Автоматизированная подсистема единой дежурно-диспетчерской службы ЦУС ГУ МЧС по Амурской области

– организация разработки и осуществления мероприятий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера на территории области;

– организация инженерно–технических  мероприятий по первоочередному  жизнеобеспечению населения, пострадавшего от чрезвычайных ситуаций в мирное и военное время;

–  планирование мероприятий РХБ  защиты населения и территорий области, осуществление контроля за их выполнением;

– осуществление координации деятельности органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления и организаций , расположенных на территории области и подготовка предложений в сфере защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обусловленных РХБ факторами;

– планирование, создание и применение сил и средств РХБ защиты для действий в чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера.

Управление  государственного пожарного надзора осуществляет следующие функции: организация государственного пожарного надзора; надзор за обеспечением пожарной безопасности на объектах градостроительной деятельности и др.

Управление гражданской защиты осуществляет следующие функции: планирование и предупреждение ЧС; организация культуры жизнедеятельности населения, подготовки руководящего состава и организация надзора и контроля в области ГО, защиты населения от ЧС; организация инженерно-технических мероприятий, радиационной, химической, биологической и медицинской защиты.

Управление оперативного реагирования осуществляет следующие функции: оперативное планирование и организация оперативной службы; организация тушения пожаров и аварийно-спасательных работ; организация и развитие систем управления, связи и оповещения;

Отделом мониторинга и прогнозирования выполняются следующие задачи:

– сбор и учет информации о произошедших ЧС;

– прогнозирование возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и их последствий на основе данных поступающих от ведомственных и других служб наблюдения за окружающей средой;

–  мониторинг потенциально опасных объектов и районов несущих вероятность возникновения ЧС природного и техногенного характера;

–  подготовка информации для своевременного оповещения Администрации области  и органов местного самоуправления о возможном времени и месте  ЧС, размерах риска и экономического ущерба;

– организация работы с учреждениями сети наблюдения и лабораторного  контроля.

Отдел организации связи и оповещения выполняет функции: контроля создания и состояния локальных систем оповещения потенциально опасных объектов; организует и осуществляет оповещение органов управления по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям, а также информирование населения о приведении в готовность системы гражданской обороны, об угрозе нападения противника и применение им средств массового поражения.

В функции отдела АСУ входит техническое обслуживание оргтехники, компьютерной техники, а также администрирование имеющихся серверов и обеспечение бесперебойной работы компьютерной техники служащих организации.

Дежурно–диспетчерская служба обеспечивает своевременный регистрацию чрезвычайных ситуаций, их учет и оповещение оперативной информацией управления оперативного реагирования, аварийно-поисково–спасательных  служб, а также руководства Главного управления МЧС по Амурской области; предоставление всей информации о чрезвычайных ситуациях руководству, отделу планирования и предупреждения чрезвычайных ситуаций, отделу мониторинга и прогнозирования чрезвычайных ситуаций; составление отчетности и статистических данных о произошедших чрезвычайных ситуациях.

1.3 Анализ внешнего документооборота

В силу специфики  деятельности Главного управления формируемые, получаемые и направляемые различными инстанциями и ведомствами  отчетные данные можно разделить на три основных информационных потока различных по  виду внешних объектов, с которыми происходит взаимодействие:

Первый поток  характеризует всю финансово–экономическую отчетность, предоставляемую таким организациям как: налоговая инспекция, пенсионный фонд, фонд социального страхования и фонд медицинского страхования.

Второй поток – характеризует всю информацию о чрезвычайных ситуациях поступающей или направляемой  внешним инстанциям. Это наиболее достоверный полный и широкий набор данных. В качестве  внешних инстанций выступают: Министерство внутренних дел (ГИБДД), Центр гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды, Медицинские учреждения, амурская база авиационной охраны лесов, Ветеринарная инспекция, Федеральная служба безопасности, Районные и областные подразделения МЧС, объекты, хранящие или использующие опасные вещества.

Третий поток – информация,  имеющая узкоспецифическое  направление для данной организации: целевые программы, законодательные и правовые акты, статистика чрезвычайных ситуаций, годовые отчеты , отчеты о проделанной работе, метеоданные, сведения об окружающей среде.  

Под финансово–экономической отчетностью понимают такие документы как: декларация о доходах, ежеквартальные и годовые отчеты,  предоставляемые финансово–экономическим отделом Главного управления в Налоговую инспекцию; в фонд обязательного медицинского, в пенсионный фонд, и в фонд социального страхования отдел кадров передает сведения о сотрудниках, на что в свою очередь Главному управлению Дальмедстрах передает медицинские полиса, а Пенсионный фонд – Пенсионные удостоверения.

