Шпаргалка по "Менеджменту"

61. Класифікація  інформації

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення - візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання - цифрова, буквена  і кодована;

3) за порядком виникнення - первинна  і похідна;

4) за характером носіїв інформації - документована і недокументована;

5) за призначенням - директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;

6) за напрямом руху - вхідна і  вихідна;

7) за стабільністю - умовно-перемінна, умовно-постійна;

8) за способом відображення - текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробки - що піддається  і що не піддається механізованій  обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв´язку, запам´ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, у свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.

Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об´єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління).

Економічну інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.

За призначенням інформацію поділяють на планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну; за способом передачі - на ту, що передається усно, поштою, телефоном, телетайпом, факсом; за періодичністю - на систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну та ін.) і ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння та ін.); за характером носіїв - на документизовану і недокументизовану щодо процесу обробки - на оброблювану, необроблювану й аналітичну.

Крім того, інформація може поділятися на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову й алфавітну.

За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об´єктом управління господарські зв´язки, і внутрішню - виникає на підприємстві (в об´єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображають у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному й оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними та економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо.

 

 

 

 

 

62. Вимоги до  інформації для виконання нею управлінської функції

 Роль управління персоналом в системі менеджменту. Функціональний розподіл праці і організаційна структура служби управління персоналом. Кадрове інформаційне технічне та правове забезпечення системи управління персоналом.

 

63 Використання інформації в основних функціях менеджменту

 Менеджери відповідають  за планування, організацію і  контроль діяльності організації. Специфічна інформація також  використовується для мотивації, але характер її використання  протилежний характеру використання загальної інформації. На операційному рівні бригадири і контролери одержують масу звітів і статистики про оперативні операції. Бригадири ставлять специфічні цілі для кожної зміни, використовуючи специфічну інформацію про роботу попередніх змін. 
 
Розподільна інформація також використовується для планування. На операційному рівні, як правило, більшість розподільчих рішень уже було зроблено раніше. Стратегічні менеджери, що фокусують свою увагу на скеровуючих рішеннях, приймають також розподільчі рішення на своєму рівні більше, ніж це робиться на операційному рівні, і менше ніж на рівні підрозділів (одиниць). 
 
Скеровуючу інформацію для планування на операційному рівні використовують якнайменше. Хоча можливості для прийняття скеровуючих рішень на операційному рівні обмежені, вони все-таки існують. Однак найбільше скеровуюча інформація використовується на стратегічному рівні. Оскільки менеджерам необхідно знати різні способи використання інформації в різних управлінських діях, вони повинні пам'ятати такі рекомендації. 
 
1. Інформація є невід'ємною частиною в роботі менеджера. 
 
2. Інформаційний менеджмент не може бути делеговано. Делегування інформаційного менеджменту до відділу, що обробляє дані, є відходом від важливої частини менеджерських обов'язків. Це не свідчить про те, що технічні аспекти управлінської інформаційної технології не можуть бути передоручені, але менеджери повинні бути дуже активними в керуванні їх власною інформацією і необхідними даними. 
 
3. Комп'ютерні системи обробляють тільки дані, а не інформацію. Менеджеру важливо витягти інформацію з даних. І комп'ютери можуть розглядатися лише як інструменти, що розширюють можливості менеджерів. Вони не замінюють менеджерів, але можуть замінити клерків, а також «менеджерів», що насправді виконують функції клерка. 
 
4. Менеджери повинні думати про те, як вони використовують інформацію. Те яка інформація буде використовуватися відповідно до рівня управлінської діяльності, впливає на тип інформаційної системи, що повинна бути впроваджена. Менеджери нижчого (оперативного) рівня найчастіше використовують специфічну, стимулюючу і виняткову інформацію. Менеджери вищого рівня використовують контрольну, розподільну і скеровуючу інформацію частіше, ніж стимулювальну і виняткову.

