Стратегии обоснования выбора выгодного поставщика

Как правило, организация имеет  установленную процедуру заключения соглашений с поставщиками. Цель этих соглашений - информировать поставщика о нуждах проекта, ожиданиях к поставщику и количественных мерах оценки эффективности работы поставщика.

Поскольку каждое соглашение является результатом переговоров с поставщиком, первоначально выдвинутые требования могут уточняться. В соглашении с поставщиком документируется также и то, что должен обеспечить проект для успешной поставки (например, оборудованные помещения, документация, услуги).

При заключении формального  соглашения с поставщиком по рекомендациям  модели документируются:

- задание на работу, спецификации, условия и сроки поставки, перечень поставляемых продуктов и услуг, график поставки, бюджет, процесс и критерии приемки;

- представители проекта и поставщика, ответственные и уполномоченные за внесение изменений в соглашение;

- процедура изменения требований и изменения соглашения; стандарты и процедуры, которым необходимо следовать;

- критические зависимости между проектом и поставщиком; тип и глубина мониторинга работы поставщика, включая процедуры и критерии оценки, которые будут использоваться при этом мониторинге;

- типы анализа, которые будут проводиться совместно с поставщиком;

- ответственность поставщика за обслуживание и поддержку поставленного продукта;

- гарантийные обязательства, права собственности, права пользования; критерии приемки.

Важно гарантировать, что  все участники достигли одинакового  понимания соглашения и требований до того, как это соглашение начнет исполняться. При необходимости  пересмотра соглашения с поставщиком  следует пересмотреть планы проекта и обязательства участников.

Рекомендуемые рабочие  продукты - результаты данного этапа: задание на работу, контракты, меморандумы  о намерениях, лицензионные соглашения.

Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт. Четко выраженные условия – те. Которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия- те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла.

 Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если товары не произведены.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка ( имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

Штрафы- действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта . В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму , увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующие условие – форс мажор. Немедленная или предварительная оплата товара может дать право на скидку от общей стоимости полученных материальных ресурсов. С другой стороны, более поздняя оплата материальных ресурсов , но в течении оговоренного срока, означает, что сумма, которая должна быть выплачена поставщику, может быть временно использована на другие нужды, т.е. у любой формы платежа есть свои достоинства и недостатки.    

На этапе поиска потенциальных поставщиков часто используется такая распространенная форма, как конкурсные торги (тендеры), которые проводятся в случае, если предполагается закупать материальные ресурсы в больших объемах и в течение длительного периода. В этом смысле конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. 

Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика. Проведение тендера осуществляется:

• формирование условий тендера;
• разработка и публикация тендерной документации;
• рекламная кампания;
• проверка оценочной квалификации участников тендера;
• проведение анализа тендерных предложений;
• определение победителя тендера.

Организация конкурсных торгов представляет собой достаточно сложную и многоплановую работу. Оценка тендерных предложений поставщиков на поставку материальных ресурсов ведется в строгом соответствии с требованиями заказчика, изложенными в тендерной документации, которая выполняет следующие функции:

−правила торгов и процедур тендера на материальные ресурсы;

−спецификации (описания) закупаемых материальные ресурсы;

−критериальные оценки предложений по закупки материальные ресурсы;

−условия формирования будущего контракта на закупку материальные ресурсы;

В тендере побеждает  тот участник торгов, который представил предложение по закупке материальных ресурс, наилучшим образом удовлетворяющее требованиям критериальной оценки тендера.

К другим критериям относятся  следующие:

• финансовое положение поставщика;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• наличие резервных мощностей;
• повышение качества выпускаемой продукции;
• удаленность поставщика от потребителя;
• организация управления качеством у поставщика;
• способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;
• профессиональный уровень персонала;
• текучесть кадров и др.

По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки, позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

 

1.3. Выбор стратегии  работы  с поставщиками

 

Обострение конкуренции  и рост цен заставляют российские компании всерьез задуматься о сокращении затрат. Как показывают исследования, около 50% резервов находятся в области закупок. Остальные 50% можно найти в управлении, организации производства, логистике и других областях деятельности. То есть основной резерв - именно в оптимизации закупки. Крупнейшие игроки уделяют этой сфере повышенное внимание.

Типичная ошибка при работе с поставщиками - стремление работать со всеми одинаково. Одинаково ве

сти себя со всеми поставщиками нелогично, так как ситуации бывают разные.

Руководители чаще всего  выбирают тот или иной тип отношений  с поставщиком с учетом следующих факторов:

-  интуиция ("мне так кажется");

-  индивидуальная предрасположенность руководителя (кому-то проще устанавливать партнерские отношения, кому-то - оппортунистические);

-  расстановка рыночных сил (я слабый - под всех прогибаюсь; сильный - все должны прогибаться под меня);

-  личная симпатия или антипатия к руководителю или представителю поставщика.

