Аттестация персонала

1) Цели и значение аттестации.

2) 3адачи от аттестации для  организации и ее сотрудников  (для рядовых сотрудников, руководителей  нижнего и среднего уровней).

3) Задачи, которые должен ставить  перед собой, и может решать руководитель в процессе аттестации (в соответствии со спецификой своего отдела или управления).

4) Правила проведения аттестационных  мероприятий (настроить сотрудников быть открытыми, пробудить их инициативу, готовность участвовать в разработке решений и предложений, скоординировать общие усилия в одном направлении и т.п.).

5) Правила оформления аттестационных  документов (показатели оценки по факторам, выведение общей оценки).

Организационно-технические документы представляют самую многочисленную и объемную часть аттестационных материалов. Они же являются и наиболее разнообразной и специализированной. В зависимости от качества постановки кадровой работы в учреждении, возможностей кадровой службы методы и процедуры аттестации могут быть более или менее комплексными и разнообразными. В любом случае главным документом аттестации является аттестационный лист, содержание и форма которого зависят, прежде всего, от методов проведения аттестации. Этот лист после заполнения хранится в личном деле работника и не может быть доступен никому кроме непосредственного руководителя аттестуемого, caмогo сотрудника, прошедшего аттестацию, и специалистов кадрового службы, ответственных за данное структурное учреждение.

В связи с ограниченными возможностями  кадровой службы РОНО  аттестационный лист может быть простым по форме  и содержать стандартные анкетные данные, оценку деятельности сотрудника в исполняемой должности (аттестационной комиссии) с рекомендациями на будущее. В муниципальном учреждении, небольшом по численности, аттестационный лист может включать специализированную анкету, назначение которой - оценить отдельные аспекты деятельности работника за отчетный период (например, оценить личные качества аттестуемого по факторам, его квалификацию по основным и дополнительным знаниям и навыкам, оценить качества линейного руководителя, положение дел и т.п.). Предложенный нами аттестационный лист раскрывает различные аспекты процедуры аттестации в РОНО и отражает её содержание с понятным и доступным языком (Табл. 3.2., приложение 6).

Как и при подборе кадров, формой аттестации персонала в муниципальном учреждении является собеседование (аттестационное интервью или беседа). Вопросы собеседования (аттестационной беседы) в целом повторяют рубрику стандартного собеседования с той только разницей, что в результате собеседования аттестующему предстоит оценить результаты работы аттестуемого в своей должности (на своем рабочем месте) и получить информацию, необходимую для принятия решения о направленном повышении квалификации аттестуемого (план карьеры) или о мерах, необходимых для совершенствования деятельности  учреждения.

Одним из важнейших элементов аттестации является разработка плана развития, в котором должны быть намечены меры, предпринимаемые сотрудником и его непосредственным руководителем в предстоящий период для повышения квалификации, развития его сильных сторон, преодоления недостатков в работе. В муниципальном учреждении одним из вариантов плана развития может выступать план карьеры. Его форма может содержать следующие разделы:

1) Личные сведения.

2) Направления карьеры (на предстоящий  год и на период до 5 лет).

3) Наличие знаний и квалификаций, опыта работы, определяющих выбор направления карьеры.

4) Знания и квалификации, которые  еще предстоит приобрести (на предстоящий год и на период до 5 лет).

5) Порядок приобретения (совершенствования)  знаний и навыков (перечень семинаров, учебных заведений, тематика занятий, учебные планы, виды стажировок и других форм работы над повышением квалификации).

Одним из важнейших элементом аттестации является сбор предложений у сотрудников  по вопросам улучшения работы в учреждении, повышении эффективности труда. Для этого в ходе аттестации могут применяться дополнительные организационно-технические документы: опросные листы, специализированные анкеты и тесты. Также для поддержания взаимодействия между администрацией и РОНО мы предлагаем ввести подготовительные беседы, направленные на раскрытие сущности аттестации и имеющие своей целью – диалог с сотрудниками учреждения. Такие мероприятия должен проводить член аттестационной комиссии, специально назначенный её председателем.

