Пресс-конференция

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Организация пресс-конференции…………………………………………...…5

2. Проведение пресс-конференции………………………………………………8

Заключение……………………………………………………………………….11

Список использованных источников…………………………………………...12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод  передачи информации прессе и другим СМИ. Получив огромное распространение  пресс-конференции, как метод общения  со средствами массовой информации, дают положительные результаты. Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

- проинформировать свою  общественность, о каком либо  важном и неординарном событии  в своей жизни;

- продемонстрировать достижения  фирмы или ее новую продукцию;

- представить новую концепцию  развития, вызывающую массовый общественный  интерес;

- решить спорные вопросы,  давно обсуждаемые общественностью;

-наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференции в подавляющем  большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организации и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутое, квалифицированное  и официальные ответы на интересующий вопрос.

Проведение пресс-конференции  в неформальной обстановке может  дать больше приятных впечатлений, внести разнообразие в отношения коллег и деловых партнеров. Основной плюс - это живое общение участников между собой. Нередко оно продолжается и после завершения мероприятия – например, на последующем банкете. Творческий подход и оригинальные идеи могут пригодиться и при организации конференций, выставок, когда важно не только общение между партнерами, презентация новой продукции. Теплая, непринужденная атмосфера способствует успешному проведению переговоров и укреплению корпоративного духа.

Немаловажную роль в этом играют и такие детали как подбор места проведения, цветовое и звуковое оформление, разработка дизайна сувениров  и другой сопутствующей продукции. Несмотря на достаточно широкие рекламные  компании, жители Саратова, при различного рода опросах, высказывают претензии  к уровню оказания медицинской и  фармацевтической помощи. Следовательно, необходимо шире вести диалоги с покупателями, извещая их о новых поступивших на рынок средствах, об их действии и цене, так как для многих при нынешней экономической ситуации этот фактор является определяющим при выборе лекарственного препарата. Лучшим инструментом для подобного диалога с общественностью, являются пресс-конференции.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию  необходим повод, важная тема, по которой  у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно  прекрасно сделать и через  пресс-релиз.

Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит  в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение  дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а  приглашение признанных авторитетов  в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации. 

 

 

1. Организация  пресс-конференции

Пресс-конференция - это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую (цифры, имена, фамилии и т.д.), проблемную и комментирующую информацию. Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию  необходим повод, важная тема, по которой  у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно  прекрасно сделать и через  пресс-релиз.

Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит  в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение  дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а  приглашение признанных авторитетов  в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность  для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференции  предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска  в свет большинства газет. Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи. Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора  в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много  деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость  в присутствии на пресс-конференции.

Если пресс-конференция  представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые  бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними  газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают  на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию  в утренние часы, чтобы дать время  ежедневным изданиям подготовить развернутое  сообщение.

Очень важно выбрать также  подходящий день. В некоторых случаях  выбора нет, поскольку заявление  должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность  выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и  пресс-конференция не совпала с  каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч. Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени ( вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить  готовность всех подразделений, для  этого необходимо провести репетицию всех учаcников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции  готовятся заранее. Они могут  быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной  форме. Характер этих выступлений, их структура  зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления  с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и  деталей.

 

2. Проведение пресс-конференции

Проведение пресс-конференции  – это тщательно спланированная и хорошо организованная встреча  журналистов с представителями  компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции проводятся с целью предоставления СМИ информации и характеризуется возможностью, так или иначе позиционировать  компанию или проект.

Организаторами пресс-конференций  заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии  экспертов. Тексты выступлений (заранее  отпечатанные) размещают на специальном  столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная  папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается  по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с  устроителями пресс-конференцию.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет  пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник. Следует  упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты  его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный  за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и  начинает выступление. Во вступительном  слове пресс-секретаря объявляется  тема пресс-конференции и представление  каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное  знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции  также оглашается и регламент, а  в дальнейшем он и следит за его  соблюдением.

Что касается выступлений  представителей фирмы, то они должны быть информационно емкими, лаконичными  и краткими особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов. В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов.

Оперативные пресс-конференции  проводят в спешном порядке, на месте  событий или происшествий, вслед  за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции  организуются в предварительно объявленное  время в специально приспособленных  для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения  имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов  с устроителями пресс-конференций:

- микрофоны на столе и в зале;

- ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;

- телефонную связь;

- технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)