Бібліотека як складана організація

№ 7 Бібліотека як складана організація

 

Вступ

 Сучасна бібліотека як складна соціальна організація активно взаємодіє зі своїм зовнішнім середовищем і, відповідно, зазнає значного впливу сучасних суспільних тенденцій. До таких чинників відносимо політику, економіку, законодавство, культуру, соціальні процеси, гуманізацію, демократизацію та інформатизацію суспільства. В роботі розкривається опосередкований вплив вказаних факторів на діяльність і управління сучасною бібліотекою, що дозволяє дійти обґрунтованого висновку про необхідність застосування в сучасній бібліотеці нової концепції управління, яка забезпечить ефективну реалізацію традиційних та нових функцій і завдань бібліотеки.

Для ефективного функціонування в  умовах надзвичайно мінливого зовнішнього  середовища, реалізації своїх традиційних та інноваційних завдань, забезпечення конкурентоспроможності на ринку інформаційних товарів і послуг, розкриття свого багатопланового потенціалу бібліотека потребує нової концепції управління.

Різні моделі управління, представлені в працях визначних теоретиків менеджменту Ф.Тейлора, М.Вебера, А.Файоля, Г.Емерсона, Г.Форда, А.Маслоу, І.Ансоффа, П.Друкера, М.Мескона та ін., засвідчують зміни уявлень про управління, вимог до керівника та його підготовки на різних етапах розвитку теорії менеджменту.

Стан теорії і практики бібліотечного  менеджменту нерозривно пов`язаний з еволюцією загальної теорії управління і знайшов своє відображення у працях відомих вітчизняних бібліотекознавців А.Ванєєва, Є.Генієвої, В.Ільганаєвої, М.Карташова, В.Клюєва, І.Мейжіс, М.Слободяника, М.Столярова, І.Суслової, Н.Тюліної, І.Фруміна, А.Чачко та ін.

Головними і найбільш активними  чинниками змін в організації  діяльності бібліотеки є інформатизація і перехід на ринкові умови  господарювання. Саме вони визначають процеси перетворення і подальшого розвитку, зумовлюють необхідність вибору нових цілей і нової стратегії  сучасної бібліотеки.

 

1. Організація як соціальне утворення

Організація як специфічне соціальне утворення, форма спільної діяльності людей у виробництві  матеріальних благ (товарів) і послуг, наділена певними особливостями. Успішний менеджмент (управління) організацій  передбачає розуміння їх основних рис  і принципів функціонування, складових  внутрішнього і зовнішнього середовища, розвитку організацій у різних соціально-економічних формаціях, особливостей комерційних і некомерційних організацій, функцій, способів управління організаційним розвитком.

Організація — специфічне соціальне утворення, систематично орієнтоване на виробництво товарів і (або) послуг.

Вітчизняні економісти терміном «організація» найчастіше позначають складне виробниче утворення, сформоване із виробничо самостійних, але об'єднаних спільним керівництвом підприємств.

У зарубіжній літературі це поняття розглядають набагато ширше. Наприклад, в американському менеджменті  організація визначається як «група людей, діяльність яких свідомо координується  для досягнення загальної мети або  цілей». Таке трактування дає змогу  розглядати проблематику організацій  комплексно — від дослідження  причин виникнення і організаційного  оформлення до побудови ефективних організацій (вибору оптимальних організаційних форм і структур, проведення організаційних змін тощо).

Зважаючи на принцип внутрішнього життя, сукупність організацій як соціальних утворень можна класифікувати на формальні і неформальні.

Формальну організацію характеризує певний порядок, зафіксований у статуті, правилах, планах, нормах поведінки, що дає змогу свідомо координувати соціальні взаємодії для досягнення конкретної загальної мети.

Неформальна організація  ґрунтується на товариських взаєминах, особистому виборі зв'язків, вона відображає реальний стан справ, який може не відповідати  формальній організації і виявляється  в наявності «малих» груп (до 10 осіб). Соціальні взаємодії у неформальній організації не мають загальної  або свідомо координованої спільної мети.

Сутність і основні  риси формальної організації

Найпоширенішим є уявлення про організації як свідомо формалізовану  структуру ролей чи посад.

