Бібліотека як складана організація

В майбутньому, системи знань  замінять невеликі адміністративні осередки і канали зв’язку між ними, відбудеться відхід від жорстко регламентованих структур (наш приклад – Scopus). Виникаючі організації майбутнього характеризуються як невеликі гнучкі, швидко реагуючі і високо конкуренті. Новим організаціям присутні слідуючі якості:

а) політика формується керівництвом разом із співробітниками;

б) вимоги, що пред’являються до співробітників загально признані теорії;

в) всі співробітники продовжують  навчання, дякуючи доступності знань, інформації і свободі вибору;

г) оцінка виконання основана на культурі обслуговування;

д) ціль організації –  допомогти співробітнику успіху в своїй діяльності.

Виводяться нові штатні одиниці  яких не було, або перепрофілюються, виходячи із внутрішніх і зовнішніх потреб (бібліотека – ректорат). Керівники змінюють звичні методи роботи організації, впроваджуючи стратегію управління знаннями в повсякденне життя. Тут грають роль інформатизація, міжособистісні відносини, прагматичний підхід до справи. Організаційні форми управління знання які є в бібліотеці і які будуть, системний підхід, бази даних, їх реклама, сайт, Інтернет, Інтрамережа.

Новаторські колективи (громади), людський фактор, лідерство, мотивація  і необхідність, чітко сформульовані цілі.

Пітер Сенге [с. 90] сформулював вісім вимог до команд, що діють на принципах самоорганізації:

1. Команда повинна мати  свою місію, яка підтримується  чіткими

цілями.

2. Цілі повинні бути  важливими для кожного із членів  команди.

3. Команда повинна мати  внутрішні сили для досягнення  прийнятих цілей.

4. Команда повинна мати  і розвивати компетентність, що  відповідає інтересам досягнення цілей.

5. Команда повинна забезпечувати  зворотній зв'язок – отримувати інформацію із зовнішнього середовища, що відноситься до її цілей і ступеня їх досягнення.

6. Команда повинна бути  в змозі сприйняти цю інформацію  і використати її для зміни своїх дій з тим, щоб досягти поставлених цілей.

7. Команда повинна бути  опортуністичною (вміти пристосовуватися до нових ситуацій) і бути в змозі випереджати несподівані явища.

8. Ефективна команда повинна  бути групою індивідуумів, які  вірять в те, що потрібні один одному для того, щоб діяти успішно. Можуть бути тимчасові, постійні. Підтримка збоку керівництва необхідна умова для створення і успішно працюючої команди. Усередині організації повинні існувати здоровий психологічний клімат, довіра, відкритість, дух дружнього змагання. Використовувати досягнення соціології, психології, сучасної педагогіки.

Моделі організації.

 Популярна спіральна модель, що процес безперервний, в останній час одержала розповсюдження матрична організація, мережеві і віртуальні організації, консорціуми і віртуальні організації, активні і пасивніланки, тощо.

Перспектива розвитку «Організаційний інтелект»

Питання розвитку форм організації  на сьогодні стосуються фірм, організацій і тільки опосередковано – діяльності бібліотек, бібліотечної справи. Але в подальшому вони поступово ввійдуть в життя і діяльність бібліотек, бібліотечної справи, тепер вони стали економічною необхідністю для суспільства.

Нові  вимоги до побудови організацій

Орієнтація на передбачення, інтеграція і зупинення функцій, глобалізація, поширення інформаційних технологій, орієнтація на читача, користувача, гнучкість і адаптивність, провідна роль користувача, читача, орієнтація на нове створення обслуговування і якість роботи, оперативність надання необхідної інформації, зростання ролі інновацій і підприємництва, горизонтальна корпорація.

Отже, основні якості організації майбутнього. Гнучкість і прихильність до індивідуалізму, переважно використання команд, внутрішня конкурентоспроможність, прагнення до диверсифікації робочої сили і користувачів, рух до плюралізму, транснаціональність, конкурентоспроможність на глобальному ринку.

