Корпоративная система управления проектами

1. Корпоративная система управления проектами
1. Сущность корпоративной системы управления проектами
2. Этапы и проблемы внедрения корпоративной системы управления проектами
3. Ключевые факторы успеха и рекомендации по внедрению системы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность корпоративной системы управления проектом

На сегодняшний день термин «управление проектами» довольно часто встречается в российском предпринимательстве.  С каждым годом система и методология управления проектами все больше расширяется и совершенствуется, тесно взаимодействуя с современными информационными технологиями. Чтобы более точно представлять, что же такое корпоративная система управления проектом, необходимо ознакомиться с таким термином как «управление проектом в организации».

Итак, управление проектом в организации представляет собой определенный подход к реализации проекта, процесс создания продукта проекта и эффективная деятельность , направленная на достижение четко поставленных целей, осуществляемая  надежной организованной командой.

Процесс управления проектом предполагает четкое разделение ролей между участниками проекта. Обычно, выделяют роли заказчика и исполнителя (и иногда  инвестора или спонсора проекта).

Система управления проектом – это система поддержка принятия решений, основанная на использовании определенных методов и технологий управления проектами.

Система управления проектом состоит из 3х основополагающих элементов:

1. Регламентирующая документация;
2. Обученный персонал;
3. Информационная система управления проектами.

Основные задачи данной системы управления проектами: 
1. Обеспечение выбора и инициации проектов; 
2. Создание портфеля проектов организации; 
3. Поддержка планирования проектов (распределение времени и имеющихся ресурсов); 
4. Поддержка принятия решений по реализации проектов организации; 
5. Контроль за реализацией проекта организации; 
6. Контроль за использованием всех имеющихся ресурсов (человеческих, информационных, финансовых);

7. Анализ эффективности реализации проекта организации.

Для увеличения числа успешных проектов и повышения эффективности проектной деятельности организации используют корпоративную систему управления проектами (КСУП).

Корпоративная система управления проектами (КСУП) - совокупность инструментов, методик, операций, методологий и ресурсов, которые используются для управления проектом какой либо организации (компании), подключая использование различных информационных техник и технологий для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству.

КСУП - это особый механизм в организации, который обеспечивает принятие необходимых эффективных решений в рамках самого проекта организации.

КСУП предполагает обеспечение взаимодействия субъектов с объектами управления с помощью процессов управления, определяя в регламентной базе КСУП роли относительно организационной структуре.

Субъектами управления в корпоративной системе управления проектами являются участники самого проекта, которые принимают активное участие в создании и принятии управленческих решений, а объектом управления КСУП является непосредственно проект, его элементы и характеристики. Также, процессы управления проектом рассматриваются в двух категориях: по функциям управления проектом и по фазам жизненного цикла проекта(концепция, разработка, реализация, завершение).

Функции управления проектом:

- управление содержанием и объёмами  работ;

- управление временем, его рациональное  распределение;

- управление закупками и поставками;

- управление человеческими ресурсами (УЧР);

- управление рисками;

- управление информационными ресурсами  и коммуникациями.

КСУП основывается на одной из базовых методологий управления проектами и включает в себя следующие элементы:

· собственная методология, в зависимости от специфики и особенности организации;

· бизнес-процессы;

· регламентную базу;

· организационную структуру и роли;

· ИТ-составляющую (программное обеспечение).

 

2. Этапы, особенности и проблемы внедрения корпоративной системы управления проектами

Внедрение КСУП предполагает повышение качества реализуемого проекта и наиболее точное достижение поставленных целей организации, координирует и рационально распределяет роли в проектном менеджменте.

Разработка и внедрение КСУП это комплекс последовательных процедур, так называемый проект внутри персонала, требующий четкой стратегии и тактики воплощения.

К особенностям внедрения системы можно отнести :

• Повышение формальности в подготовке и принятии управленческих решений, которые налагают дополнительные требования по квалификации и степени ответственности работников, в следствие чего происходит большая зависимость от человеческих ресурсов;
• Сложность постановки и согласования конкретных целей и требованиям к конечному «продукту» и критериям успеха проекта, изменение или уточнение требований к результатам в процессе проектной деятельности;
• Возможность появления конфликтных ситуаций между отдельными подразделениями и руководителями, что в последствии может вызвать необходимость проведения организационных поправок и изменений;

Чаще всего для внедрения КСУП предприятие обращается за помощью к специализированным организациям, так называемым консалтинговым компаниям. Имея определенную базу знаний и навыков, они помогают качественно разработать и внедрить данную систему управления.

