Автоматизация обработки информации и платежной документации по расчетам с покупателями на примере ООО «Дельта» с использованием ППП 1С:П

     Для чтения компакт дисков применяются дисководы CD-ROM. Наиболее важным параметром, который нас интересует, является скорость чтения. Современные CD-ROM имеют следующую скорость чтения 40х, 48х, 52х, 60х.

     Наиболее популярными производителями CD-ROM, являются Teac, Creative, Panasonic, NEC, Sony, Acer, Samsung, Hitachi, LG.

     Кроме того, все компоненты  компьютера размещены и работают  в определенной конструкции, называемой  корпусом компьютера. Корпуса офисных  машин по расположению на столе  подразделяют на горизонтальные (Desktop) и вертикальные (Midi и Minitower).

     II. Устройства вывода и отображения информации;

     Рассмотрим основные  два: монитор и принтер.

     Монитор, является важной  частью компьютера. Так как с  экраном монитора мы постоянно  контактируем во время работы. От его размера и качества зависит, насколько будет комфортно нашим глазам. И потому именно к монитору предъявляются едва ли не самые строгие требования в области эргономики, безопасности и удобства для человека.

     Как известно, различают  мониторы на основе электронно-лучевой трубки и жидкокристаллические мониторы. Последние являются наиболее удобными и дорогими, и наименее энергопотребляющими.

     Если говорить о торговых марках, то из наиболее надежных и технически совершенных (доступных на нашем рынке), стоит отметить Mitsubishi, Hitachi, Nokia.

     Кроме того, различают  матричные, струйные и лазерные  принтеры. На сегодняшний день  востребованными являются последние  два. Что касается производителей, то наибольшей известностью пользуются  следующие компании: Hewlett-Packard, поставляющая на рынок лучшие (и самые дорогие) струйные и лазерные принтеры; Lexmark; Epson; Samsung; Canon и OKI.

     III. Устройства ввода информации; Рассмотрим основные из них:

     Клавиатура – первое  из внешних устройств ввода и управления. Современная клавиатура состоит из 104 укрепленных в едином корпусе клавиш, традиционно они делятся на: буквенно-цифровые, предназначенные для ввода информации; функциональные клавиши, предназначены для отдания компьютеру команды, выполнить какую-либо операцию. Фирмы производители: Microsoft, Cherry, ВТС.

     Мышь, является внешним  устройством управления. Различают  оптико-механическую, оптическую и  инфракрасную беспроводную модели  мыши. Наиболее известными производителями  являются: Microsoft, Genius, Logitech.

3.4. Выбор компьютера и технических средств

 

Проанализировав выше сказанное, администрации данного предприятия можно порекомендовать:

• Системный блок HP G5215ru XS528EA (17990 руб.): операционная система Windows 7HB 64 Bit, тип процессора (Celeron E3400), тактовая частота процессора 2,6 ГГц, оперативная память 2 Гб, жесткий диск 500 Гб, интегрированная видеосистема GMA*4500HD, видеопамять до 780Мб, тип приводаDVD+P/RW/DL;
• Монитор (6490 руб.): размер диагонали 17 (43,2 см.), разрешение 1280*1024 Пикс., яркость 250 кд/кВ.м, динамическая контрастность 20000:1;
• Комплект «Клавиатура + мышь» Logitech MK250 (2490 руб.) – беспроводная клавиатура, мышь оптическая (разрешение 1000т/д);
• Лазерный принтер Xerox Phaser 3140 (3990 руб.) – максимальное разрешение ч/б печати 1200*600 т/д, скорость – 18 стр./мин., кабель USB в комплекте;
• Факс лазерный Panasonic KX-FL423 RU-W (9990 руб.) формат печати А4.

3.5. Расчет экономической эффективности внедрения бухгалтерской программы и компьютерной техники

     Под экономической эффективностью понимается целесообразность применения средств вычислительной и  организационной техники при формировании, передаче и обработке данных. Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществленного труда.

Основными показателями экономической эффективности являются годовая экономия (DDС), годовой экономический эффект (Эгод), коэффициент экономической эффективности капитальных вложений (Ер), и срока окупаемости (tр).

Для их определения сравнивают два варианта базовый и сравниваемый, таковыми будут являться соответственно, обработка информации вручную и обработка информации с учетом ЭВМ.

