Функции и подсистемы управления проектами

 

Автономное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Ленинградский государственный  университет имени

А. С.Пушкина

 

 

 

 

 

Контрольная работа по управлению проектами

На тему «Функции и подсистемы управления проектами»

Вариант №7

 

 

 

Выполнил:

Студент 411 группы

Ткачев Сергей Андреевич

Зач.кн.№ 11-17

Проверил:

 

 

Санкт-Петербург

2013

Содержание

 

Введение 3

1. Функции управления проектом 4

2.   Подсистемы управления проектом 12

Заключение 20

Введение

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Управление проектами  является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного  уровня. Многие руководители необходимость  использования формализованных  методов управления проектами связывают  с крупными проектами. Однако, даже в организациях, ориентированных  на серийное производство, реализация проектов составляет значительную часть  деятельности.

В первой главе описаны  функции управления проектом, во второй рассматриваются полсистемы управления проектами.

Управление Проектами  в настоящее время заслужило признание как самостоятельная дисциплина управления, применение которой повышает надежность достижения поставленных целей в запланированные сроки, с требуемым качеством и в рамках бюджета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Функции управления проектом

1. Управление замыслом  проекта

Управление замыслом проекта (project idea management) — это управление действиями, способствующими принятию решения о его разработке и  реализации

2. Управление предметной  областью

Управление предметной областью проекта (project scope management) -это функция  управления, позволяющая учесть особенности  реализации и результата проекта, обусловленные  отраслевой спецификой, рынком и потребительскими предпочтениями.

Предметной областью проекта  может производственный процесс  или характеристика результатов  реализации проекта (товар или услуги). Результатом проекта должен стать  не просто товар, а товар, приносящий предприятию прибыль.

Товары:

• товары широкого потребления;
• товары производственного назначения –
• товары, используемые в коммерческой деятельности

Механизм управления предметной областью представляет собой совокупность инструментов и субъектов воздействия  на систему управления проектами  и зависит от вида проектно-ориентированного предприятия:

1. На проектно-ориентированном  предприятии, реализующем небольшое  количество проектов или один  проект, управление предметной областью  осуществляется через производственные  отделы и службы, занимающиеся  производством (главный технолог, главный инженер, служба энергообеспечения  и т. д.).

2. В холдинговых структурах  управление предметной областью  является более сложным. Совет  директоров холдинга определяет  общую характеристику будущего  товара и поручает управление  предметной областью одному из  вице-президентов, который нанимает компанию по управлению проектами. Компания обеспечивает качественное управление, привлекая службы холдинга: служба маркетинга определяет, какие товары пользуются наибольшим спросом, и предлагает новые характеристики к разработке будущего товара, отдел продаж также участвует в разработке новых качественных характеристик товара; производственно-технический отдел рекомендует новые технологии и материалы для изготовления товара.

3. Управление проектом  по временным параметрам

Управление проектом по временным  параметрам (project time management) - это функция, обеспечивающая своевременную реализацию отдельных этапов и всего проекта  в целом.

Под временными параметрами  обычно понимают периоды времени, в  течение которых будут выполнены  работы или группы работ, а также  моменты контроля за ходом реализации проекта.

Для того чтобы не возникало  потерь времени в проекте создается  планировочный календарь работ, для работ с наивысшим приоритетом  создают (разрабатывают ежедневный планировочный календарь.

4. Управление стоимостью  и финансированием

Управление стоимостью и  финансированием проекта (project cost and finance finance management) представляет собой  функцию управления, обеспечивающую формирование, выполнение и контроль бюджета проекта.

Основными целями управления стоимостью проекта являются:

• накопление информации о производительности труда и оборудования в форме, позволяющей лучше рассчитать стоимость проекта в будущем, что является ключом к успеху любого проектно-ориентированного предприятия;
• поддержание затрат по проекту в заранее запланированных рамках.

Для управления стоимостью и финансированием проекта составляют бюджет проекта - документ, в котором  планируемые расходы и доходы от реализации проекта распределены по временным периодам.

При определении стоимости  проекта используется смета проекта, содержащая структурированный перечень работ и ресурсов, а также планируемых. расценок на них. Смета является обязательной и очень важной частью бюджета  проекта.

5. Управление качеством

Управление качеством  проекта (project quality management) представляет собой функцию управления, обеспечивающую соответствие результата проекта потребностям заказчиков (потребителей).

Управление качеством  в проекте состоит из трех основных фаз, которые должны выполняться  одновременно:

1. Планирование качества:

• определение запросов потребителей;
• выявление преимущественных требований к товару со стороны потребителей.

2. Повышение качества:

• выбор критериев оценки;
• оценка возможностей процесса;
• улучшение процесса.

3. Контроль качества:

• оценка качества;
• корректировка мер по повышению качества и планированию.