Для успеха внедрения КСУП в организации особую важность приобретают задачи разработки адекватной общей стратегии реализации, с выделением ключевых фаз и промежуточных результатов. Стратегии реализации такого рода проектов различны в зависимости от специфики самих проектов организации (предприятия), от текущего состояния развития бизнеса и, безусловно, готовности организации к внедрению КСУП. Прежде чем разработать стратегию, необходимо выявить предпосылки и задачи внедрения, выбрать особо значимые цели с учетом рисков и границ.

Чаще всего риски подобных проектов (так называемые, типовые риски) связаны как с организационными ошибками (выбором тактики, подбором и вовлечением персонала), так и с человеческим фактором (недостаточной мотивацией, низким уровнем квалификации работников, невозможностью ввести их в курс дела).

Ошибки, способные повлечь за собой риски:

• Ошибки целеполагания и определения проекта, отсутствие комплексного подхода к стратегии внедрения;
• Ошибочные  ожидания участников проекта;
• Отсутствие необходимой поддержки проекта со стороны его ключевых участников;
• Недостаточность мотивации и квалификации персонала;
• Ошибки при формировании команды участников проекта.

При внедрении КСУП все эти ошибки следует выявить и по возможности исправить.

Для осуществления проекта по внедрению КСУП рациональным действием и предопределением проблем будет разбить проектную деятельность на конкретные этапы.

Внедрение КСУП включает в себя несколько этапов:

Этап 1.  Изучение состояния дел и определение уровня готовности организации к постановке КСУП

Этап 2. Формирование методологии КСУП

Этап 3. Формирование Проектного офиса – определение ролей и регламента работы

Этап 4. Обучение персонала и проведение "пилотного проекта"

Этап 5. Внедрение КСУП в масштабе организации

Для более ясного понимания, кратко разберем каждый этап внедрения КСУП.

Первый этап включает в себя изучение и диагностику данной организации, которая позволит выяснить:

- виды проектов и система  управления проектами в организации

-  какой проект предстоит  разработать

- каков его жизненный  цикл

- проблемы, которые могут  возникнуть в текущей проектной  деятельности предприятия и пути  их решения.

 Также, в первом этапе  мы выясняем, кто является участниками  проектной деятельности и срок  построения КСУП.

После диагностики предприятия будут известны готовность, условия и возможности данного предприятия, а также будут выявлены цели,  ориентировочная методология и сроки внедрения проекта.

Второй этап по внедрению КСУП заключается в разработке методологии КСУП. Нам данном этапе разрабатывается методическая  база КСУП, которая в последствии будет зафиксирована в соответствующих документах (стандартах, регламентах, положениях и др.). Определяются проектные роли предприятия, полномочия и ответственность каждого участника проектной деятельности. Разрабатываются методики выполнения задач по образцу, которые обычно выполняются в проектах и шаблоны документов и отчетов.

Например, составление расписания проекта и распределение бюджета, а также контроль над исполнением и т.д.

На третьем этапе создается Проектный офис. Проектный офис – это такой центр управления проектами. Его основными функциями является выстраивание процессов управления проектами, описание этих процессов, стандартизация этих процессов, оптимизация этих процессов и последующая автоматизация этих процессов, после чего сопровождение и перманентная доработка процессов управления проектами в соответствии с внешними и внутренними изменениями архитектуры бизнес-процессов компании.

Следующий, четвертый этап предполагает обучение персонала предприятия навыкам и умениям эффективной работы в проектной деятельности, в рамках КСУП. Создается и реализуется план обучения для различных категорий сотрудников. Обязательным условием данного этапа является сплочение команды, формирование единой мысли. Наряду с этим, постепенно разрабатываются и воплощаются в жизнь первые проекты, которые впоследствии дорабатываются, согласно сформированной методологии.

Параллельно с обучением, персонал психологически подготавливается ко внедрению КСУП (получают практический опыт функционирования данной системы на проведенном «пилотном» проекте), что также немаловажно.

И, наконец, последний этап - это само внедрение КСУП внутри организации. Начинают применяться разработанные ранее методы управления проектом. КСУП функционирует по всему предприятию и совершенствуется относительно целей и требований компании и рынка. Если предприятие прибегало за помощью к специалистам  по данному типу работ (посредникам), то после осуществления всех перечисленных этапов, предприятие далее самостоятельно без помощи консультантов использует методы проектного управленияв своей деятельности. Итог проведенной работы - КСУП функционирует и приносит результаты. Успех внедрения КСУП напрямую зависит от поддержки руководства.

Проблемы внедрения корпоративной системы управления проектами.

Проблемы разделим на 2 категории:

С точки зрения результатов:

• Недостижение или неполное достижение целей проектов

• Незапланированные затраты,  выход за намеченные ранее сроки

С точки зрения внутренней организации

• В зависимости от личности и настроения управления проекта, результаты разнообразны