Помимо перечисленных усовершенствованных  форм документооборота, мы предлагаем использовать новую методологическую базу проведения аттестации в отделе народного образования. Она включает в себя расчет коэффициента профессиональной перспективности сотрудников, новую схему функциональных взаимосвязей проведения аттестации персонала. Коэффициента профессиональной перспективности сотрудников определяется по следующей формуле:

                                                                                     (1)

где - оценка уровня образования, которая применяется

0,15 – для лиц, имеющих незаконченное  среднее образование,

0,6  – для лиц, имеющих среднее  образование,

0,75– для лиц, имеющих среднетехническое  и незаконченное высшее образование,

1– для лиц, имеющих высшее  образование;

С – стаж по специальности;

В – возраст.

Данные по коэффициенту представлены в таблице. (Табл. 3.3., приложение 7). Из неё следует, что самый высокий результат у  начальника отдела кадров Румянцевой Г. Л. Это говорит о том, что она является наиболее перспективным работником, что связано в первую очередь с большим опытом работы в данном учреждении и высокими навыками и умениями в образовательной сфере.

Новая схема функциональных взаимосвязей  при проведении аттестации персонала  в РОНО предложена в  связи с  неэффективным использованием функций  участников процедуры аттестации. Данное распределение обязанностей  характерно для муниципальных учреждений и носит многофункциональный характер. Схема функциональных взаимосвязей структурирована  и понятна.

Члены аттестационной комиссии  в зависимости от целей и задач в сфере образования могут использовать любые и перечисленных в первой главе методов оценки, адаптировав их на муниципальном уровне.

Таким образом, в сфере документационного  обеспечения мы предлагаем следующие  мероприятия:

• ввести в систему аттестационных документов разделение на группы: распорядительные, методологические и организационно – технические;
• использовать методические рекомендации и методические указания как консультативную помощь администрации района;
• заменить предыдущий аттестационный лист на предложенный нами.

По результатам процедуры аттестации персонала в районном отделе народного образования г. Екатеринбурга  развитие сотрудников можно проследить с помощью плана карьеры. Также на начальном этапе аттестации предусматривается проведение подготовительных бесед с сотрудниками РОНО, чтобы  раскрыть её сущность, цели, задачи. Важным направлением совершенствования процедуры аттестации является введение новой методологической базы организации аттестации сотрудников учреждения. Оно позволит получать точные данные, оценивать служащих по различным критериям.  Таким образом, все предложенные мероприятия будут способствовать совершенствованию документационного обеспечения оценки и аттестации персонала РОНО.

3.2. Информационное обеспечение процесса

аттестации  персонала

Главные функции процесса управления персоналом в РОНО, реализуемые на разных уровнях системы управления учреждения - выработка решений и контроль их исполнения. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Процесс оценки и аттестации персонала  можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной цели процедуры аттестации в муниципальном учреждении организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение процесса оценки и аттестации персонала представляет собой совокупность реализованных  решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в процессе аттестации. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) процесса оценки и аттестации персонала РОНО наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Информационное обеспечение процесса оценки и аттестации персонала укрупнено можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО используется, так как в отделе народного образования имеются средства вычислительной техники (т. е. персональные компьютеры).

Внемашинное информационное обеспечение  включает: систему классификации  и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения  изменений в документацию. Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе процесса оценки и аттестации персонала обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от администрации к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, графики аттестации и т.п.); по линии обратной связи - от объекта к администрации - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (аттестационные листы). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов. Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

В последнее время широкое распространение  получило использование персональных компьютеров в государственных и муниципальных учреждениях, в том числе в отделе народного образования. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения процесса оценки и аттестации персонала является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода  организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной. Все это привело к новой организации данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой  совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

В связи с отсутствием электронных  вариантов аттестационных документов  в РОНО мы предлагаем им создать  в памяти ЭВМ  базу данных, где  будут учитываться оценки за предыдущие периоды, рекомендации, а также отражены личные сведения сотрудников. В дополнение к этому все предложенные  нами аттестационные документы должны быть занесены в ЭВМ.

К разработке информационного обеспечения  процесса оценки и аттестации персонала мы предъявляем ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Основу технического обеспечения  процесса оценки и аттестации персонала РОНО составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники. Решить задачи управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки позволяет КТС. Эффективность функционирования процедуры аттестации персонала при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала отдела, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управлении на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в процессе оценки и аттестации персонала должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала), а улучшением экономических показателей работы учреждения за счет более рационaльного управления. Рассматриваемый комплекс должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям проведения процесса оценки и аттестации персонала; возможностью расширения с целью подключения новых устройств. Исходные данные для выбора технических средств таковы: характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС процесса оценки и аттестации персонала.