Учёт денежных средств на предприятии ФГУП «Григорьевское» Ярославского района»

      Лимит остатка кассы определяется, исходя из фактического объема налично-денежной выручки за последние 3 месяца и выплат наличными деньгами за этот же период (кроме оплаты труда и выплат социального характера).

      По  просьбе организации лимит кассы  может в течение года пересматриваться в связи со значительными изменениями кассовых оборотов, а также по условиям договора банковского счета.

      Сверх установленного лимита наличные деньги в кассе могут храниться в  течение от 3 до 5 рабочих дней во время выдачи заработной платы.

      Так как ФГУП «Григорьевское» имеет счета в нескольких учреждениях банков – «Россельхозбанк» и «Яринтербанк», то она по своему усмотрению обращается в один из них для установления лимита остатка наличных денег в кассе, о чем сообщается другим учреждениям банков, в которых ей открыты соответствующие счета.

      Если  организацией не установлен лимит остатка  кассы, то фактический остаток кассы считается нулевым, а не сданная в учреждение банка денежная наличность — сверхлимитной. При проверке данного предприятия банк руководствуется этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

      Организации имеют право хранить в своих  кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплат пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней после истечения срока, на который они были выданы.

      Прием наличных денег при осуществлении  расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

      Расчеты с поставщиками и подрядчиками должны производиться, как правило, в безналичном порядке путем перечисления со счетов в банках. За наличный расчет может быть произведена оплата в пределах устанавливаемой Правительством РФ оплаты наличными деньгами по одной сделке.

      Приходным кассовым ордером оформляется поступление в кассу наличных денег от учредителей, займодавцев, покупателей продукции и иного имущества, подотчетных и иных лиц, осуществляющих и/или платежи в кассу организации наличными деньгами (возмещение материального ущерба, возврат излишне полученных сумм и др.).

      Основанием  для выдачи денег из кассы служит расходный кассовый ордер (типовая форма № КО-2). В нем указывают, кому и на какие цели выдаются деньги, сумму (цифрами и прописью), дату и номер ордера. Выписывают его в бухгалтерии на основании заявления на выдачу денег, отпечатанного на оборотной стороне ордера, подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Деньги по расходному кассовому ордеру выдают только в день его выписки. Не разрешается выдавать расходный кассовый ордер на руки непосредственному получателю.

      При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир тщательно проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера, наличие перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается.

      При выдаче денег получатель указывает  прописью сумму и расписывается  в ее получении. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Кассир обязан потребовать от получателя предъявления паспорта или иного документа, удостоверяющего его личность, записать в расходный ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Прилагаемые документы перечисляются в ордере и гасятся кассиром специальным штампом «Оплачено» или надписью от руки с указанием даты и номера расходного ордера.

      Выдача  денежных средств в подотчёт должностным  лицам осуществляется только из кассы: Д-т 71 «Расчёты с подотчётными лицами» - К-т 50 «Касса». В установленные сроки подотчётные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм. Авансовый отчёт о произведённых расходах с приложением оправдательных документов представляется в бухгалтерию.

      Неиспользованные  остатки наличных денег сдаются  в кассу (делается обратная проводка), а приобретённые ценности приходуют на склады. Своевременно не возвращённые суммы авансов удерживают из причитающихся подотчётным лицам средств на оплату труда: Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К-т 71 «Расчёты с подотчётными лицами»; Д-т 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (или если удержание из з/платы невозможно - Д-т 73/3 «Расчёты по задолженности по материальному ущербу» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»).

      Все кассовые документы заполняются чернилами или пастой четко, ясно, без каких-либо помарок или исправлений. Исправления (даже оговоренные) в кассовых документах не допускаются.

      Наличные  деньги из кассы в соответствии с  расходными документами могут выдаваться получателям лично или другим лицам по доверенности. В этом случае в расходном кассовой ордере или в платежной ведомости указывается, что выдача денег произведена по доверенности, а также фамилия, имя, отчество доверенного лица. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру.

      Наличные  деньги в счет оплаты труда, премии, стипендии, пособия и др. из кассы выдает кассир на основании платежной ведомости (типовая форма № Т-53) или расчетно-платежной ведомости. На титульном листе ведомости делают разрешительную надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием срока выдачи денег и суммы прописью.

      Выплаты должны быть проведены, как правило, в трехдневный срок, после истечения  которого в ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир отмечает штампом или подписью от руки «Депонировано». Эти суммы записывают в специальный реестр невыданной заработной платы, на основании чего они относятся на субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» для последующей выплаты.

      Затем подводится итог выданных по ведомости  сумм (цифрами и подписью), на которые  выписывают расходный кассовый ордер. На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию. 

      Не  использованные в течение 3—5 дней суммы, полученные банке на оплату труда, а  также другие суммы сверх установленного лимита подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк (Дт 51 – Кт 50) оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе.