     Условие 1: Как известно, ООО «АСПЭК-Строй» с момента существования организации бухгалтерский учет не был автоматизирован, а, следовательно, велся в ручную. При этом с учетом специфики данной организации, требующей детализацию определенных участков бухгалтерского учета, в составе сотрудников бухгалтерии насчитывалось 2 человека: 1 главный бухгалтер с зарплатой 15000 рублей в месяц и 1 бухгалтер-калькулятор с зарплатой 6000 рублей. Затраты на материалы составляли в среднем за месяц 800 рублей (бланки документов, ручки, карандаши, калькуляторы, клей, корректор и т.).

С 01.05.2003г. применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, с применением бухгалтерской программы 1С: Бухгалтерия 7.7 сетевая (цена 18000 рублей).

     Используя соответствующие формулы, проведем анализ. 

     1. Определим текущие затраты при ведении бухгалтерского учета вручную, по следующей формуле:  С1 = Сзп + Смат,

где Сзп – заработная плата работников бухгалтерии;

      Смат – стоимость расходных материалов.

К1 = 0, так как капитальных вложений нет.

Тогда, С1 = 12*(6000+15000)+12*800 = 261600 руб.

Таким образом, при ручном  способе обработки информации текущие затраты составили  261600  руб. в год.

     2. Рассчитаем затраты при обработке данных с помощью ЭВМ. Капитальные вложения по варианту складываются из следующих показателей:

К1 = Квт + Кппп + Кпроек. + Кобуч. + Кпомещ.,

где Квт – стоимость вычислительной техники и оборудования;

       Кппп – стоимость бухгалтерского пакета;

       Кпроек. – стоимость обследования предприятия, разработки, отладки и внедрения бухгалтерских программ;

       Кобуч. – стоимость обучения персонала предприятия работе на компьютере.

       Кпомещ – затраты на оборудование рабочего места бухгалтера.

      Условие 2: Стоимость  компьютера составила –  40860руб. При этом, стоимость бухгалтерского пакета составила 18 000 руб. Стоимость обследования предприятия, разработки, отладки и внедрения бухгалтерской программы – 10 000 руб. Стоимость обучения персонала ООО «АСПЭК-Строй» работе на компьютере составила 5000 руб.

     Тогда, из условия следует:

К2= 40860+18000+10000+5000=73860 руб.

     Далее рассчитаем текущие затраты при автоматизированном ведении учета:

С2= Сзп + Сам. + Сэл.эн. + Смат. + Спроч,

где Сз/п— годовой фонд заработной платы работников бухгалтерии;

      Сам— затраты на амортизацию компьютера и оборудования;

      Сэл/эн – затраты на электроэнергию;

      Смат – затраты на материалы (бумага, дискеты, картриджи и пр.);

      Спрочие – прочие затраты (на обслуживание и ремонт компьютеров и программы).

     Условие 3: Как выше отмечалось, с момента автоматизации бухгалтерского учета, бухгалтерия не изменилась. При этом и оплата труда не изменилась. Годовая норма амортизации для компьютера составила 20%, для принтера – 14%.

     Тогда, из условия следует:

Сзп = 12*(6000+15000) =252000 руб.

Сам = 0,2*26970+0,14*13980 = 5394+1957,2=7351,2 руб.

Смат= 12*800 = 9600 руб.

     Далее найдем затраты на электроэнергию, так нам известны суммарные потребляемые мощности компьютера – 0,15 Вт/ч; принтера – 0,09 Вт/ч, стоимость 1 кВт/ч = 2,42 руб. Так, определим:

     Фонд использования ЭВМ  8 часов в день x 24 рабочих дня в месяц x 12 месяцев=2304 часов. Фонд использования принтеров 1час в день * 24 рабочих дня в месяц * 12 месяцев =288 часов.

Сэл.эн=2304*0,15*2,42+8*0,09*12*4*2,42=836,352+83,6352=919,99 руб.

Тогда, С2=252000+7351,2+9600+919,99=269871,19 руб.

3. Рассчитаем экономическую эффективность.

Найдем годовую экономию по формуле: ∆С = С1-С2,  ∆С = 261600-269871,19 =  -8271,19 руб.

Экономический эффект появляется уже в первые 3 месяца эксплуатации системы и составляет в среднем 1500 рублей в расчете на компьютер ежемесячно за счет оперативности обработки данных и принятия управленческих решений, сокращений штрафных санкций в налоговые и вышестоящие органы, сокращения сроков расчетов с поставщиками и заказчиками в связи с этим.

∆С<0, следовательно найдем экономический эффект от внедрения новой системы обработки данных

Сдоп=3*1000*12=36000 руб.,

С21=С2-Сдоп=269871,19-36000=233871,19 руб.

