Роль и место связей с общественностью в коммерческих структурах

Рассмотрим  список должностей, работающих в отделе по связям с общественностью ОАО "Вимм-Билль-Данн" и их функциональные обязанности.

Список  должностей отдела по связям с общественностью включает:

• Начальник отдела;
• Специалист по созданию и распространению оперативной информации;
• Журналист;
• Менеджер по работе со СМИ;
• Имиджмейкер.

Рассмотрим  подробнее функциональные обязанности  сотрудников отдела.

Начальник отдела PR. Цель работы: разработка и координация комплекса мероприятий по формированию и поддержанию PR, обеспечивающих необходимую доходность и прибыльность предприятия.

Основные  направления деятельности:

• Контролирует выполнение сотрудниками отдела плана работы;
• Организует деятельность организации по связям с общественностью;
• Принимает меры по обеспечению отдела квалифицированными специалистами, занимается подбором кадров;
• Наблюдает за внешней средой и анализирует общественную реакцию на деятельность компании с целью разработки мероприятий, способствующих достижению основных целей работы;
• В соответствии с действующим законодательством руководит всеми видами связей с общественностью в организации;
• Осуществляет коммуникации с лицами, создающими общественное мнение, политиками, деятелями бизнеса, культуры, науки и др.;
• Прогнозирует социально-политические процессы в аспектах, касающихся деятельности компании;
• Экономично распределяет и контролирует использование финансовых ресурсов;
• Способствует созданию благоприятных и безопасных условий труда сотрудников отдела;
• Анализирует результат, полученных в ходе реализации комплекса PR-мероприятий и эффективность PR-кампаний в целом.
• Осуществляет оперативный контроль ежедневной работы отдела;
• Утверждает выбор сторонних организаций для проведения необходимых работ;
• Разрабатывает стандарты отчетов по проведению PR-кампаний;
• Оказывает помощь и обеспечивает консультации по связям с общественностью по запросам структурных подразделений компании.

В соответствии с должностной инструкцией должен знать:

• Конституцию Российской Федерации, законы Российской Федерации, постановления и решения Правительства Российской Федерации, нормативные документы;
• Законодательство о труде Российской Федерации;
• Основы экономики, управления, организации труда;
• Порядок заключения и исполнения договоров;
• Перспективы экономического и социального развития предприятия;
• Технологию производства, возможности производственных мощностей;

Специалист по созданию и распространению оперативной информации. Цель работы: обеспечение с учетом стратегических планов компании по формированию и поддержанию PR оперативного информирования общественности о событиях, происходящих в компании.

Основные  направления деятельности:

• Рассылка новостных материалов в СМИ и по информационным каналам;
• Составление текстов информационных сообщений для размещения в СМИ, в новостных и информационных агентствах;
• Оперативная связь с руководством внутренних структурных подразделений для получения новостей о деятельности компании;
• Обработка полученной информации, создание собственного новостного потока;
• Согласование и получение разрешения на распространение новостей;
• Оптимизация стиля и формы подачи новостных материалов в соответствии с запросами СМИ;
• Проверка достоверности опубликованных новостей. По мере необходимости подготовка опровержений;
• Систематический анализ информационных продуктов адресатов новостей. Составление отчетов и аналитических записок для руководства о появлении информационных сообщений о деятельности компании.

Имиджмейкер. Цель работы: формирование позитивного имиджа руководства и организации.

Основные  направления деятельности:

• Создание имиджа организации;
• Получение собственного "продукта" в виде доброжелательного отношения целевой общественности к субъекту имиджа;
• Проведение пропагандистских кампаний и рекламы;
• Внедрение коммуникационных технологий  для моделирования максимально рационального и эффективного имиджа.

Журналист. Цель работы: подготовка официальных сообщений, посвященных деятельности компании для СМИ, написание текстовых материалов, необходимых в оперативной работе отдела и в рамках проведения специальных PR-мероприятий.

Основные  направления деятельности:

• Написание статей и иных информационных материалов для размещения в СМИ;
• Составление и аудит текстов: приглашений, коммерческих предложений, пресс-папок, бюллетеней, каталогов и др.;
• Аудит текстов официальной переписки и других материалов по указанию руководства;
• Написание текстов книг и брошюр о деятельности компании;
• Подготовка пресс-релизов о деятельности компании для СМИ.

Менеджер по работе со СМИ. Цель работы: создание эффекта информационного присутствия компании в прессе, на телевидении и радио.

Основные  направления деятельности:

• Установление и поддержание контактов с представителями СМИ;
• Разработка концепции и плана информационных и тематических публикаций в печатных СМИ;
• Разработка концепции и плана информационных поводов для выхода новостей, сюжетов и иных материалов о выходе новой продукции компании;
• Организация публикации статей, размещения сюжетов о деятельности компании в СМИ;
• Организация присутствия журналистов на пресс-конференциях, брифингах, интервью руководителей компании с представителями СМИ;
• Контроль над выходом сообщений о деятельности компании (статьи, сюжеты и т. д.) в СМИ в соответствии с достигнутыми договоренностями;
• Оказание содействия журналистам, осуществляющим сбор и подготовку материалов для публикации, теле- или радиопередачи;
• Оперативная информационно-справочная работа, включающая  подготовку ответов на запросы СМИ и других сторонних организаций о деятельности компании;
• Распространение в СМИ официальных сообщений, комментариев экспертов компании и иных информационных материалов о деятельности компании;
• Ведение переговоров со СМИ (телевидение, радио, информационные агентства, печатные издания, каналы Интернет) об обеспечении информационной поддержки проектов компании;
• Проверка достоверности опубликованных сведений о деятельности компании. Подготовка разъяснительных писем и опровержений;
• Проведение аккредитации журналистов, освещающих деятельность компании;
• Систематический оперативный анализ материалов СМИ, составление отчетов и аналитических записок для руководства о появлении информации, касающейся деятельности компании.