      Деньги  в счет причитающейся оплаты труда  в структурных подразделениях выдает кассир в установленные дни. В необходимых случаях решением (распоряжением) руководителя организации выдача денег в подразделениях может быть возложена и на других лиц, которые дают письменное обязательство о материальной ответственности. В этом случае на ведомости дополнительно пишут «Деньги по ведомости в сумме (цифрами и прописью) выдавал (подпись)».

      Сдача денег в банк на расчетный или  другой счет оформляется объявлением, в котором указывают дату, название организации, за что сдаются деньги (выручка от реализации, не выданная в срок оплата труда и др.) и сумму (цифрами и прописью). На принятую сумму банк выдает квитанцию, которая является основанием для списания денег по кассе.

      До  передачи кассиру приходные, расходные  кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3), с помощью которого обеспечивается оперативный контроль наличных денежных потоков и использования денежных средств по целевому назначению.

      ФГУП  «Григорьевское» приемлем вариант, когда на  приходные и расходные кассовые документы заводятся отдельные журналы регистрации.  При этом указанные журналы  заранее пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью главного   бухгалтера. Журналы  используются несколько лет, но порядковые номера для кассовых ордеров устанавливают с начала каждого года.

      При получении приходных, расходных  кассовых ордеров и/или других заменяющих их документов кассир проверяет правильность их оформления их оформления, наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера или лиц, на то уполномоченных, а также наличие  приложений, перечисленных в документе.   Если документы не соответствуют указанным выше требованиям, кассир возвращает в бухгалтерию для дооформления.

      Учёт  движения денег в кассе ведётся кассиром в Кассовой книге. Записи в ней производятся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры отрывные и служат отчётом кассира. В конце рабочего дня Светлана Левановна подсчитывает итоги операций по приходу и расходу денег в кассе, выводит остаток денежной наличности на следующее число и передаёт в бухгалтерию отрывной лист кассовой книги с приходными и расходными документами.

      Для учёта кассовых операций в бухгалтерии  ведут специальные накопительные  регистры (машинограммы - оборотные ведомости), основанием для записи в них служат отрывные листы кассовой книги.

      Кассовую  книгу в ФГУП «Григорьевоское» пронумеровывают, прошнуровывают и скрепляют сургучной печатью (организация ведет только одну кассовую книгу). Количество листов в Кассовой книге заверяют руководитель и главный бухгалтер своими подписями.

      Получение или выдача денег сразу после  каждой операции записывается кассиром в Кассовую книгу. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующий день и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) вместе с приходными и расходными кассовыми документами. При небольшом количестве операций отчет и кассовые документы можно сдавать в бухгалтерию один раз в 3—5 дней.

      Выдача  наличных денег из кассы, не подтвержденная расходными кассовыми ордерами, расписками получателей в платежной ведомости на выдачу оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности и т.п. не допускается. Эта сумма считается недостачей кассира и взыскивается с него в установленном порядке. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми документами, считаются излишком кассы и зачисляются в операционные доходы организации (счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»).  

      Контроль  за правильным ведением Кассовой книги  осуществляет главный бухгалтер  Воронина Елена Александровна во время приема отчета от кассира.

      В соответствии  с положениями о  коммерческих кредитных учреждениях  обслуживающий банк, в котором  открыт расчетный счет организации, может проверять соблюдение кассовой дисциплины в организации, в частности не допускается соблюдение лимита остатков наличных денег в кассе и расходования наличных из выручки, поступающей в кассу, соблюдение правил расчета наличными деньгами (в размерах, разрешенных Правительством России), своевременность сдачи в банк денежной наличности (сверх установленного остатка кассы), использование наличных денег по назначению и др..

      Если  расчетные счета открыты организацией в нескольких учреждениях банков, то право контроля за соблюдением  кассовой дисциплины предоставляется  одному из них (по выбору организации) с сообщением об этом другим обслуживающим банкам.

      За  нарушение установленного порядка  расчетов наличными денежными средствами организация может быть оштрафована  в двойном размере неправильно  использованных наличных средств, а руководитель организации – в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда. При этом организация уплату штрафа производит  за счет внереализационных доходов, а руководитель организации уплачивает штраф за счет личных средств.

      Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины и сохранность денежных средств возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

      В кассу организации деньги поступают  в основном со счетов в банках, а  также  в виде выручки за проданную  продукцию или оказанные услуги, взносы учредителей, спонсоров и др..

      Для отражения информации о наличии и движении денежных средств на расчетном счете предназначен 51 счет «Расчетный счет».  Денежные средства ФГУП «Григорьевское» находятся в кассе в виде наличных денег и на счетах в банках «Яринтербанк» и «Россельхозбанк» в безналичном виде. Соответственно, на предприятии для каждого банка открыт отдельный субсчет: 

      51-1 – «Яринтербанк»

      51-2 - «Россельхозбанк». 

      Банки являются расчетными. Для открытия расчетного счета организация предоставляет в учреждение банка следующие документы:

      -заявление  установленного типа;

      -нотариально-заверенные  копии устава организации, учредительных  документов;