3.Управління як координаційна діяльність бібліотеки як організації

Варто зазначити, що перетворення основних засад бібліотечної діяльності відбуваються по типу трансформації, тобто поступових, фрагментарних, часткових змін, які  охоплюють більшу частину або  основні елементи бібліотеки (1). За останнє десятиліття процеси  трансформації бібліотеки істотно  змінили практично всі аспекти  її діяльності:

• ідеологічно-світоглядний (відмова від місії ідеологічного закладу і сприйняття цивілізаційної, гуманістичної місії та інформаційно-освітніх пріоритетів),
• фінансово-економічний (скорочення бюджетного фінансування, пошук і залучення додаткової фінансової підтримки, впровадження ринкових засад в організацію обслуговування користувачів, поява можливостей комерційної діяльності),
• адміністративно-правовий (відмова від адміністративно-командних методів, зростання ролі регіональних повноважень, становлення бібліотеки як суб'єкта господарської діяльності і суб'єкта права, прийняття нових норм права, правовідношення та актів реалізації цих прав),
• техніко-технологічний (широке впровадження нових технічних засобів й інформаційних технологій).

Таким чином, сучасний стан життєдіяльності  бібліотеки – це стан переходу від  режиму функціонування до режиму розвитку на новому соціально-економічному підгрунті. Важливим засобом забезпечення цілеспрямованої  та ефективної діяльності бібліотеки як самостійного і самодостатнього  суб'єкту господарювання є система  управління. В умовах переходу до ринкової економіки саме управління бібліотекою, її керівництво – це та реальна  і дієва сила, яка здатна вирішити існуючий соціально-економічний комплекс проблем, переорієнтувати і визначити  цілі і стратегії, забезпечити необхідні  умови життєдіяльності і розвитку.

Відомо, що управління - це специфічний  вид діяльності, пов'язаний з процесом прийняття рішень. Управління необхідне  кожній організації. В термінологічному словнику управління трактується як цілеспрямований вплив на колектив бібліотеки для організації і  координації його діяльності в процесі  реалізації цілей і завдань, які  перед ним стоять (2). Цей підхід дещо звужує поняття управління, оскільки подає тільки один аспект існуючих засобів забезпечення цілеспрямованої  діяльності бібліотеки та не відображає специфіку управління бібліотечною системою.

Сутність управлінської функції  бібліотеки нерозривно пов'язана із закономірностями її розвитку. Тому не можна погодитися з твердженням  про те, що зміст праці керівника  бібліотеки має більшу спільність з  діяльністю директора заводу, ніж  з роботою бібліотекаря (3). В бібліотечній практиці використовуються, поряд із загальними законами теорії управління, специфічні засоби, які відображають безпосередньо сутність управлінської функції бібліотеки. Управління бібліотекою тісно пов'язане із закономірностями її діяльності і не може розглядатися як окремий елемент зовнішнього впливу. Управління – це функція діяльності, тому який зміст діяльності, таке й управління цим процесом. Отже, стосовно бібліотечної діяльності, розглядаємо управління як систему економічних, технічних і соціальних засобів, що забезпечують цілеспрямований вплив на ресурсну базу бібліотеки та сприяють їх взаємодії для досягнення найкращої соціальної, економічної, технологічної ефективності бібліотечної діяльності. Про якість управління бібліотекою свідчить безпосередньо результат її діяльності.

Такий підхід є перспективним для  оцінки існуючого стану та уяви подальших  тенденцій і можливостей життєдіяльності  бібліотеки. Як складна відкрита система, бібліотека динамічно змінюється під  впливом зовнішніх і внутрішніх чинників, а за допомогою управління - одержує якісну визначеність своєї  діяльності. Цей розвиток бібліотеки – закономірний і об'єктивний процес. Тому перебудова системи управління в існуючих соціально-економічних  реаліях виступає як найважливіша умова  успішного функціонування бібліотеки. Вона продиктована конкретними причинами, серед яких головними є такі:

• необхідність формування ринкових відносин із зовнішнім середовищем для підтримки стабільності функціонування бібліотеки в умовах трансформації соціальної-економічної системи;
• визначення нових взаємовідносин між різними рівнями управління та встановлення раціональних структурно-функціональних зв'язків в середині бібліотеки;
• значне зростання інформаційного ресурсу і відсутнсть достатнього управлінського досвіду у більшості керівників бібліотек в складних і постійно змінюваних умовах;
• виникнення конкуренції між бібліотечними та інформаційними закладами, що створюють подібні інформаційні продукти і послуги та заснованими на різних формах власності;
• потреба гнучкого, оперативного реагування на зміни в структурі користувачів та їх запитів;
• ускладнення бібліотечної технології, яка потребує нової організації і розподілу праці, нових форм контролю і стимулювання;
• нестабільність і слабке прогнозування політико-правової й економічної ситуації для здійснення бібліотечної діяльності.

