Автоматизированные системы учета в гостиничном бизнесе

- введение дополнительной  информации по гостю;

- введение контактной  информации гостя включая факс и e-mail;

- введение сообщений, оставленных  для гостя при бронировании;

- указание турагенства, пославшего  заявку (поиск данных в архиве  или оформление новой карточки);

- указание группы гостей  в случае групповой брони;

- указание организации-плательщика (поиск данных в архиве или  оформление новой карточки);

- возможность оформления  раздельного проживания в одном номере нескольких гостей;

- возможность бронирования  номеров по местам (с различными сроками проживания гостей);

- возможность внесения  данных дополнительных гостей  при их совместном проживании  и расчете;

- возможность бронирования  номерного фонда как по типам  комнат, так и с присвоением  конкретных номеров гостям отеля;

- учет специальных пожеланий  гостя (возможность планирования  предоставления услуг по расписанию);

- ведение до шести счетов  на одного гостя;

- контроль правильности  введения параметров кредитной  карты;

- возможность внесения  запланированных изменений параметров проживания гостя (тариф, тип номера, номер комнаты) на будущие даты;

- хранение информации  о дополнительных услугах, предоставляемых отелем по желанию гостя;

- использование пакетов  услуг;

- возможность копирования  оформленной брони для быстрого бронирования;

- указание причины отмены  брони при ее отмене;

- возможность индивидуальной  настройки обязательных полей;

- автоматический контроль  за заполнением обязательных  полей;

- автоматическое проставление  номера счета гостя;

- учет статуса номера  убран/не убран/готов к заселению;

- возможность быстрого  изменения статуса номера.

 

При регистрации и поселении гостей в АСУ «Эдельвейс» реализованы следующие функции:

- поселение по брони  и без брони;

- возможность изменения  параметров, указанных при оформлении брони;

- при поселении без  брони - ввод полной информации по данному гостю;

- учет пожеланий гостя  и особенностей номерного фонда при определении номера комнаты;

- учет статуса номера (готов/не готов к поселению, свободен/занят);

- контроль за передачей  сообщений, оставленных для данного гостя;

- учет поселения других  гостей в этот же номер при  совместной оплате;

- учет поселения других  гостей в этот же номер при  раздельной оплате;

- учет индивидуальных  пожеланий гостя по дополнительным услугам;

- учет индивидуальных  особенностей гостя (курит, VIP и т.д.);

- автоматическая распечатка  регистрационной карты гостя;

- учет авансовых платежей;

- указание метода гарантии  оплаты;

- ввод/изменение номера  кредитной карты, используемой для оплаты проживания;

- контроль правильности  заполнения кредитной карты;

- учет времени поселения  гостя;

- учет времени выезда  гостя;

- указание требуемых дополнительных  услуг и их регулярности;

- начисление оплаты за  дополнительные услуги;

- возможность предоставлять  скидки гостям;

- возможность занесения  маркетинговой информации о госте;

- регистрация паспортов  и виз иностранных граждан;

- ведение журнала регистрации  иностранных граждан;

- отчетность для ОВИР  и МВД.

 

Модуль «Группы»

Данный модуль отвечает за групповое бронирование и управление группами.

Модуль «Группы» позволяет выполнять следующие операции:

- создание карточки бронирования группы;

- автоматический перенос  данных бронирования по группе в данные бронирования гостей - членов группы;

- сохранение всех возможностей  индивидуального бронирования для членов группы;

- учет статуса групповой  брони (временное, постоянное, размещенное, неразмещенное);

- автоматическое присвоение  номера брони;

- указание названия группы;

- автоматическое занесение  информации из архива об организации, ответственной за группу (при необходимости создание в архиве новой карточки организации и автоматическое занесение данных в информационную карту);

- указание дат приезда  и отъезда группы;

- возможность неодновременного  заезда членов группы при сохранении  внутригрупповых связей;

- ведение учета внесения  аванса;

- возможность внесения  примечаний по группе;

- маркетинговая статистическая  информация по брони, включающая  источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя;

- указание адресата для  отправки формы подтверждения указанным способом;

- указание VIP статуса группы;

- выбор группового тарифа  проживания;

- указание языка общения  группы;

- определение способа  разделения оплаты между группой и ее членами;

- указание от какой  организации прибывает группа  и связь с этой организацией;

- указание от какого  турагенства прибывает группа  и связь с этим турагенством;

- назначение различных  скидок и комиссионных;

- возможность назначения  гостям группы индивидуальных тарифов;

- возможность установления  отдельных тарифов на каждый день предполагаемого проживания группы по всем типам номеров;

- автоматическое и/или  ручное выделение номеров членам группы;

- создание структуры автоматического  перенаправления начислений;

- возможность бронирования  номерного фонда как по типам  комнат, так и с присвоением  конкретных номеров гостям отеля;

- при работе с группой  автоматически создаются индивидуальные карточки членов группы, изменяются статусы бронирования, выписываются члены группы;

- возможность передачи  сообщений членам группы.

 

Модуль «Счета»

Этот модуль предназначен для работы со счетами гостей и позволяет автоматизировать процессы выписки, управление и хранение счетов за предоставленные отелем услуги.