64. Місце інформації  в комунікаційному процесі

Комунікація виконує життєзабезпечувальну роль не тільки для кожної окремої людини, але і в організації.  
За переказами одного з африканських племен, бог при створенні мешканців континенту створив спочатку барабанщика, і потім тільки мисливця і коваля. Мудрий африканський бог розумів: плем'я виживе не стільки завдяки влучному мисливцеві або спритному коваля, скільки при наявності вмілого барабанщика, який у хвилину небезпеки миттєво збере одноплемінників. Таку ж функцію «колективного організатора» виконував вічовий дзвін на Русі.  
Один з керівників американської фірми «Сірс", що зумів збільшити обсяг продажів з 5 до 15 млрд. дол на рік, так пояснив свою причину успіху: «Багато років тому ми зрозуміли, що існує тільки один спосіб розширити справа - поліпшити комунікацію».  
Кожна організація пронизана мережею інформаційних каналів, які призначені для збору, аналізу та систематизації інформації про зовнішнє середовище, а також для передачі перероблених повідомлень назад в зовнішнє середовище.  
Специфічність взаємодії людей у процесі їх життєдіяльності полягає у використанні мови (тварини теж мають звуковими і руховими засобами обміну інформацією, однак взаємодія між ними вчені називають «біологічно доцільним спільним поведінкою, спрямованим на адаптацію до середовища»).  
Мова є найважливішим засобом людського спілкування. Комунікація може мати місце лише в тому випадку, якщо спілкуються люди розуміють один одного, тобто вони говорять на одній мові і у них є загальний соціальний досвід.  
Приклад: фірма «Дженерал моторс» випустила на латиноамериканський ринок нову модель автомобіля і назвала його спеціально для латиноамериканців - «Чеві нова». Модель не пішла на ринку. Проводячи дослідження, фірма, до свого жаху, встановила що слово «нова» по-іспанськи означає «вона не їде».  
Головна мета комунікації - обмін інформацією різного роду. Обмін інформацією здійснюється за допомогою мови. Хоча очевидно, що обмін інформацією та спілкування відбувається не тільки за допомогою мови. З найдавніших часів у людському суспільстві використовувалися додаткові засоби спілкування і передачі інформації, багатьма з яких існують до цих пір. (Приклади: свист, мова квітів, дорожні знаки та ін.)  
Використовуючи мову, менеджер встановлює контакт з клієнтами та підлеглими, мотивує на виконання тих чи інших дій, висловлює своє ставлення.  
За допомогою професійного мови менеджер здійснює управлінський вплив і взаємодіє з персоналом.  
2.2. Два аспекти комунікації  
Комунікації є не лише необхідною умовою і наслідком якої діяльності - вони відображають одну з цінностей людини. Не випадково говорять, що найбільшою цінністю людини в житті є спілкування. Циркулює в суспільстві інформація, до створення якої доклав руку людина, називається соціальною. Джерелом соціальної інформації є людська діяльність.  
На думку американських дослідників Р. Акоффа і Ф. Емері інформацію за типом вироблених нею змін можна розділити на:  
- Повідомлення информирующего характеру;  
- Повідомлення інструктує характеру;  
- Повідомлення мотивуючого характеру.  
Очевидно, що безліч повідомлень містять в собі ознаки кожного з цих трьох типів.  
Комунікації проявляються, головним чином, в наявності інформаційних зв'язків. Якщо вони порушені або їх немає взагалі, немає і не може бути комунікації.  
Інформація - це необхідна умова комунікацій, але поняття комунікації не зводитися повністю до поняття інформації або інформаційних зв'язків. У комунікаціях важливу роль відіграє особистісний фактор. При однаковій інформації комунікації складаються різним чином.  
Ці два аспекти комунікації - інформаційний та особистісний - необхідно обов'язково враховувати в менеджменті.  
Управління не тільки спирається на комунікації, але й створює комунікації.  
При формуванні та управлінні комунікаціями необхідно визначити, до якого виду відносяться комунікації.

65. Сутність та  необхідність інформаційних систем  в менеджменті

 Місія інформаційної системи полягає в підготовці і наданні інформації, необхідної для забезпечення ефективного управління всіма ресурсамипідприємства До основних завдань ІС відносять:збір інформації з різних джерел;реєстрація, оброблення та видача інформації, що характеризує стан виробництва й управління;розподіл інформації між керівниками, підрозділами та виконав цями відповідно до їх участі в управлінні.Структурно ІС складається з таких компонентів вхідна інформація;система оброблення інформації;вихна інформація

66 Комп'ютерні системи інформаційного забезпечення

     1Система управління ресурсами підприємства. Використовують такі абревіатури: MRP (Material Requirements Planning) — планування матеріальних потреб; MRPII (Manufacturing Resource Planning) — планування ресурсів виробництва; ERP (Enterprise Resource Planning) — планування ресурсів підприємства.