У всех этих факторов есть нечто общее, а именно: они не имеют  никакого отношения к серьезному анализу ситуации внутри и вне  предприятия. Другими словами, предприятие во многом строит отношения со своими поставщиками по наитию и ожидает от департамента закупок постоянного снижения затрат, повышения качества закупаемой продукции, сокращения сроков поставки и т. д.  

Самый простой, хотя и не всегда самый эффективный путь - занять жесткую позицию на переговорах о закупке и стараться получить самые лучшие условия, невзирая ни на что. Отношения, которые строятся таким образом, называют отношениями по принципу экономической целесообразности, или оппортунистическими. Такой подход в краткосрочной перспективе может дать положительные результаты, но в долгосрочной не всегда эффективен (табл. 2)

  

 

Таблица 2   Преимущества  и недостатки основных типов отношений  с  поставщиками

Тип  отношений	Преимущества	Недостатки
Партнерские отношения	-стремление обоих  предприятий  помогать друг другу, так как  судьбы партнеров тесно переплетены; - совместная  реализация долгосрочных  стратегий; -способность  к  системным  инновациям	-снижается возможность маневра:  при наличии тактических решений необходимо учитывать стратегические  последствия; -управление партнерскими отношениями  требует больших затрат
Оппортунистические отношения	-поддержание активной конкурентной  борьбы. Снижение  издержек по  сделкам; -простота  смены поставщика, если  получателя перестанут удовлетворять цена, качество или  сам продукт или услуга	-ограниченные возможности совместных  действий; - риска «симметричного» ответа  при  изменении рыночной  ситуации («как аукнется, так и откликнется»)

 

 

 Партнерство - это принципиально другой тип отношений с поставщиком. Конечно, возможны и промежуточные варианты.

В базе поставщиков предприятия  должны присутствовать оба типа отношений: построенные по принципу экономической  целесообразности (оппортунистические) и партнерские.

Причем, как правило, на несколько партнерских отношений  приходится множество оппортунистических. Это связано с тем, что тот  и другой тип отношений имеют  свои преимущества и недостатки. Если свести их воедино, картина получится  примерно такая, как показано в таблице.

Таким образом, устанавливать  со всеми поставщиками партнерские  отношения экономически нецелесообразно. А работать со всеми только на оппортунистических принципах подчас недальновидно. Оба  подхода хороши - вопрос только в  том, когда и в отношениях с кем мы их применяем. Тип отношений должен выбираться на основе серьезного анализа. Как показывает практика, во многих российских компаниях это не совсем так.

Тип отношений с поставщиком, а, следовательно и переговорную стратегию, гораздо дальновиднее выбирать сознательно, с учетом анализа целого ряда факторов как внутренней, так и внешней среды предприятия.

Прежде всего, необходимо проанализировать, что же мы закупаем.

Отношения, построенные  по принципу экономической целесообразности (оппортунистические) подходят для работы с нестратегическими материальными или товарными группами, где не требуется индивидуализация продукта в соответствии с требованиями клиента. В этом случае можно не опасаться того, что оппортунистические отношения с поставщиком негативно скажутся на качестве продукта. Речь здесь идет в основном о продуктах и услугах с низкими объемами закупок, хотя могут быть и исключения из правил.

Если же ведутся закупки  простых продуктов с высокой  степенью стандартизации, то опять-таки имеет смысл прибегать к оппортунистическим отношениям - особенно если поставщики имеют свободные мощности или проблемы со сбытом продукции. В таком случае всегда можно сменить одного поставщика или один продукт на другого поставщика/продукт.

Отдел закупок должен стремиться к созданию партнерских отношений, если речь идет о стратегических материалах или товарных группах. Эти материалы и группы относятся к основным позициям предприятия и поэтому не могут приобретаться где попало.

Если объекты снабжения поступают из отраслей, которые работают с комплексными продуктами, имеющими низкую степень стандартизации, то очень часто требуется создание партнерских отношений с поставщиками. Устанавливать партнерские отношения рекомендуется также в случаях, если снабжение получает продукты и услуги с развивающихся или монополизированных рынков, недостаток ресурсов на которых может привести к созданию "узких мест" при снабжении.

Структурированный анализ закупаемой номенклатуры проводят по четырем критериям: объем закупок, доля издержек при создании стоимости; воздействие на конечный результат; техническая комплексность; риск, связанный с получением. Рассмотрим каждую из этих групп подробнее.

1. Объем закупок, доля  издержек при создании стоимости.  Чем выше объем закупок, чем большую долю в создание конечной стоимости вносит тот или иной закупаемый объект, тем большую отдачу можно получить от построения с поставщиком партнерских отношений. Для сопоставления объемов закупок по различным объектам можно использовать классический ABC-анализ. Причем проводить его стоит не только в стоимостном, но и в количественном выражении.