Організацію як багатоаспектний  феномен характеризують такі риси:

— множина осіб або суборганізацій;

— певна структура і  порядок взаємодії між її складовими та співробітниками;

— поділ праці;

— загальні, взаємоузгоджені  прагнення, спрямовані На досягнення визначених цілей;

— ієрархія; свідома координація (планування) внутрішньої і зовнішньої діяльності;

— замінність персоналу (організація  не зникає, якщо хтось піде, а інший  вступить до неї);

— виключність щодо навколишнього  середовища, яка виявляється в  особливому ритуалі вступу до організації, ознаках належності до неї, символах, титулах, традиціях тощо, доступних  лише належним до організації.

Отже, формальна організація  не може існувати за відсутності в  її складі індивідів, які спілкуються  між собою, мають спільну мету, є учасниками групових дій.

Складові категорії  «організація»

При дослідженні феномену «організація» економісти послуговуються загальноприйнятими базовими поняттями  «соціально-економічна система», «система управління», організаційна форма  системи», «організаційна структура  системи», «організаційна форма управління», «організаційна структура управління (менеджменту)». Система — сукупність взаємопов'язаних і розміщених у  певному порядку елементів, які  утворюють єдине ціле задля досягнення певної мети.

Комунікації - систематичне і комбіноване використання всього інструментарію зв'язку із зовнішнім середовищем (реклама товарів, методи стимулювання продажу, кадрова реклама, робота з громадськістю та ін.).

На основі обраної стратегії  вибудовують систему комунікацій  організації із зовнішнім середовищем. Система зв'язку організації повинна  гарантувати над. ходження найважливішої  інформації про навколишнє середовище, необхідної для планування і прийняття  рішень. Ця інформація не має обмежуватися лише ринковими відомостями.

Управління діяльністю персоналу  в навколишньому середовищі передбачає:

— використання при доборі керівних працівників і співробітників специфічних критеріїв, які гарантували  б відповідну поведінку організації;

— спеціальну підготовку працівників;

— створення системи стимулювання ідей і діяльності, орієнтованої на зміцнення зв'язків з навколишнім  середовищем;

— формування системи комунікацій  всередині й за межами організації, яка забезпечувала б тісну  взаємодію внутрішнього і навколишнього  середовища.

Управління персоналом і  представниками з навколишнього  середовища (управління груповими претензіями) є регулюванням відносин з різними  його групами.

Отже, особливо важливе значення такого управління в перехідних суспільствах, наприклад, у господарській ситуації сучасної України, недостатньо нормативно вмотивоване формування і становлення таких відносин. Деструктивна поведінка груп зовнішніх претензій інколи може завдати шкоди організації. Ставлення до зовнішніх груп охоплює таку проблематику, як мотивація їх представників, досягнення відповідності між індивідуальними особливостями організації та її репутацією (корпоративним іміджем) на ринку і в суспільстві.

 

2.Теорія організації

Теорія організації призвана використовувати досягнення і дані цілого ряду наук і суміжних дисциплін (психології, педагогіки, соціології,соціальної психології) для рішення цих задач. Організація – це самоорганізуюча система на всіх етапах свого життєвого циклу. Сучасні напрями теоретичних розробок виражають умови, що змінилися в формуванні організації. Теоретичні концепції слідуючі:

1. Реінжиніринг, або переробка на сучасній інформаційній і технологічній основі.

2. Концепція внутрішніх ринків корпорації (або організація ринків) віртуальної корпорації.

3. Теорія альянсів (асоціативних форм організації і управління).

Це не тільки горизонтальні  корпорації, але й стратегічні  союзи різної модифікацій консорціуми, холдинги, господарські асоціації і групи. Велике значення приділяється проблемі довіри до системи управління, керівників, що приймають рішення, їх виконання.

4. Концепція екологічно усвідомленого керівництва підприємством.

Його основа розгляд підприємства як екологічної субсистеми і, відповідно, як частини природного кругообігу. Це вимагає керівництвом систем управління на нормативному, стратегічному і оперативному рівні.

