещения при заселении гостя. При утере гостем карточки должна быть создана новая. Служебные карты предназначены для доступа персонала гостиницы в помещения. Они могут быть персональными или закрепленными за службой.

Система KEI-Hotel установлена в ряде гостиниц, в том числе в гостинице «Белград» (Москва).

 

Система управления «Fidelio»

Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

К основным функциям системы Fidelio FO относятся: бронирование и заселение гостей; начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей; аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж; выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами; учет информации о безналичных расчетах; получение финансовых и статистических отчетов; ведение информации о клиентах и клиентских счетах: ведение истории по клиентам; бронирование; заселение; ведение счетов; выписка; безналичные расчеты с клиентами.

Карточка  гостя содержит информацию о клиенте: фамилия, имя, язык, код VIP, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения, предпочитаемый гостиничный номер, сроки проживания (измеряются ночами), число человек, проживающих в  номере, тип и категория комнаты, ценовой код, тип бронирования (гарантированное  или негарантированное).

Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей:

• Модуль бронирования: завести бронь для клиента; завести групповую бронь; отменить бронь; корректировать бронь; перенести бронь в список ожидающих; назначить конкретные номера по ранее сделанному бронированию; распечатать подтверждения бронирования; принять депозит для бронирования.
• Модуль портье. Он предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь: поиск брони; назначение номеров и заселение; изменение брони; отмена бронирования; печать подтверждений; подселение; прием сообщений для прибывающих или прибывших гостей; прием депозита для бронирования; перемещение брони в список ожидания; заведение служебных счетов гостиницы.
• Модуль кассира: выполнять текущую работу со счетами клиентов; выставлять промежуточные счета; переселять клиента в другой номер; осуществлять выписку; осуществлять ведение главной кассы; осуществлять операции обменного пункта; осуществлять прием депозита для бронирования; печатать отчеты для кассиров; исправлять бронь клиента; производить прием оплат; перенести начисления с одного счета на другой; делить и объединять начисления; выполнять ручные начисления на счета клиентов.
• Бухгалтерский модуль: производить некоторые манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам, печатать отчеты и письма клиентам).

Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы: ежедневный отчет об активности, отчет об изменении спроса, девятидневный прогноз, ежемесячный отчет. Автоматизация ресторанного и складского учета в гостинице. Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице используются системы Fidelio F&B и Micros, которые могут взаимодействовать между собой.

 

Заключение

Вопрос об установке автоматизированной системы управления гостиничным  фондом в конечном итоге решать все  же владельцу (управляющему) гостиничного предприятия. Вполне вероятно, что в  условиях средства размещения малого типа с незначительными по объему информационными потоками компьютеризация  процесса управления отелем лишь неоправданно усложнит работу персонала, однако с  каждым годом становится все более  очевидным необходимость внедрения  таких систем на предприятиях, осуществляющих многоплановое и высокоуровневое  обслуживание большого объема клиентов.