2. Система управління логістикою (SCM — Supply Chain Management — управління  ланцюжками постачання).

3. Система управління даними  про вироби на промислових  підприємствах (PDM — Product Development Management — управління складанням виробів).

4. Система автоматизованого проектування  та технологічної підготовки  виробництва (CAD/САМ — Computer-Aided Design/ Manufacturing — автоматизоване проектування  і виробництво).

5. Система документообігу (docflow — потік документів).

6. Інформаційна автоматизована  система бухгалтерського обліку (AIS — Accounting Information System). Інформаційна  система бухгалтерського обліку  підтримує дві основні бізнес-функції  — реєстрацію господарських операцій  і підтримку прийняття рішень. Це частина інформаційної системи, яка має відношення до оцінки, аналізу й прогнозування доходу, прибутку та інших економічних подій у цілому на підприємстві та у його підрозділах.

7. Система надання даних для  аналізу керівництву (MIS — Management Information Systems).

8. Системи організації робочого  простору (workflow).

9. Середовище Internet/Intranet.

10. Система електронної комерції (е-соттегсе).

11. Спеціалізовані програмні продукти  або системи для вирішення  інших завдань.

Кожна з наведених підсистем КІСП, у свою чергу, може бути досить складною і складатися з декількох програмних продуктів та методів управління ними. Як зазначає Ю. Верба [6], КІСП відрізняє від традиційних систем АСУП те, що в них наявні засоби приймання даних з технологічного обладнання, але до них часто не входять підсистеми біллінгу (виставлення рахунків), конструкторської і технологічної підготовки виробництва, диспетчеризації тощо, що становить специфіку конкретних галузей промисловості.

Практично всі розглянуті різновиди інформаційних підсистем КІСП, незалежно від сфери їх застосування, охоплюють однаковий набір компонентів (рис. 1.10): функціональні компоненти; компоненти системи обробки даних; організаційні компоненти.

Рис. 1.10. Структура комп'ютерної інформаційної системи підприємства

Поки що жоден комплексний програмний продукт не може повністю охопити всі наведені вище підсистеми КІСП. Однак, незважаючи на це, слід погодитися з Д. Казанським [17], що "корпоративна інформаційна система — така сама частина (абсолютно рівноправна і необхідна) виробничої інфраструктури, як і технологічне обладнання (верстати), ресурси і персонал".

/ERP-системи

Сьогодні для українських підприємств найбільш актуальними є такі концепції КІСП, як MRPII і ERP, що фактично стали світовими стандартами. Вони являють собою набори загальних правил, які сформульовані відповідно на початку 80-х і 90-х років XX ст. Американським товариством з управління виробництвом і запасами (American Production and Inventory Control Society — APICS), котре об'єднує провідні американські компанії.

67 Управлінські інформаційні системи

Терміном "управлінські інформаційні системи" іноді визначали всі типи інформаційних систем, але тут ми використовуємо його, щоб показати специфічний тип інформаційної системи. Управлінська інформаційна система (УІС) є інтегрованою звітною системою, призначеною для допомоги менеджерам у плануванні, здійсненні і контролі діяльності організації. Вона готує звіти на основі даних, отриманих з багатьох систем здійснення операцій та із зовнішнього оточення організації. Концентрує їх, щоб зробити ці дані більш придатними для інформаційних менеджерів.

УІС адресуються до проблем, що відомі й зрозумілі заздалегідь (такі проблеми структу-ровані, вони піддаються формалізації), тому може бути визначена відповідна інформація, спроектовані звіти і написані програми. Ці системи функціонують на періодичній основі, наприклад, надання щомісячних звітів про доходи і витрати. Менеджери за допомогою персональних комп' ютерів можуть отримувати певні звіти в будь-який час протягом дня.

УІС мають тенденцію до того, щоб обмежуватися "тільки зчитуванням" даних, якими не можна маніпулювати. Наприклад, менеджер не може використовувати УІС, щоб одержати запроектовані цифри доходів і втрат або щоб знайти рішення, засновані на різних обсягах продажів. Це обмеження не заперечує цінність системи. Оскільки менеджер відчуває потребу в періодичній інформації, УІС є важливим інструментом для забезпечення регулярних звітів, що підвищують ефективність управлінського планування і контролю.