Структурний підхід до організації

На ефективність діяльності організацій впливають:

1. реальні взаємозв’язки  між людьми і їх роботою,  організовані в схемах організаційних структур і в посадових обов’язках;

2. політика керівництва  і методи на поведінку персоналу;

3. повноваження і функції  співробітників організації на  різних рівнях управління (низькому, середньому, вищому).

Раціональна структура організації передбачає комбінацію вказаних трьох факторів, що забезпечують високий рівень ефективності виробництва.

Формальні і неформальні організації, шаблонна робота і місія. Системний підхід. Відкриті і закриті системи. Взаємодія із оточуючим світом.

Нормально функціонувати. Зворотній  зв'язок. Організаційна система.

Корінні зміни в організаційних системах. Напрями: від некваліфікованої до інтелектуальної роботи. Від шаблонних задач до новаторства і виявлення уваги. Освіта, інновації, увага до людей. Від індивідуальної роботи до колективної. Від виконання окремих функцій до роботи над проектом. Від однієї професії до широкої спеціалізації, від влади керівника до влади читачів, користувачів, від координації зверху до комунікацій на кожному рівні.

 Організаційна культура. Елементи культури, домінуюча і субкультура, сильна і слабка культура, способи передачі культури, роль, інформованість знань і заохочення. Зміна культури організації. Довіра.

Природа і роль довіри, види і джерела довіри, довіра – неодмінна  умова ефективності. Довіра як психологічний стан людини реалізується в його поведінці. Довіра це не просто гуманітарний підхід до відношень між людьми, не тільки благодатний психологічний клімат. Створення атмосфери довіри вимагає уваги до кожного аспекту системи – до її структури, політиці і практиці менеджменту, технологічним системам неформальної культури, до цінностей і очікуванням її членів, а також поведінки тих, хто займає керівні посади. Принципи встановлення довіри. Успішні програми розвитку відносин з підлеглими має слідуючі загальні риси:

а) уявлення про місію  і майбутнє бібліотеки її цілей і  задач;

б) ретельно відібрані засоби повідомлення підлеглим місій, бачення

цілей і задач бібліотеки;

в) засоби оцінки ефективності наміченої програми;

г) послідовне прагнення  користуватись ефективними методами

зв’язку. Соціальна захищеність  – ключовий фактор довіри [91, с.183-

198].

Координація неформальна, не програмована координація, програмована безособова координація, програмована індивідуальна координація, програмована групова координація.

 Значення знань до розвитку. Виділяють три типи знань. «Знання що вкоренилися», проявляються тільки в їх впливі на поведінку. «Виражені знання» можуть бути спрямовані на основі поведінки. «Точні знання» є сформульованими. Керівництво знаннями має дві теорії. Основні задачі: Перша задача – підвищення ефективності використання знань для росту продуктивності праці шляхом збільшення швидко діяння або зниження затрат. Друга – впровадження інновацій, створення нових продуктів і послуг, нових структурних підрозділів і бізнес процесів. Перша задача отримала назву «Зроби як треба», чи «Знання для застосування», а друга – «Придумай сам», чи «Знання для досліджень».

Спіраль знань. Останнє десятиріччя  широкого розповсюдження в світі отримали концепція і практика безперервної освіти як комплекс заходів, що дає можливість людині навчатися протягом всього життя за принципом:

«Ціную будь-яку освіту, в будь-якому місці, в будь-який час і будь-якого

змісту». Значення знань для розвитку організації буде підвищуватись і в майбутньому, так як здійснюється перехід від інформаційного суспільства до суспільства знань.

Створюються нові структурні підрозділи, так у відділі комплектування і обробки – сектор адміністрування баз даних. Відділи:

науково-організаційний відділ, входить чотири підрозділи із статусом сектора:

- наукових досліджень  і прикладного маркетингу;

- організаційно-методичної  діяльності;

- міжнародних зв’язків;

- науково-методичний кабінет;  електронних публікацій і інформаційних ресурсів, МБА і ЕДД, віртуальна довідка: спитай у бібліотекаря, бібліографа.

Відділи маркетингу і інновацій, електронних ресурсів, баз даних, проблемна група по роботі з Інтернет ресурсами і базами визначення оцінки наукових публікацій викладачів університету.

3.Розвиток форм організації