Обязанности и права отдела по связям с общественностью

• Имеет право проводить и участвовать в совещаниях по вопросам связей с общественностью;
• Обязан рационально использовать предоставленные полномочия и ресурсы;
• Разрабатывает план работ и согласовывает вышеуказанный документ с планом работ Управления развития и финансовым бизнес-планом компании;
• Имеет право определять приоритетные направления в реализации имиджевой и коммуникационной стратегии компании;
• Имеет право давать рекомендации руководителям и работникам структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию отдела по связям с общественностью;
• Обязан своевременно выполнять годовой план отдела;
• Обязан формировать и поддерживать в рабочем состоянии представляющие коммерческий интерес для компании деловые контакты;
• Обязан участвовать в разработке рекомендаций по совершенствованию деятельности компании.

Отдел по связям с общественностью может  вступать во взаимоотношения с другими подразделениями. в частности, он имеет право запрашивать от прочих структурных подразделений информацию, необходимую для работы отдела; а также имеет право временно привлекать сотрудников других подразделений для выполнения конкретных задач.

2.3. Предложения по оптимизации  деятельности в сфере связей  с общественностью ОАО "Вимм-Билль-Данн"

В результате проведенного исследования работы отдела по связям с общественностью в ОАО "Вимм-Билль-Данн" были сделаны выводы и предложены меры по совершенствованию работы. Приступая к разработке мер по совершенствованию работы отдела, предварительно потребовалось очень внимательно ознакомиться с имеющимися исследованиями и теоретическими обобщениями, с детальными рекомендациями по разработке подобных мер. Основой разработки комплекса мер являются основные положения и принципы теории связей с общественностью.

Наиболее  острой проблемой, стоящей перед  производителем молочных продуктов, детского питания и безалкогольных напитков является налаживание связей с персоналом, т. е. развитие и улучшение системы внутренних коммуникаций. Ценность взаимопонимания, слаженных действий, заинтересованности работников в достижении конечных результатов, а также потребность в формировании надежной и эффективной управленческой сети коммуникаций организации привели к осознанию важности улучшения связей с работниками компании. Это сфера деятельности внутреннего PR. В настоящее время основными мотивирующими факторами являются зарплата и отношения внутри коллектива, который отличает сплоченность и, в целом, дружеский настрой. Следовательно, можно сказать, что работники ассоциируют себя с коллективом, а не с компанией в целом и ее целями.

Для достижения целей внутреннего PR предлагается следующая программа.

Показатели  рабочих отношений, которые планируется  построить:

• Взаимное доверие между руководством и рядовыми работниками;
• Восприятие успеха организации как личного успеха;
• Удовлетворительный статус и степень участия каждого работника;
• Достоверная информация, распространяющаяся по вертикали и горизонтали;
• Успешная деятельность предприятия;
• Равномерная загруженность работой, отсутствие конфликтов;
• Вера в будущее организации.

Следует предложить план проведения мероприятий для достижения поставленных целей, который будет включать ряд направлений.

Распространение печатных источников информации об организации. Например, информационный бюллетень, газета. С помощью них организация может излагать в печатном виде свои позиции и распространять информацию, имеющую определенное значение для достижения организационных целей, причем на своем собственном языке, в присущем ей стиле. Печатные издания могут быть и каналом обратной связи. Например, проведение и печать результатов исследований. Кроме того, таким образом можно доводить информацию для конкретных целевых групп.

Более эффективное  использование сетей Internet и Intranet для налаживания двусторонней связи, распространению информации об организации и ее сотрудниках. Это успешный путь налаживания горизонтальных связей между работниками одного уровня разных отделений компании. Электронные письма могут значительно снизить издержки междугородных переговоров по телефону и одновременно повысить спектр достигаемых руководством результатов.

Кроме того, целесообразно использовать вспомогательные печатные материалы, включая брошюры, руководства и книги, для ознакомления новых служащих, практикантов, для получения информации, формирования образа организации.

Создание  доски объявлений, использование  плакатов и афиш.

Проведение  собраний, презентаций, с использованием визуальных средств.

Рассылка  открыток и писем является хорошим дополнением к электронной почте. В случае необходимости можно сообщить важную информацию или поздравить сотрудника с важным событием.

Важным  элементом, требующим контроля и  постоянного воздействия отдела по связям с общественностью являются слухи и их пресечение в необходимых случаях. Их существование должен выявить и предотвратить специалист по связям с общественностью. Слухи, как правило, заполняют информационные бреши.