Таким чином, динаміка і різноплановість  названих причин зумовлює потребу прийняття  не тільки нових пріоритетів розвитку бібліотеки, а й нової філософії  управління, головними параметрами  якої є проведення інноваційної, науково-технічної, ринкової політики в бібліотеці.

Глибокі зміни в усіх сферах суспільного  життя України та інших посткомуністичних  держав за останнє десятиліття зумовили підвищену увагу до проблеми управління бібліотекою як науковців, так і  практиків.

На зміну традиційному підходу  до управління бібліотекою, який розуміється  як раціональна організація та використання внутрішніх ресурсів, започатковано  новий підхід, зокрема його особливість  прийнято характеризувати як маркетинговий  або емпіричний напрям управління ( 4, 5 ).

Серед позитивних зрушень у розвитку теорії управління бібліотекою - загострення  уваги науковців і практиків  до проблеми стратегічного управління і стратегічного планування, про  що свідчать публікації у фаховій  пресі та окремі видання (6 – 10 ).

Значна увага приділяється інноваційному  менеджменту, який стимулює створення  оптимальних організаційних і економічних  умов для впровадження та забезпечує цілеспрямоване управління процесом нововведень. Низку плідних пошуків в теорії бібліотечного менеджменту продовжує  і затверджує як дієвий засіб управління організацією – ситуативний менеджмент. Його переваги, на думку фахівців, - у застосуванні гнучкості змісту, форм і методів управління. Ситуативний  менеджмент надає можливість здійснювати  адекватний аналіз конкретної ситуації, пошук альтернативних рішень, вибирати найбільш прийнятний варіант дій в існуючій ситуації, що є важливим для адаптації бібліотеки в новому соціально-економічному середовищі (11).

Отже, важливим чинником успішного розвитку сучасної бібліотеки як організації є підвищення рівня сучасного управлінського мислення, зокрема сприйняття організаційної філософії, підгрунтя якої - свідоме розуміння працівником бібліотеки своїх цілей і свого призначення в процесі функціонування організації, готовність взяти на себе відповідальність за результати діяльності.

4. Бібліотека як  відкрита складна організація

З позицій менеджменту всі заклади, підприємства, фірми мають загальну рису – всі вони є організаціями. Бібліотека як відкрита складна організація має загальні для всіх організацій характеристики, зокрема, це – наявність ресурсів, залежність від зовнішнього середовища, горизональний і вертикальний розподіл праці, організаційну і технологічну структуру, необхідність управління. Цей підхід зумовлює сприйняття управління бібліотекою як процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для формування і досягнення цілей. Отже, об'єктом управління з позицій менеджменту в бібліотеці є кілька реально існуючих функціональних процесів: створення і надання бібліотечно-інформаційних продуктів і послуг, фінанси, маркетинг, дослідження і розробки, персонал та інше.

Сучасний менеджмент має три  основні напрями діяльності, які  досить чітко відслідковуються в  сучасній бібліотечній практиці, зокрема:

• техніко-технологічна діяльність, яка зумовлена глобальною інформатизацією суспільства та активно реалізується шляхом застосування і освоєння в бібліотеці нових технічних засобів і комп'ютерних технологій, створення інноваційних груп і нових відділів;
• управлінська діяльність з координації дій у внутрішньому середовищі бібліотеки, забезпеченню узгодженості технологічних процесів і дій працівників з метою досягнення конкретних результатів. Адже безпосередньо менеджмент - це управління внутрішніми чинниками діяльності організації;
• управлінська діяльність по організації взаємодії із зовнішнім середовищем, зокрема на ринку інформаційних продуктів і послуг. Цей вид діяльності втілює систему стратегічного управління і відомий як бібліотечний маркетинг або маркетинговий підхід до управління бібліотекою.

Отже, бібліотечний менеджмент і бібліотечний маркетинг є взаємопов'язаними  і взаємозумовленими складовими процесу управління сучасною бібліотекою. Якщо перший – це генератор інновацій, то другий – засіб для забепечення  їх реалізації.

Ефективність функціонування бібліотеки в умовах ринку залежить від вибору керівником стратегії її розвитку та застосування основних типів управління.