Корпоративная система управления проектами

• Управление приоритетами проектов не формализовано

• Путаница с ролями и полномочиями участников проекта

• Неэффективное и нерациональное использование ресурсов

• Недостаток или избыток информации

• Управление рисками на интуитивном уровне

3. Ключевые факторы успеха и рекомендации по внедрению КСУП

Для того, чтобы на начальных этапах проекта по внедрению КСУП определить его риски, оценить готовность организации к такого рода проекту и разработать необходимую стратегию, специалистами группы компании «Текора» были разработаны специальные инструменты.

Одним из таких инструментов, помогающих определить готовность организации к внедрению, может применяться система оценки ключевых факторов успеха проекта внедрения КСУП. Эта система основана на ряде контрольных вопросов, разработанном на базе анализа типовых рисков, а также совокупности опыта проектов внедрения, воплощенных на различных российских предприятиях.

Среди основных факторов успеха выделяют классические, которые актуальны для большинства проектов и специфические, характерные только для проектов  внедрения КСУП, например:

• Подбор адекватных пилотных проектов для осуществления эксплуатации системы опытными участниками;
• Степень квалификации и функционирование управляющего проектом;
• Рациональное распределение ролей команды и ее правильная организация.

Компоненты модели критических факторов успеха проекта внедрения КСУП:

• Согласованные цели и результаты проекта;
• Поддержка руководством;
• Создание слаженной работающей команды;
• Наличие четко разработанных планов;
• Квалификация участников и пользователей проекта;
• Учет пожеланий пользователя;
• Наличие мотивации участников проектной деятельности;
• Создание и реализация пилотного проекта, как процесс апробации;
• Система коммуникаций, контроля и управления изменениями;
• Использование ИТ.

По каждому фактору составлен список вопросов, позволяющий оценить текущее и перспективное состояния проекта, а также возможные риски.

Приступая к проекту, мы оцениваем, насколько четко определены и зафиксированы цели (краткосрочные и стратегические), критерии успеха, результаты и границы проекта. Часто данная задача понимается в организации ограниченно, не учитываются реальные масштабы и сложности проекта. При составлении  и разработке соответствующей документной базы важно добиться одинакового понимания и одобрения проекта как руководителями данной организации, так и всеми ключевыми участниками проектной команды.

Оценивая степень поддержки со стороны руководства, мы рассматриваем персональную заинтересованность руководителей организации, осознание необходимости изменений в управлении бизнес-проектамии и их последствий, готовность к участию в принятии управленческих решений по проекту. Также, учитывается участие высшего руководства в назначении персонала и руководителей проекта, наделение их соответствующими полномочиями. Опыт показывает, что завышенные ожидания руководства компании могут привести к разочарованию и  потери интереса к проекту при появлению первых неудач и трудностей. Процесс реализации проекта – сложная и долгая процедура, и поэтому высшее руководство компании должны запастись терпением и быть готовыми к трудностям.

Формирование реально работающей команды проекта подразумевает возможность создания команды, которая будет состоять из специалистов предприятия и внешних консультантов. При данной процедуре самой частой ошибкой является переоценка роли внешних консультантов и недооценка роли и объема работ персонала компании в проекте. С самого начала проекта большое значение имеет запуск программы внутреннего маркетинга в компании для того, чтобы вовлечь сотрудников в проект и изначально обеспечить положительное отношение к нему. В противном случае не исключены конфликты интересов участников при распределении ответственности и полномочий и различное понимание работы системы разными пользователями.

Наличие планов (стратегического, первоочередных действий, реагирования на риски) очень важный фактор. Он позволяет четко распределить ответственность участников проекта, обеспечить правильную координацию их действий, определить и обосновать потребности в ресурсах. Отсутствие данного фактора ведут к потере управляемости проекта и в результате к снижению веры участников в успех на протяжении всей проектной деятельности.

Следующие факторы связаны с тактикой реализации проекта и важны для избежания проблем в процессе осуществления проекта.

Учет требований пользователей (участников команд, менеджеров). Вовлечение пользователей в проектную деятельность позволяет минимизировать сложности этапа внедрения КСУП в реальную практику, избежать проблем. Участники проекта должны понимать полезность результатов проекта и принимать активное участие в процессе разработке. В начале проекта учитывается потенциальная возможность вовлечения пользователей в проект, их интересы и пожелания.

Недостаточная квалификация участников  проекта в области методологии, технологий управления проектами и информационных технологий в конкретной предметной области может стать существенным ограничением при внедрении системы. Изначально оценивается как текущая квалификация сотрудников, так и любая возможность повышения квалификации (обучение), необходимость привлечения дополнительного персонала. Эффективная работа персонала в проектной деятельности предполагает наличие базовых управленческих знаний и определенный уровень владения информационными технологиями.

Следующий фактор-оценка мотивации участников проекта предполагает, например, анализ понимания интересов основных участников проекта, в том числе высшего руководства, менеджеров проекта и т.д. При оценке мотивации участников возникают следующие вопросы:

Видят ли участники проекта улучшение условий их работы от внедрения новых проектных технологий, личные выгоды (увеличение заработной платы, карьерный рост, обучение и получение опыта с новыми технологиями и т.д.)? Понимают ли члены команды, как будут оцениваться результаты их работы?

Система коммуникаций, контроля и управления изменениями особенно важна для открытых проектов, предполагающих управление в динамике и определенную гибкость в принятии решений относительно достигнутых результатов. Система контроля предполагает, что все ключевые параметры проекта – расписание работ, бюджет, различные ресурсы – отслеживаются, и к тому же разработана система внесения поправок, команда проекта в курсе всех текущих состояний работ и т.д.

Множество процедур и методов управления проектами предлагается и разрабатывается руководителями и сотрудниками компании, а также  опытными внешними консультантами, опыт и навыки которых получен при реализации предыдущих проектов. Важным этапом внедрения КСУП является апробация на пилотных проектах. Если компания удачно выбрала пилотные проекты и была организована опытная эксплуатация системы, можно рассчитывать на успех внедрения КСУП.