Функции, реализованные в модуле «Счет»:

- ведение лицевых счетов гостей и групп;

- печать счетов и счетов-фактур;

- интерфейс с фискальными  регистраторами, внесенными в Госреестр  РФ (Спарк 617Ф, Меркурий 114-1Ф, Штрих ФР-Ф, Mstar-Ф);

- возможность использования  до шести дополнительных счетов на одного гостя;

- гибкая система налогов;

- прием любых форм оплаты;

- возможность ведения  расчетов по обязательной предоплате (запрещение оказания услуг в кредит);

- возможность перенаправления  платежей на группу или дополнительные счет гостей;

- возможность переноса  отдельных платежей со счета  гостя на счета других гостей/групп;

- автоматическое начисление  стоимости оказанных услуг (в т. ч. за проживание);

- возможность ручного  начисления услуг;

- начисление платежей  в различных валютах с автоматическим  пересчетом по курсу гостиницы;

- возможность коррекции  начисленных платежей;

- ведение журнала производимых  операций;

- возможность автоматического  почасового расчета и т.д.

 

Модуль «Архив»

Специальный модуль программы предназначен для хранения информации о гостях, компаниях и турагентствах, с которыми работает гостиница. Следует заметить, что и единожды внесенная в программу информация о госте может быть легко найдена даже по прошествии многих месяцев. Но именно архив позволяет с минимальными затратами времени внести для постоянного гостя, вновь бронирующего номер в вашей гостинице, все его паспортные данные, адрес, особые пожелания, словом, избавляет сотрудников от большой части рутинной работы.

И, конечно, информация в архиве гостей/компаний не является статичной: вы всегда сможете внести в хранящуюся информацию требуемые изменения, посмотреть и распечатать автоматически накопленную статистику за необходимый период. Функции, реализованные в модуле «Архив»:

- хранение базы данных по всем гостям, фирмам, турагенствам;

- ФИО гостя, адресная информация;

- контактная информация  гостя, включая факс и e-mail;

- статус гостя;

- специальные требования  и пожелания гостя;

- паспортные данные;

- язык общения гостя;

- применяемый тариф;

- валюта расчетов с  данным гостем;

- список предыдущих посещений  гостиницы;

- данные о полученных  доходах с гостя;

- дополнительная информация  по гостю;

- маркетинговая статистическая  информация;

- связь с организацией;

- связь с организацией-плательщиком;

- связь с турагентством;

- учет адресной информации  компании;

- учет данных по контактным  лицам - работникам компании;

- учет маркетинговой и  статистической информации о компании;

- учет используемых тарифов  по умолчанию для этой компании;

- хранение примечаний  по компании;

- связь с карточкой  турагентства, с которой работает компания;

- возможность оформления  групповой брони от компании;

- ведение базы данных  по турагентствам;

- ведение адресной информации  турагентства;

- учет данных по контактным  лицам - работникам компании;

- хранение примечаний  по компании;

- возможность выборки  данных по гостям присланных данным турагентством;

- учет принесенного дохода  и начисленных комиссионных по каждому турагентству;

- учет и анализ статистической  информации по турагентству.

 

Ежедневные операции

В программе предусмотрена возможность проведения ежедневных операций. Закрытие бизнес-дня, часто называемое ночным аудитом, занимает в системе примерно 15 минут.

Функции, реализованные в рамках меню «Ежедневные операции»:

- закрытие смены кассира;

- печать кассового отчета;

- контроль суммы наличных  в кассе;

- возможность печати отчетов (оборот, кассовый отчет, платежи (дебиторы/депозиты), журнал проводок);

- автоматическое начисление  задолженности за проживание;

- обработка платежей и  оборота за день;

- обработка резервирований (неразмещенных, незаехавших, невыехавших);

- автоматическое начисление  платежей за проживание, услуги и т.д. с возможностью ручной корректировки;

- автоматическое обновление  тарифа;

- формирование статистики  по гостинице;

- печать необходимых при  закрытии дня отчетов;

- возможность полуавтоматического  зачисления проводок за проживание на счет гостя;

- создание резервной копии  БД;

- сервисные функции при  работе с фискальными регистраторами.

 

Модуль «Отчеты».

В АСУ «Эдельвейс» реализована возможность создания и предоставления аналитических отчетов по более чем 100 признакам, благодаря чему возможно охватывать все стороны работы гостиницы. Здесь и списки планируемых заездов и выездов, и статистические отчеты по загрузке номерного фонда и доходности, отчеты планирования питания гостей, списки должников и многое другое. Отдельную группу составляют отчеты, наличие которых продиктовано российским законодательством: кас совый отчет, статистика в ОВИР, квитанции оформления операций возврата и ряд других.

В программе есть несколько встроенных мини-генераторов отчетов. Они расположены в различных модулях и обеспечивают наибольшую оперативность и удобство работы пользователя.

В модуле «Отчеты» все отчеты разбиты на группы: общие, отчеты за день, отчеты за месяц, статистические отчеты.

Виды отчетов:

- отчеты по бронированию  гостей и групп за любой выбранный период;

- необходимые отчеты по  гостям отеля с сортировкой по заезду, проживанию, выезду, статусу, категорией и другим аналитическим признакам;