∆С1 = С1-С21,  ∆С =261600-233871,19=27728,81 руб.

т. к. ∆С1>0, следовательно, второй вариант выгоднее первого.

Определим годовой экономический эффект по формуле: Эгод = З1-З2,

где З1=С1 , т.к. К1=0.  З1=261600 руб.,

       З2 = С2 + К2*Ен,   Ен = 0,35 руб/год – нормативный коэффициент использования ЭВМ,

З2 = 233871,19 +0,35*73860 = 259722,19 руб.  

Эгод =261600-259722,19=1877,81 руб.

Эгод >0, то вычисления продолжаются:

Ер=( С1- С21)/(К2-К1)= (261600-233871,19)/ 73860=0,37 руб.

Ер=0,37 означает, что каждый рубль капитальных вложений в использование вычислительной техники приносит дополнительную экономию в размере 0,37 руб. в год. Так как, Ер> Ен, то внедрение ЭВМ и программы целесообразно.

Далее определим срок окупаемости tp=1/ Ер,

 tp= 1/0,37=2,7 лет, при этом tн=1/0,35=2,9 лет.

 Так как tp< tн, то внедрение ЭВМ и программы экономически эффективно и целесообразно, т.е. оно окупится через 2,7 года.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения данной работы, можно сделать следующие выводы.

     1. Информационная система управления  состоит из взаимосвязанных подсистем (технической, технологической, экономической  и др.). Среди всех указанных подсистем экономическая занимает наибольший удельный вес по объему и значимости в принятии решений. А на долю бухгалтерской информации приходится более 71% общего объема экономической информации.

     Тогда  в составе рационального ведения  бухгалтерского учета, можно выделить такой важный компонент, как его автоматизация, обеспечивающая качество и эффективность его ведения, и как следствие высокие финансовые результаты.

     Так, на ООО «АСПК-Строй» внедрение автоматизированной формы бухгалтерского учета позволило получить годовую экономию, а затраты на приобретение технических средств окупятся уже через 2,7 года.

     2. Важнейшими элементами  автоматизированной информационной  системы являются разработка  кодов и ведение справочников.

     Кодирование представляет собой один из видов аналитического учета, позволяющий не удваивать рабочий план счетов, следующих порядков.

     Так, например, в работе  были (условно) представлены процесс  составления справочников «Виды  договоров» и «Контрагенты», кодирование  материалов и контрагентов.

     Основным назначением справочников является хранение условно-постоянной информации внутрифирменных или общих классификаторов. Они также предназначены для ведения аналитического учета и ввода различной информации в первичные документы.

     3.  Был рассмотрен  перечень первичных и результатных  документов, дана их характеристика  и назначение. В данной работе  были рассмотрены такие документы, как «Договор поставки», «Накладная», Оборотно-сальдовая ведомость по  счету» и «Журнал-ордер по счету»

     4. Был произведен анализ состояния и тенденций развития рынка технических и программных средств. После чего был произведен выбор критерием которого было, прежде всего, целесообразность и экономическая эффективность.

     Кроме того, в данной работе был представлен документооборот, касающийся данного участка бухгалтерского учета.

     Таким образом, необходимо стараться к внедрению в организациях автоматизированной формы бухгалтерского учета. Итак, сегодня мы прекрасно понимаем, что без информационных систем обойтись нельзя и их уровень должен соответствовать внешней и внутренней среде предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс РФ
2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / М. И. Семенов, В. И. Лойко / Под общей редакцией И. Т. Трубилина. – М: Финансы и статистика, 2002. – 416 с.
3. Дьяченко А. Компьютер в офисе // Бухгалтер и компьютер. – 2002.   - № 3. – с 43-47.
4. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 640 с.
5. Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. – 920 с.
6. Помелова Н. Что денежки любят //  Бухгалтер и компьютер. – 2001.   - № 5. – с 20-25.
7. Финансовый учет: Учебник / Под ред. проф. В.Г. Гетьмана. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 640с.
8. Пизенгольц М. З. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: Учебник.- М.: Финансы и статистика,2004.-488 с.
9. Серова Г.А. Компьютерные технологии для бухгалтера: практ. пособие/ Г.А. Серова. – М.: Журн. «Горячая линия бухгалтера», 2005. – 411с.
10. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера: учеб. пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. / Е.В. Михеева, О.Н. Титова. – М.: Akademia, 2006. – 207с.
11. Курс лекций по ИС 3 курс БУАиА 2012г.
12. Лабораторные задания по ИС 3 курс БУАиА 2012г