Второй информационный поток представляет собой всю необходимую информацию касающейся чрезвычайных ситуаций имевших место на территории области или  прогнозируемых в ближайшее время.

В роли внешних сущностей здесь  выступают:

–  Государственная инспекция  безопасности дорожного движения, которая  передает Главному управлению все сведения о крупных дорожно–транспортных происшествиях повлекших гибель людей, а от Главного управления может передаваться информация в ГИБДД о всех дорожно–транспортных происшествиях, сообщения о которых поступили на пульты дежурно-диспетчерских служб;

–  Главное управление МЧС передает Управлению ГЗ и ПБ все сведения, о случившихся ЧС;

–  Медицинские учреждения  передают такую информацию как: сведения о пострадавших, погибших в результате ЧС, а также о вспышках инфекций среди людей;

– Амурская база авиационной охраны лесов передает сведения о лесных пожарах и других обнаруженных стихийных бедствиях;

– Предприятия аэронавигации (служба безопасности аэропорта) предоставляют сведения о крушении воздушных судов;

– Ветеринарная инспекция предоставляет  сведения о вспышке инфекций среди  сельскохозяйственных животных, а также  масштабы и материальные затраты возникшей ЧС;

– Федеральная служба безопасности предоставляет сведения о возникновении терактов и их последствий, заменировании;

– Объекты, подлежащие контролю Главным  управлением  применяющие в производстве опасные вещества;

–  Районные и областные подразделения и ведомства МЧС.

Третий поток организуют остальные  сущности, а именно:

– Центр гидрометеорологии и  мониторинга окружающей среды;

– Администрация Амурской области выдает указания, приказы, постановления, в свою очередь Главное управление  предоставляет статистику о ЧС;

– Дальневосточный Региональный Центр выдает указания, приказы, в свою очередь Главное управление  предоставляет статистику о ЧС, отчеты о проделанной работе.

Схема внешнего документооборота предоставлена  в приложении А на рисунке А.1.

1.4 Анализ внутреннего документооборота

Документооборотом называют механизм, который позволяет формировать  и контролировать текущее состояние  документов, их взаимосвязь и маршрут, определяет набор необходимых  документов для совершения операций учета.

В данном разделе под внутренним документооборотом будем понимать всю документацию, существующую между подразделениями.

Схема внутреннего документооборота организации представлена в приложении А на рисунке А.2.

Все документы распределяются в  организации в соответствии с функциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.

Внутренний документооборот основывается на поступлении заявлений и сведений о чрезвычайной ситуации на пульты диспетчеров дежурно–диспетчерской службы. Вся поступающая информация регистрируется  в журнале регистрации пожаров и в журнале регистрации чрезвычайных ситуаций, после чего диспетчеры обязаны отдать необходимые приказы и распоряжения подразделениям на проверку достоверности возникших ЧС и их ликвидацию, обеспечивать всеми сведениями о пожарах и ЧС и  необходимой справочной информацией подразделений и руководство. Также диспетчеры должны делать отчеты по данным о ЧС по запросу от руководства, предоставлять статистику ЧС за определенный период отделу планирования и предупреждения ЧС и отделу мониторинга и прогнозирования ЧС. На основе статистики ЧС и всех сведений о ЧС отдел мониторинга и отдел планирования составляют различного рода отчеты и планы для направления в вышестоящие инстанции и руководству Главного управления. Также  отдел мониторинга и прогнозирования получает метеопрогноз и сведения о состоянии окружающей среды и на основе  этого составляет прогноз о чрезвычайных ситуациях на территории области. После чего прогноз о чрезвычайных ситуациях направляется в отдел планирования и предупреждения ЧС. В случае угрозы чрезвычайной ситуации по приказу руководства и по распоряжению управления оперативного реагирования отдел организации и предупреждения ЧС всю необходимую информацию и указания в отдел организации связи и оповещения для предупреждения и информирования населения об угрозе возникновения ЧС.

Если при возникновении ЧС требуется незамедлительное поисково–спасательного отряда, тогда диспетчер отдает приказ управлению оперативного реагирования, а оно в свою очередь дает распоряжение  в отдел организации пожаротушения и аварийно–спасательных работ на ликвидацию возникшей ЧС. Отдел аварийно–спасательных работ получает информацию от диспетчера или оперативного дежурного о месте и виде ЧС и участвует в координации действий поисково–спасательного отряда.