Важную роль в повышении  качества реализации проектов играет Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization). Международные  стандарты содержат требования к  системам качества, направленные на удовлетворение потребителя посредством предупреждения возможности несоответствия продукции  нормативным требованиям на всех фазах реализации проекта. Они являются унифицированными и не привязаны к какой-либо конкретной отрасли.

Международной организацией по стандартизации разработаны 17 стандартов ISO по управлению качеством. В Российской Федерации также разработан ряд  стандартов в этой области.

6. Управление рисками

Управление рисками в  проекте (project risk management) представляет собой  функцию управления, обеспечивающую анализ, реагирование и контроль рисков в проекте.

Основанием для возникновения  рисков является неполнота знаний о  событиях, которые должны произойти  в будущем. Различие между риском и неопределенностью состоит  в том, что, когда мы говорим о  риске, то имеем в виду вероятность  наступления рискового события, если же речь идет о неопределенности, то определить вероятность наступления  связанного с ней события невозможно.

7. Управление человеческими  ресурсами

Управление человеческими  ресурсами в проекте (project human resource management) представляет собой функцию  управления, направленную на обеспечение  эффективного использования работников, принимающих участие в реализации проекта.

Управление человеческими  ресурсами включает широкий спектр задач:

• подбор персонала для реализации проекта;
• планирование и распределение работников;
• мотивацию персонала;
• организацию обучения персонала;
• создание и поддержание корпоративной культуры и др.

Подбор персонала начинают с предварительного отбора претендентов, в процессе которого оценивают:

• квалификацию и опыт работы на аналогичных должностях;
• личные качества;
• коммуникабельность и адаптивность;
• физические данные, здоровье, возраст;
• дополнительные навыки.

Перечисленные качества оцениваются  с помощью специальных методик: тестов на профпригодность, общих тестов способностей, личностных тестов, интервью, а также изучения биографии и  рекомендаций.

После того как проект полностью  укомплектован персоналом, менеджер по персоналу должен добиться, чтобы  работники выполняли свои обязанности  наилучшим образом. Для этого  существует система мотивации и  стимулирования, согласно которой работники  трудятся хорошо, если при этом удовлетворяются  их потребности.

8. Управление материальными  ресурсами

Управление материальными  ресурсами в проекте (project resource management) представляет собой функцию управления, обеспечивающую приобретение и поставку необходимых материалов (оборотных  активов) и оборудования (внеоборотных активов) для реализации проекта.

Рассмотрим основные меры, предпринимаемые для успешного  управления материальными ресурсами:

Диагностика потребностей проекта  в материальных ресурсах на основе данных сметной документации по проекту  в целом. Разработка календарных  графиков поставок ресурсов в увязке с общим планом проекта.

Выбор поставщиков материальных ресурсов на основе изучения квалификационных данных претендентов в результате торгов или путем переговоров со знакомыми надежными поставщиками.

Поэтапная поставка материальных ресурсов. На первом этапе предприятие размещает заказы у выбранных поставщиков, на втором - материальные ресурсы поставляются в соответствии с графиком.

Контроль поставки материальных ресурсов на основе сопоставления плана  с фактическим временем поставок отдельно по каждому виду материальных ресурсов.

         9. Управление контрактами

Управление контрактами (project contracts management) - это функция управления проектом, с помощью которой обеспечивается взаимодействие заказчика с другими  участниками проекта.

Контракт представляет собой  официальное соглашение между заинтересованными  сторонами, в котором одна из них  обязуется выполнить определенные виды работ в обмен на вознаграждение, предоставляемое другой стороной.

Управление контрактами  в проектах осуществляется специализированным подразделением предприятия и включает планирование контрактов, выбор кисполнителей  и заключение контрактов, контроль изменения контрактов.

Причинами изменений контрактов могут быть изменения в проекте, вызванные внутренними и внешними факторами. С помощью процедуры  мониторинга команда проекта  отслеживает изменения в проекте. Затем с помощью формальных заранее  оговоренных процедур делопроизводства разрабатываются пункты изменений, которые необходимо внести в контракт. И последнее, в соответствии с  процедурами согласования и утверждения  вносимые изменения максимально  учитывают мнение всех заинтересованных сторон, которые таким образом  стремятся получить дополнительную выгоду.

Существует огромное количество контрактов, однако чаще всего используются:

Контракт с оплатой  издержек плюс вознаграждение (cost -plus -fee contract) - по этому контракту заказчик возмещает исполнителю все издержки и выплачивает определенную сумму  вознаграждения, способ определения  которой указывается в контракте. Обычно это или фиксированная  сумма, или процент от суммарных  прямых издержек по проекту.

10. Управление изменениями  в проекте

Управление изменениями  в проекте (project change management) —это функция  управления проектом, обеспечивающая корректировку проекта на протяжении его жизненного цикла в связи с влиянием на его реализацию внешней и внутренней среды.

Изменения, происходящие в  проекте, можно разделить на контролируемые и неконтролируемые.