Управление оперативного реагирования отдает указания и инструкции службе пожаротушения в ходе ликвидации пожара. Отдел организации пожаротушения отдает распоряжения  службе пожаротушения на ликвидацию пожара и все необходимые сведения о возникшем пожаре.

Управление материально-технического обеспечения сотрудничает с финансово–экономическим отделом, предоставляя ему, отчеты по материальному обеспечению и технике. Также управление материально-технического обеспечения ведет учет имеющейся  в наличии техники и материальных ресурсов. Отдел инженерно–технических мероприятий, радиационной, химической и медицинской защиты предоставляет заявку управлению материально-технического обеспечения на предоставление различных видов защиты и техники необходимой для эвакуации населения, а также разрабатывает и предоставляет управлению гражданской защиты перечень мероприятий по проведению  эвакуации и мер по защите населения.

Ежедневно в четыре часа проводится селекторное совещание, на котором  начальники всех управлений и отделов предоставляют начальнику Главного управления отчеты о приделанной работе.

Ежегодно Главное управление принимает  участие в конференции РСЧС, для  чего составляются годовые отчеты,  а также статистическая информация о ЧС за год отделом планирования и предупреждения ЧС, также отдается отчетность в ДВРЦ.

Финансово-экономический отдел  осуществляет отчетность по работе предприятия и отдает в свою очередь декларацию о доходах в налоговую службу, ведомость об уплате ЕСН в Фонд социального страхования и ведомость в Пенсионный фонд.

Руководство всеми отделами осуществляет аппарат начальника Главного управления, в который входит непосредственно сам начальник, его заместители и начальники отделов и управлений. Руководство осуществляется посредством приказов уведомлений, распоряжений и указаний по работе.

1.5 Анализ объекта автоматизации

Объектом автоматизации в рамках данного курсового проекта является единая дежурно-диспетчерской служба.

Главной целью автоматизации  ЕДДС, а именно диспетчеров и оперативных дежурных являются перенос всей рутиной работы, с помощью созданного программного продукта, на компьютерные средства. Для этого необходимо для начала определить основные функции диспетчеров. К таким функциям относятся:

1) Прием и регистрация заявлений  о пожарах и других ЧС. Данная функция отражается на схеме представленной в приложении А рисунка А.4 и является одним из процессов обработки информации. Рассмотрим рисунок 1.2, на котором данным процесс представлен более детализировано (стр.26).

В этом процессе происходит сбор всей информации о возникших пожарах  и других ЧС, заполнение журналов новыми данными о пожарах, других видов  ЧС и о сотрудниках, заступивших  на дежурство в данные сутки.

Рис. 1.2 – Детализация процесса «Прием и регистрация заявлений о пожарах и других ЧС»

Также здесь на рисунке показано, как происходит после сбора данных обеспечение необходимой информацией подразделений, участвующих в ликвидации чрезвычайных ситуаций. Для поиска и подготовки данных для последующей их обработки надо выполнить запрос о пожарах, других видов ЧС, сотрудниках дежурившей смены, получить необходимые данные и передать их на обработку.  

2) Обработка и учет сведений  о пожарах и других ЧС. Данная функция так же является одним из процессов обработки информации представленным на рисунке 3 (стр.27).

В этом процессе происходит обработка  данных: собранные необходимые данные из журналов обрабатываются согласно поступившему запросу, затем в соответствии с этими данными составляются отчеты, которые согласовываются  с руководством и подписываются; также здесь идет оформление статистических данных за определенный период, и статистика чрезвычайных ситуаций отдается по запросу руководству и отделам. 

Рисунок 3 – Процесс обработки и учета сведений о пожарах и других ЧС

3) Обеспечение оперативной связью, оперативной и справочной информацией, приказов и распоряжений. Данная функция отражается на схеме представленной в приложении А рисунка А.4. После сбора информации о возникших ЧС отдаются приказы и распоряжения подразделениям и отделам на проверку достоверности и ликвидации ЧС, обеспечение их оперативной информацией, всеми сведениями о возникшем ЧС и справочной информацией об объекте, на котором произошла чрезвычайная ситуация.

4) Обновление данных. Данная функция отражается на схеме представленной в приложении А рисунка А.4. Здесь происходит удаление устаревших данных, добавление новых (к примеру, принятие или увольнение сотрудников, изменение состава и количества техники, параметров опасных объектов).

Таким образом, описаны все наиболее важные функции данной службы.

1.6  Анализ бухгалтерской  отчетности

В своей хозяйственной деятельности Главное управление использует установленные  документы бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность представляет собой систему показателей, сгруппированных  в определенные формы, характеризующих  финансово-хозяйственную деятельность предприятия за отчетный период.